Qu'est-ce que l'amélioration des processus Lean ?
L'amélioration des processus Lean permet aux entreprises de retirer toute activité sans valeur ajoutée – par exemple, le gaspillage de temps, de ressources ou d'énergie – de leurs opérations, et de se concentrer davantage sur les tâches à valeur ajoutée qui offrent une meilleure expérience client.
L’amélioration des processus fait partie de la philosophie Lean, une approche de gestion soutenant ces améliorations de manière continue et durable. Elle est l'une des techniques essentielles utilisées dans le Lean Management pour atteindre les objectifs de performance opérationnelle.
Toyota a appliqué pour la première fois le concept d'amélioration des processus dans son système de production, au début des années 1930. À l'époque, l'entreprise visait à minimiser le temps nécessaire entre la réception et la livraison d’une commande.
Depuis, la méthode Lean est passée d'une utilisation exclusive dans l'industrie manufacturière à presque tous les autres secteurs, notamment les services, la technologie et la santé.
Les avantages d'une amélioration des processus
Les organisations qui entreprennent l'amélioration des processus Lean au sein de leur environnement de production peuvent bénéficier de nombreux avantages, tels que l’augmentation de l’efficacité, une compétitivité accrue et une plus grande mobilisation des employés.
Opérations rationalisées et efficaces
Les entreprises qui n'améliorent jamais leurs processus s'exposent à un gaspillage important de temps, de matériaux et d'énergie, ce qui peut entraîner une perte d'efficacité, de clients, et même d'employés.
L'amélioration des processus Lean permet de rationaliser les opérations en identifiant les zones de gaspillage et en simplifiant le flux de travail. Grâce à une meilleure compréhension des processus internes, les employés deviennent plus autonomes et productifs, ce qui se traduit par une meilleure gestion des tâches au quotidien et une efficacité accrue.
Avantage concurrentiel
L'adoption de la méthodologie Lean permet aux entreprises de rester compétitives en se concentrant sur l'élimination des tâches sans valeur ajoutée et sur l'optimisation des processus de production. Ceci entraîne une plus grande productivité qui permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d'améliorer la qualité des produits et services.
Les entreprises qui appliquent la méthode Lean sont mieux positionnées pour répondre aux exigences des clients, et peuvent donc mieux se démarquer sur le marché.
Meilleure agilité commerciale
Parce que le marché est en constante évolution et que les opportunités disparaissent aussi vite qu’elles se présentent, la capacité à s'adapter est cruciale. Le Lean aide les entreprises à rester agiles en facilitant l'adoption rapide des meilleures pratiques commerciales et en s'ajustant aux tendances émergentes, comme la durabilité et l'optimisation des ressources.
Cette réactivité aux changements du marché permet aux organisations de toujours répondre aux besoins immédiats des clients et d’augmenter leur croissance à long terme.
Satisfaction et performance accrues des employés
La démarche Lean ne se contente pas de rendre les processus plus efficaces ; elle favorise également la mobilisation des employés en les impliquant activement dans l'amélioration continue et en rehaussant les conditions de travail.
Lorsque les travailleurs voient que leurs idées et leurs solutions sont prises en compte, ils se sentent valorisés, ce qui augmente leur bien-être et leur satisfaction au travail. Une main-d'œuvre heureuse est souvent plus motivée et productive, contribuant ainsi à la réussite globale de l'entreprise.
7 étapes pour améliorer efficacement les processus
Suivez les étapes ci-contre pour une mise en œuvre réussie de l'amélioration des processus Lean, au sein de l’organisation :
1. Déterminer les domaines à améliorer
La première étape consiste à connaître les domaines qui nécessitent des changements. Cela demande d'impliquer les employés, car ce sont eux qui opèrent les processus au quotidien et qui connaissent les zones de gaspillage à améliorer.
2. Identifier les activités sans valeur ajoutée
Lorsque le processus est en cours, analysez l'ensemble de la chaîne de valeur afin de repérer les étapes qui contribuent à la création de valeur pour le client et celles qui génèrent du gaspillage.
