Qu’est-ce que le Travail Standard du Leader et pourquoi est-il important ?
La notion de travail standard fait référence à un ensemble de routines et de pratiques structurées que les dirigeants exécutent de manière récurrente et cohérente. En d’autres termes, il s’agit de décrire comment les tâches doivent être réalisées, tant d’un point de vue coût, que qualité, délai et sécurité.
À travers ce cadre standardisé, les leaders sont guidés dans leurs responsabilités quotidiennes. Ils peuvent se concentrer sur les tâches, les comportements et les principes clés. Ces standards servent ainsi de base à un leadership efficace en établissant une approche cohérente de la gestion des employés, des processus et des performances dans l’entreprise.
Notez que dans cet article, le terme « dirigeant » désigne les responsables de tous niveaux dans l'organisation (cadres intermédiaires, cadres supérieurs, gestionnaires de première ligne, directeurs, managers, etc.). C’est en effet à l’ensemble de ces responsables que s’applique le Leader Standard Work.
Le Leader Standard Work joue un rôle important sur plusieurs points :
- Apporte de la cohérence aux pratiques de leadership : Les dirigeants suivent un ensemble de routines ou d’activités bien établi et peuvent donc aborder leur responsabilité de manière cohérente.
- Crée un environnement de travail stable et productif : Des actions de gestion prévisibles et fiables fournissent un contexte de travail dans lequel les personnes savent à quoi s'attendre et peuvent se concentrer efficacement sur leurs tâches, améliorant ainsi la productivité globale.
- Encourage l'interaction entre chefs d'équipe et employés : Le LSW prévoit souvent des horaires précis pour que les dirigeants puissent interagir avec leurs équipes. Cela donne lieu à une communication ouverte et à des relations plus solides, qui sont cruciales pour une atmosphère de travail collaborative.
- Favorise un contrôle proactif : En surveillant et en évaluant régulièrement les indicateurs de performance clés, les dirigeants peuvent anticiper les problèmes avant qu'ils ne s’aggravent, pour une gestion plus efficace et proactive.
- Mobilise et responsabilise l'équipe : Le LSW améliore la mobilisation des travailleurs grâce à des interactions cohérentes entre le leader et l'équipe. Il responsabilise en fixant des normes de performance ainsi que des rôles et des objectifs clairs.
- Aide à identifier les problèmes et les opportunités d'amélioration : En examinant systématiquement les processus et les résultats, les dirigeants peuvent plus aisément repérer les inefficacités, les obstacles et les domaines à améliorer.
- Facilite le partage de pratiques de gestion proactives dans l'entreprise : le Leader Standard Work offre une structure qui peut être adoptée et partagée dans toute l'organisation, promouvant une culture de gestion proactive et d'amélioration continue.
- Standardise les processus de gestion de l’organisation : Des pratiques et des processus de leadership cohérents aident à maintenir la qualité et l’efficacité des opérations.
- Rationalise l'intégration des nouveaux dirigeants : Les nouveaux dirigeants peuvent s'adapter rapidement et efficacement en suivant les pratiques de travail standard établies, réduisant ainsi le temps d'apprentissage et accélérant l’intégration dans l'organisation.
- Contribue au développement des compétences en gestion : S'engager régulièrement dans un travail standardisé permet aux dirigeants de mettre en pratique et d'affiner leurs compétences de gestion continuellement.
Les processus clés du Travail Standard du Leader
Les principaux éléments du LSW comprennent généralement les éléments suivants :
Les Gemba Walks
Le dirigeant se rend régulièrement sur le plancher, là où la valeur est créée, afin d’observer les processus et d'interagir directement avec les employés et le chef d’équipe. Basée sur une méthodologie japonaise qui puise dans le Lean Manufacturing et le Kaizen, le Gemba Walk lui permet :
- d’observer les opérations quotidiennes ;
- de mieux comprendre l’environnement de travail ;
- d’identifier les opportunités d’amélioration ;
- de résoudre les problèmes;
- de prendre des décisions éclairées basées sur des informations en temps réel.
