7 étapes pour l'amélioration des processus Lean

Qu'est-ce que l'amélioration des processus Lean ?

La méthode d'amélioration des processus Lean aide les entreprises à réduire les activités sans valeur ajoutée, par exemple le gaspillage de temps, de ressources et d'énergie dans leurs opérations, et à se concentrer davantage sur les activités à forte valeur ajoutée qui améliorent l'expérience client.

Le constructeur automobile japonais Toyota a appliqué pour la première fois ce concept d'amélioration continue à son processus de production au début des années 1930. À l'époque, l'entreprise visait à minimiser le temps nécessaire pour recevoir une commande et la livrer à la cible visée.

Depuis, le concept a évolué, passant d'une utilisation exclusive dans l'industrie de la production à presque tous les autres secteurs, y compris les services, la technologie et les soins de santé. Voici un exemple de la manière dont la méthodologie Lean améliore la gestion des processus d'entreprise :

Pensez à une organisation où la communication entre les travailleurs n'est pas rationalisée et où ces derniers effectuent sans cesse les mêmes tâches de production. La mise en œuvre de la méthode Lean peut aider à créer un nouveau processus étape par étape pour que les employés sachent exactement ce qu'ils doivent faire et à quel moment, afin d'obtenir plus rapidement le résultat souhaité.

Quels sont les avantages de l'amélioration des processus ?

Une récente étude mondiale réalisée par OnePoll à propos de l'impact de la technologie sur l'efficacité administrative des entreprises a révélé qu'en moyenne 26 % de la journée d'un employé est gaspillée en corvées administratives évitables, en tâches inutiles et en processus de travail obsolètes. Voici quelques exemples chiffrés de perte de temps quotidienne :

• 42 minutes consacrées à des tâches administratives inutiles

• 36 minutes consacrées à des conversations de travail improductives

• 28 minutes passées à assister à des réunions inutiles

• 26 minutes consacrées à des tâches technologiques obsolètes

À l'échelle mondiale, plus d'un tiers (38 %) des personnes interrogées ont déclaré que leur employeur s'appuie encore sur des processus administratifs manuels, et près de la moitié (48 %) pense qu'elles seraient plus productives si elles avaient accès à de meilleurs outils bureautiques et technologiques.

Pour 40 % d'entre elles, les tâches administratives les empêchent d'accomplir leurs tâches principales, et 39 % se disent régulièrement insatisfaites de la qualité et de la quantité de leur travail au cours de la journée.

*Source : The CFO (the-cfo.io)

Les entreprises peuvent bénéficier de l'intégration d’un plan d’action d'amélioration des processus Lean dans leurs opérations de la manière suivante :

Un fonctionnement plus efficace

Les entreprises qui n'améliorent jamais leurs processus sont inévitablement confrontées à un gaspillage important de temps, de matériaux et d'énergie. Elles finissent également par perdre leurs employés ainsi que leur clientèle.

L'application de l'amélioration continue des processus permet de rationaliser l'ensemble des opérations d'une organisation et d’identifier les indicateurs clés de performance (KPI). D'une part, elle aide les entreprises à repérer les sources de gaspillage ainsi que les endroits où le matériel, la main-d'œuvre et le flux de marchandises peuvent être simplifiés. D'autre part, elle permet d'optimiser les conditions de travail en aidant les employés à mieux comprendre les processus de l'entreprise afin qu'ils puissent mieux gérer les tâches et devenir plus productifs.

Un meilleur maintien de l’avantage concurrentiel

L'efficacité est essentielle au succès d'une entreprise, et la méthodologie Lean aide les entreprises à rester au sommet de leur art. Elle y parvient en réduisant les tâches fastidieuses et les processus inutiles, ce qui permet aux employés d'être plus efficaces et de produire le meilleur résultat pour les consommateurs.

En retour, les entreprises restent compétitives sur le marché, car la plupart des consommateurs accordent aujourd'hui une importance primordiale à l'excellence de l'expérience client. En outre, les organisations peuvent également attirer et retenir les ressources humaines grâce à de meilleurs processus d'intégration.

Une amélioration de l'agilité de l'entreprise

Le marché est en constante évolution, et les opportunités disparaissent aussi vite qu'elles se présentent. La démarche d’amélioration continue aide les entreprises à se tenir au courant des meilleures pratiques commerciales actuelles afin de conserver leur avantage concurrentiel.