Chaque activité jugée inutile doit être passée en revue afin de trouver des solutions pour réduire ou éliminer le gaspillage en question.
3. Trouver des solutions potentielles
Une fois la période d'identification terminée, impliquez les employés dans la recherche de solutions – il y a de fortes chances qu’ils y aient déjà pensé et même qu’ils en aient déjà discuté entre eux. Cela renforcera leur sentiment d'appartenance et leur esprit d'équipe.
4. Mettre en œuvre les améliorations
Pour la mise en place des changements recommandés, tous les membres d’une organisation doivent d’abord comprendre et adhérer au processus. La formation est fortement conseillée pour aider les employés à saisir la signification et l’utilité des changements.
Quand toutes les parties prenantes ont une bonne compréhension du processus, la mise en œuvre peut commencer.
Conseil de pro : Une approche structurée de gestion de projet est nécessaire pour coordonner les tâches des équipes, suivre les échéanciers, et assurer que les ressources sont utilisées efficacement.
5. Surveiller les résultats et ajuster
Il n’y a pas de réussite totale dès la première tentative d’amélioration des processus. Il y aura toujours place à amélioration après les tests sur le terrain. La modélisation et la révision du processus sont donc à faire de façon périodique.
Suivez et repensez le processus de manière cohérente afin que les changements s’orientent vers l’amélioration de l’efficacité.
6. Standardiser les processus optimisés
Une fois les processus optimisés, il est important de les standardiser, c’est-à-dire, de documenter et normaliser les nouvelles pratiques pour s'assurer que les équipes s’y conforment. Cette étape est essentielle pour éviter de retomber dans les anciens flux de travail inefficaces.
7. Utiliser un système de gestion quotidienne (DMS) pour assurer une amélioration continue
Le système de gestion quotidienne (DMS) UTrakk permet de structurer et de suivre efficacement les processus d'amélioration continue des organisations. Grâce à des fonctionnalités telles que les listes de vérification et tournées de terrain numériques, les actions et opportunités, le suivi de projets et les tableaux de bord, la plateforme aide à repérer rapidement les inefficacités, à créer des plans d’action et à en faire le suivi – le tout à travers un processus fluide et collaboratif.
Centralisant tous les indicateurs d’amélioration continue, UTrakk rend les progrès plus facilement mesurables. Les managers ont donc plus d'aisance à coordonner des initiatives qui auront un impact positif sur l’entreprise et à intégrer des améliorations efficaces au quotidien.
La solution comprend également un Centre de connaissances permettant de documenter les procédures, processus et instructions de travail standardisés. Les équipes peuvent facilement s’y référer, afin d’assurer une application adéquate et conforme des processus de travail.
Tirez parti des méthodes du Lean Manufacturing
Il existe différents outils et méthodes disponibles pour vous aider à améliorer vos processus Lean. Ils vous aident à rester organisé, à identifier les inefficacités et à mettre en œuvre des plans d’amélioration.
- 5S : Cette approche systématique est utilisée dans la fabrication pour une meilleure efficacité de l’environnement de travail. Elle comprend cinq étapes clés – Supprimer, Situer, Faire scintiller, Standardiser et Suivre – qui éliminent l’inutile et garantit que tous les outils nécessaires (physiques ou virtuels) sont disponibles aux bons endroits, grâce à la gestion visuelle.
- Lean Six Sigma : La méthodologie Six Sigma sert elle aussi à améliorer l'efficacité et à réduire le gaspillage. Elle est particulièrement exploitée dans les grandes entreprises qui cherchent à parfaire leur efficacité opérationnelle, car elle permet de normaliser les flux de travail complexes. La méthode Six Sigma comprend deux méthodologies : DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler) pour l'amélioration progressive des processus actuels, et DMADV (Définir, Mesurer, Analyser, Concevoir, Vérifier) pour l'optimisation de nouveaux processus ou produits.