Les réunions standardisées
Le Leader Standard Work comprend des réunions structurées et récurrentes, tels que des animations à intervalle court (AIC) quotidiennes, des réunions d'équipe hebdomadaires et des évaluations mensuelles, par exemple. Durant celles-ci, les sujets importants sont abordés, les informations sont partagées, et chaque employé a la place de s’exprimer.
Ces réunions régulières participent ainsi à la mise en place d’une communication et d'une collaboration plus efficaces.
Les audits et inspections
Les audits sont des examens formels et périodiques des pratiques organisationnelles par rapport à des normes établies (par exemple, les audits 5S), tandis que les inspections sont des contrôles de routine visant à garantir le respect permanent de ces normes.
Ces deux outils permettent aux dirigeants de vérifier la conformité et d'évaluer l'efficacité opérationnelle. Ils les aident à identifier et à rectifier les écarts, à améliorer les processus et à prendre des décisions fondées sur des données.
Le management visuel
Élément essentiel du Leader Standard Work, ce type de gestion utilise des éléments visuels pour rationaliser la communication et gérer plus efficacement les pratiques de travail.
Les outils de management visuel, tels que les tableaux, les graphiques et les panneaux rendent les pratiques de travail plus transparentes et compréhensibles, pour une vue d'ensemble claire des processus et des performances.
L'examen régulier des indicateurs clés de performance par les chefs d'équipe leur permet de suivre les progrès, d'identifier les tendances, de prendre des décisions en s’appuyant sur des données mesurables, et d’effectuer des actions correctives si besoin.
Les diagrammes, les images et les vidéos guident les employés dans l'exécution des tâches.
Quant aux listes de vérification des Gemba Walks, elles garantissent que des visites sont régulièrement effectuées sur le plancher, contribuant à l'amélioration continue des opérations.
Les procédures et la formation
Les procédures normalisées et la formation en LSW permettent aux employés d'acquérir les compétences et les connaissances nécessaires, garantissant ainsi la cohérence des tâches effectuées et l'efficacité des opérations.
Les responsables les utilisent quant à eux pour fixer des normes de performance, améliorer la productivité et favoriser l'amélioration continue.
Le développement personnel
Le travail standard favorise également l'apprentissage continu des dirigeants. Ils sont encouragés à consacrer du temps à développer leurs compétences, à se tenir au courant des tendances de l’industrie dans laquelle ils œuvrent, et à travailler sur eux-mêmes, afin de renforcer l’efficacité de leur leadership.
Bien que ces éléments soient les plus courants, notez que le Travail Standard peut en intégrer d’autres selon les besoins spécifiques du dirigeant, ses buts, son organisation et même son secteur.
Globalement, l’idée est d'établir des routines cohérentes qui s'alignent sur la réalité de l’entreprise et favorisent la création d’une culture d'amélioration continue.
Les 6 étapes pour définir le Leader Standard Work
1. Identifier les principales tâches de leadership
Identifiez les tâches et les responsabilités essentielles que les dirigeants doivent accomplir de manière cohérente. Celles-ci peuvent varier en fonction de l'industrie, de la structure organisationnelle, du contexte, et des rôles de leadership concernés.
- Les chefs d'équipe s’occupent des tâches opérationnelles telles que le transfert des équipes, la résolution des problèmes et la gestion quotidienne, consacrant environ 80 % de leur temps à ces activités. Leur LSW se concentre sur la confirmation des processus, le coaching et la supervision directe de l'équipe.
- Les cadres intermédiaires consacrent environ la moitié de leur temps à des activités structurées telles que la planification des ressources et l'alignement des objectifs du service sur la stratégie de l'organisation. Leur LSW comprend la normalisation des réunions, l'établissement de rapports et le respect des procédures.
- Les cadres supérieurs gèrent les tâches stratégiques telles que la définition des objectifs de l'organisation, les visites de sites de haut niveau pour comprendre les réalités du terrain, et la conformité de l'organisation avec les normes stratégiques.
2. Définir des procédures opérationnelles et instructions de travail standards
Une fois les tâches clés identifiées, développez des procédures opérationnelles standards (SOP) qui décrivent les étapes, les actions et les meilleures pratiques spécifiques pour chaque tâche. Les SOP doivent être claires, concises et faciles à suivre. Elles doivent fournir des conseils sur la façon d'effectuer chaque activité efficacement et décrire tout document, outil, mesure ou ressource pertinente dont les dirigeants peuvent avoir besoin.