Le processus d’amélioration continue aide également les entreprises à suivre les tendances émergentes, telles que les opérations commerciales durables, en optimisant les ressources, la production et la main-d'œuvre, tout en éliminant les déchets inutiles.

Une augmentation de la satisfaction et des performances des employés

Outre le fait que l'approche Lean permette aux employés de mieux accomplir leurs tâches, elle accroît également leur satisfaction au travail. En effet, l'adoption de méthodes d’amélioration continue nécessite la contribution du personnel, qui joue un rôle important dans l'approche globale.

Lorsque les employés reçoivent un feedback régulier et constructif, ils se sentent plus appréciés, ce qui les rend généralement plus productifs.

Exemples de méthodes d’amélioration des processus à mettre en œuvre dans une entreprise

La méthode Lean peut s'appliquer à divers processus de travail et secteurs d'activité. Voici quelques exemples et idées sur la façon dont cette approche fonctionne dans différents secteurs aujourd'hui :

● Domaine manufacturier : C'est l'une des industries qui intègre le plus la méthodologie Lean dans ses opérations. Un bon exemple est la mise en œuvre de contrôles de qualité par les opérateurs pour éviter les problèmes de qualité constatés avant l'expédition ou pire, directement chez le client.

● Logistique : Beaucoup de déchets peuvent résulter du transport des unités de production d'un lieu ou d'un processus à un autre. Le Lean permet de rationaliser les fonctions logistiques telles que les choix d'itinéraires et la synchronisation de la production pour aider à réduire les frais généraux de la chaîne d'approvisionnement.

● Développement de logiciels : L'évolution rapide de l'industrie du logiciel exige des entreprises qu'elles restent sur le qui-vive. Certaines d’entre elles utilisent la méthodologie Lean pour décomposer le cycle de développement de logiciels en étapes et identifier un domaine où améliorer l'efficacité, ce qui permet de maintenir une main-d'œuvre réactive et agile.

7 étapes pour une amélioration efficace des processus Lean

La méthodologie Lean suit une série d'étapes d'amélioration des processus conduisant à une mise en œuvre réussie :

1) Soyez clair sur les domaines que vous voulez améliorer

La première étape de la mise en œuvre de la méthodologie Lean consiste à connaître les domaines précis que vous souhaitez améliorer. Une cartographie des processus sera utile à cette étape. Dès cette étape, les employés font entièrement partie du processus et doivent être impliqués, car ce sont eux qui sont sur place tous les jours et qui comprennent ce qui doit être corrigé.

2) Identifier les activités sans valeur ajoutée

Une fois le processus activé, commencez à identifier chaque action et chaque aspect afin de déterminer les activités à valeur ajoutée et les activités sans valeur ajoutée (NVA). À partir de là, toutes les activités jugées inutiles du point de vue de la valeur doivent être analysées afin de trouver des solutions pour réduire ou éliminer le gaspillage.

3) Impliquez vos employés

Une fois la période d'identification terminée, les employés doivent aussi être impliqués dans la recommandation de solutions aux problèmes, car ce sont eux qui utilisent et qui connaissent le mieux le processus. Cela renforcera également leur sentiment d'appartenance et leur esprit d'équipe.

4) Mettez les changements en place 

L'étape suivante consiste à mettre en place les changements recommandés. Pour ce faire, tous les membres de l'organisation doivent d'abord comprendre et adhérer au processus. Une formation aiderait les employés à saisir le sens et l'utilité de ces changements. Une fois que toutes les parties prenantes ont une compréhension de base du processus, la mise en œuvre peut commencer.

5) Suivez les changements et améliorez-les

La première tentative d'exécution de l'amélioration du processus Lean n’est pas toujours réussie. Il pourra toujours être amélioré après avoir été testé sur le terrain, de sorte que la modélisation et le perfectionnement du processus sont constants. Pour cela, il est essentiel de suivre et de remanier le processus de manière cohérente afin que les changements aillent dans le sens d'une amélioration continue de l'efficacité.