- Cycle PDCA (Plan, Do, Check, Act) : Cet outil sert à l'amélioration continue de la qualité des produits ou services d'une entreprise, ainsi qu’à la résolution de problèmes. Il se compose de quatre étapes distinctes : Planifier, Développer, Contrôler et Agir. Celles-ci sont organisées de manière cyclique (Roue de Deming), se répétant de façon continue au fil du temps.
- 5 Pourquoi : Cette technique consiste à poser cinq fois la question « Pourquoi ? » dans le but d’identifier la cause profonde d'un problème. Chaque réponse conduit à une nouvelle question, permettant de creuser plus profondément pour découvrir la racine du problème et le régler à la source. Cette approche est particulièrement utile pour résoudre les problèmes complexes ou récurrents.
- Gemba Walks : Le terme « Gemba » signifie « le lieu réel » en japonais. Le Gemba Walk consiste à se rendre directement sur le plancher, là où les processus se déroulent, pour observer, poser des questions et comprendre le flux de travail tel qu'il est réellement opéré. Cette pratique permet aux managers de mieux comprendre la réalité du terrain, d'identifier les inefficacités potentielles, et de recueillir des idées d'amélioration auprès des employés.
D’autres méthodes et outils sont également disponibles, notamment le Toyota Kata, les diagrammes d'Ishikawa, l'analyse AMDEC, les diagrammes d'affinité, le Kanban, le Business Process Management (BPM) et le Kaizen. Les entreprises peuvent les combiner en fonction de leurs besoins spécifiques, pour identifier les domaines d'amélioration et mettre en œuvre des solutions plus efficacement.
Idées à mettre en œuvre pour une amélioration des processus dans votre entreprise
L'amélioration des processus Lean peut s’appliquer à divers flux de travail, dans de multiples industries. Voici des exemples montrant comment cette approche fonctionne dans différents secteurs :
Fabrication
C’est l’une des industries qui intègre le plus la méthodologie Lean dans ses activités opérationnelles. Un bon exemple est l’utilisation du Juste-à-Temps (JIT ou Just-in-Time, en anglais) pour réduire les stocks en production, ce qui diminue les coûts de stockage et réduit les déchets.
De plus, la mise en place de contrôles de qualité en continu permet de détecter et de corriger les problèmes en temps réel, avant même que les produits n'atteignent l'étape finale ou ne soient expédiés aux clients.
Logistique
Le Lean permet de rationaliser les opérations logistiques en identifiant et en éliminant les gaspillages tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Par exemple, l'optimisation des choix d’itinéraires et la synchronisation précise de la production avec la demande permettent non seulement de réduire les frais de transport, mais aussi de minimiser les temps d'attente et les coûts de stockage inutiles.
Ces améliorations contribuent à rendre la chaîne d'approvisionnement plus fluide et plus réactive.
Aéronautique
Dans cette industrie où la précision et la sécurité sont cruciales, l'approche Lean est utilisée pour améliorer l'efficacité et réduire les erreurs. Par exemple, la mise en place de cellules de production en U permet d'optimiser les déplacements des employés et des pièces, réduisant ainsi le temps de cycle et les risques d'erreurs.
De plus, l'utilisation de listes de vérification standardisées pour chaque étape de fabrication garantit que tous les composants respectent les normes de qualité les plus strictes, évitant ainsi des coûts élevés de rectification ou de retard.
L’amélioration des processus Lean pour atteindre l'excellence opérationnelle
L'amélioration des processus Lean va au-delà de l’élimination des gaspillages et des activités chronophages : elle représente un levier stratégique pour l’atteinte de votre objectif de croissance durable. En adoptant une approche structurée et en impliquant tous les niveaux de l'organisation, les entreprises peuvent transformer leurs opérations pour obtenir une productivité optimisée, une qualité augmentée et une plus grande satisfaction des clients.
Une mise en œuvre rigoureuse des principes Lean, associée à des technologies adaptées telles que le DMS UTrakk, permet de créer des processus robustes, capables de s'ajuster rapidement selon les évolutions du marché.
La démarche d'amélioration des processus devient alors un moteur d'innovation et de performance, un chemin tout tracé vers l'amélioration continue et l’excellence opérationnelle.