En plus des SOP, il est important de créer des instructions de travail détaillées pour chaque tâche. Ces dernières fournissent des conseils étape par étape, y compris la fréquence, la durée et le résultat attendu pour chaque activité. Les instructions de travail doivent traiter des scénarios courants, des défis potentiels et des approches de résolution de problèmes recommandées.
3. Équiper les leaders des bons outils de gestion
Doter les dirigeants des bons outils de gestion améliore considérablement leur efficacité organisationnelle et opérationnelle.
La productivité s'en trouve accrue car ils peuvent automatiser les tâches de routine, définir des rappels pour les actions critiques, et suivre l'avancement des projets.
La communication est également améliorée grâce à des fonctionnalités qui facilitent le feedback et le partage des mises à jour, consolidant ainsi le travail d'équipe.
De plus, ces outils fournissent des analyses qui permettent de prendre des décisions fondées sur des données précises.
4. Communiquer et former
Une formation et une communication efficaces sont essentielles pour réussir la mise en place du Leader Standard Work. Communiquez clairement le but, les avantages et les attentes de cette méthode à l’ensemble des dirigeants. Tout le monde doit saisir pourquoi cette standardisation est nécessaire et de quelle façon elle contribue au succès de l’entreprise.
5. Établir des indicateurs clés de performance
En définissant des indicateurs de performance, les responsables peuvent chiffrer leurs objectifs de même que l'efficacité des procédures et processus standard. Cette approche quantitative permet d'évaluer régulièrement dans quelle mesure une équipe ou une organisation atteint ses cibles.
Lorsque les indicateurs de performance montrent des écarts par rapport aux résultats souhaités, les responsables peuvent identifier les domaines d'amélioration et procéder aux ajustements nécessaires.
6. Mettre l’accent sur l’amélioration continue
Le travail standardisé ne doit pas être considéré comme un ensemble statique d'instructions. Encouragez les dirigeants à faire des commentaires, à partager leurs idées et à suggérer des améliorations aux procédures.
Évaluez régulièrement l'efficacité du travail standard et apportez les ajustements nécessaires au fur et à mesure de l'évolution des besoins de l'entreprise, des retours des dirigeants, et des changements dans l'environnement opérationnel.
Conseil de pro : Bien que la standardisation du travail soit importante, il est également crucial de laisser la place à la flexibilité et à l'adaptabilité. Les gestionnaires doivent pouvoir exercer leur jugement, adapter leur approche en fonction des besoins uniques de leurs employés comme des situations, et prendre des décisions correspondant aux objectifs de l'organisation. Le travail standard doit servir de structure sans pour autant devenir un ensemble rigide de règles.
Modèle de Leader Standard Work : la journée type du manager
Voici le programme détaillé d'une journée dans la vie d'un manager utilisant un modèle de LSW pour guider ses activités quotidiennes :
Cet exemple illustre comment un gestionnaire intègre le modèle Leader Standard Work dans ses routines quotidiennes pour garantir l'efficacité opérationnelle, la mobilisation des employés et l’amélioration continue. Chaque moment de la journée est structuré autour des éléments fondamentaux du LSW, ce qui rend les tâches du manager à la fois prévisibles et adaptées aux besoins de l'usine.
Comment digitaliser le Travail Standard du Leader avec UTrakk
L'utilisation d'un outil numérique tel que le système de gestion quotidienne (DMS) UTrakk simplifie l'adoption et la mise en œuvre du Leader Standard Work. Ce DMS complet aide à structurer les pratiques et les routines de gestion des managers, grâce à de multiples fonctionnalités qui améliorent l'efficacité, la résolution de problèmes et la performance.
- Agenda : Un agenda numérique facilite la planification de routines standardisées, guidant les dirigeants dans leurs tâches et responsabilités régulières (tournées de terrain, réunions de production, audits, évaluations de performance, etc.). Ces activités de gestion récurrentes aident à identifier et résoudre proactivement les problèmes, à optimiser les processus et à collecter des données sur les performances.