6) Exploitez les outils d'amélioration des processus

Il existe différents outils pour faciliter l'application de la méthode Lean. Ils permettent de rester organisé, d'identifier les problèmes et de mettre en œuvre des plans tout au long du processus. Ils comprennent :

• La méthode 5S - il s'agit d'une approche systématique utilisée dans la production allégée pour améliorer l'efficacité. Elle comprend cinq principes clés qui sont ; trier, mettre en ordre, faire briller, standardiser et soutenir. Ceux-ci permettent une amélioration de l'efficacité globale et une élimination des déchets en veillant à ce que tous les outils requis (physiques ou virtuels) soient disponibles aux bons endroits grâce à un management visuel.

• Les diagrammes d'Ishikawa - ce sont des diagrammes de causalité dessinés pour examiner les causes potentielles d'un certain effet. Dans l'amélioration des processus Lean, le diagramme de cause à effet examine les problèmes sous plusieurs angles, qu'il s'agisse des personnes, de l'environnement, des méthodes, des matériaux ou des machines.

• L’analyse AMDE - il s'agit d'une méthode systématique et continue d'analyse d'un processus. Elle permet d'identifier les inefficacités du processus susceptibles de provoquer une défaillance et l'impact potentiel de cette défaillance.

• Le diagramme d'affinité - il s'agit d'un diagramme utilisé pour trier des données volumineuses lors des premières étapes de mise en œuvre de l'amélioration des processus Lean. En organisant les données, il permet d'identifier plus facilement les problèmes dans le processus et de déterminer la valeur apportée à un client.

• Le cycle PDCA - il s'agit d'un outil utilisé pour l’amélioration continue de la qualité des produits et/ou des services d’une entreprise, ainsi que pour la résolution de problèmes. Il comprend quatre phases distinctes : Planifier, Déployer, Contrôler, et Agir. Celles-ci sont organisées non pas de façon linéaire, mais plutôt circulaire (Roue de Deming) afin d’illustrer l’idée de répétition, donc de continuité.

• Le Toyota Kata - Il s'agit d'une puissante méthode qui consiste à instaurer dans l’entreprise une culture d’apprentissage, de transfert des connaissances et d’amélioration continue, en mettant en place des routines à différents niveaux.

Choisissez un outil en fonction de vos besoins et changez si celui que vous avez sélectionné ne fonctionne pas pour votre entreprise.

7) Utilisez des techniques d'amélioration des processus Lean

Comme les outils, plusieurs techniques de méthodologie d'amélioration des processus ont été créées pour aider à simplifier l'ensemble du processus. En voici quelques exemples :

• Lean Six Sigma - il s'agit d'une stratégie qui utilise la méthodologie Six Sigma pour améliorer l'efficacité et réduire la surproduction. Elle est mieux utilisée dans les entreprises de grande envergure qui sont sujettes au gaspillage, car elle aide à normaliser le flux des processus afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle. La stratégie Six Sigma utilise deux méthodologies : DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler) pour l’amélioration progressive des processus actuels, et DMADV (Définir, Mesurer, Analyser, Concevoir et Vérifier) pour l’optimisation des nouveaux processus ou produits.
• Kanban - cette méthode de gestion  Lean utilise des tableaux pour aider les entreprises à visualiser et à décomposer le flux de travail. Une fois qu'elles ont décomposé visuellement ce même flux de travail, elles peuvent identifier les opportunités d'amélioration du processus et les points qui posent problème, tels que les pratiques de gaspillage ou les éventuels goulots d’étranglement.
• Méthode Kaizen - cette technique met l'accent sur la mise en place de méthodes d'amélioration continue sur le lieu de travail, y compris de petits changements quotidiens, une plus grande implication des employés, ainsi que la normalisation des flux de travail et des environnements pour une meilleure efficacité.
• BPM (Business Process Management) ou Gestion des Processus Métiers - cette pratique se concentre sur l’analyse et l’amélioration des processus métier, soit l’ensemble des activités de l’entreprise qui vont lui permettre d’atteindre ses objectifs.  Elle comprend l’analyse du processus actuel, les possibilités d’amélioration, la mise en place des changements à effectuer, la surveillance du processus afin de constater si amélioration il y a, puis l’optimisation du processus.

Le projet d'amélioration des processus Lean

La méthodologie Lean rationalise les processus existants pour réduire le gaspillage et les activités qui prennent du temps, tout en offrant un bien meilleur management de la qualité. En conséquence, les inefficacités de l'entreprise sont minimisées et la satisfaction du client augmente. Suivez ces étapes pour commencer l'amélioration de vos processus d'affaires de la bonne façon.