- Listes de vérification : Les listes de vérification standardisées, intégrées aux tournées de terrain et aux audits mis à l'agenda numérique, comprennent des questions couvrant des axes de performance tels que le coût, la sécurité, la qualité, etc. Elles permettent aux responsables de réaliser des évaluations rigoureuses et efficaces de ces domaines critiques.
- Tableau de bord : Les tableaux de bord personnalisés et conviviaux de UTrakk offrent aux dirigeants un moyen de visualiser, de suivre et d’analyser les performances. Faciles à partager, ils s'intègrent aux routines standardisées pour tenir l'équipe régulièrement informée des tendances et des progrès.
- Centre de connaissances : Le Centre de connaissances de UTrakk permet un accès facile à la documentation standardisée sur les SOP, la formation et les meilleures pratiques. Cela assure la clarté et la conformité des méthodes de travail, et facilite l'intégration des nouveaux membres dans une équipe.
Pour soutenir le Travail Standard des leaders, le DMS UTrakk offre également le développement du leadership, à travers des sessions de coaching permettant de suivre les plans de progression et de mesurer les compétences de gestion avec des indicateurs clés comportementaux (KBI).
Comment le coaching soutient-il le travail standardisé des leaders ?
Le coaching joue un rôle clé dans le soutien, la pratique et l'amélioration du travail standard. Voici les principaux points sur lesquels il peut largement aider les dirigeants à adopter et mettre en place cette approche :
Compréhension claire du fonctionnement du travail standard
Le coach aide les dirigeants à acquérir une compréhension claire des attentes et des objectifs de la standardisation du travail. Il va notamment expliquer le but et les avantages de cette approche, mais également guider les dirigeants dans l'identification des tâches et des comportements spécifiques qui doivent être intégrés à leurs routines.
Le coach offre ainsi aux leaders une base solide pour implanter le travail standardisé.
Développement des compétences
Le coach évalue les compétences actuelles des leaders et identifie les domaines à améliorer en rapport avec le travail standardisé. Grâce à des séances de coaching individuelles, il peut fournir des opportunités de formation et de développement ciblées pour améliorer les aptitudes des leaders dans des domaines tels que la conduite de Gemba Walks, l'organisation de réunions efficaces, l'analyse des mesures de performance, etc.
Rétroaction constructive
Le coach fournit aussi une rétroaction précieuse aux dirigeants sur leur application du travail standard. En les observant dans l’action, il peut apprécier ses performances et fournir un feedback constructif.
Le coach peut aussi proposer des séances de réflexion, encourager un responsable à s’autoévaluer, identifier ses forces et ses faiblesses, puis élaborer des plans d'action personnalisés.
Suivis réguliers et rigoureux
Le coach effectue des contrôles réguliers et évalue les progrès pour s'assurer que les managers adhèrent aux pratiques de travail normalisées. De même, il les aide à identifier les obstacles et à déployer des stratégies pour les surmonter.
En fournissant un soutien et une responsabilisation constants, le coach contribue à garder les dirigeants sur la bonne voie, à renforcer leur expérience, et à maintenir la cohérence dans leurs routines de travail standardisées.
Le coaching est un outil puissant pour accompagner les dirigeants dans leur intégration du travail standard. Ils peuvent ainsi se perfectionner en continu, adapter et affiner leurs pratiques de leadership ; ce qui permet d'accroître les performances, la motivation des employés et le succès de l'organisation.
La digitalisation du Travail Standard du Leader : un incontournable de l’excellence opérationnelle
Le travail standardisé fournit un cadre qui aide et incite les dirigeants à exceller dans leur rôle. En fusionnant cette approche avec leurs pratiques quotidiennes, ils participent au maintien et à la réussite de la mise en œuvre du Lean.
En instaurant une routine structurée axée sur les tâches clés, sur la mobilisation et la responsabilisation des employés, sur la résolution de problèmes et sur le développement personnel, les dirigeants peuvent générer une cohérence, une stabilité et une amélioration continue dans l’organisation.
Quel que soit le secteur d’activité concerné, la standardisation du travail des leaders est un précieux atout permettant à l’entreprise de toujours garder une longueur d’avance sur la concurrence et d’atteindre l’excellence opérationnelle.
