Qu'est-ce que la méthode Kaizen ?
Traduction française de « Kaizen », un terme originaire du Japon et alliant les mots kai (« changement ») et zen (« meilleur »), l'amélioration continue s'appuie sur de petites actions concrètes, simples et peu coûteuses.
Aussi considérée comme une philosophie, la méthode Kaizen fait appel à l'engagement de toutes les parties prenantes. Chaque employé, peu importe son poste, est invité à réfléchir à son milieu de travail pour faire des suggestions constructives en lien avec la productivité.
Les systèmes de couleur pour la gestion des dossiers papier constituent un bon exemple de petit changement concret bien implanté dans la plupart des organisations. Efficace, cette méthode de classement à coût nul minimise en effet les pertes de temps.
Les principes fondamentaux du Kaizen
Les principes de la méthode Kaizen peuvent varier légèrement en fonction des interprétations et des écoles de pensée, mais voici ceux que l’on retrouve le plus souvent :
1. S’améliorer en continu
L'essence même du Kaizen réside dans le principe d'amélioration continue. Cela signifie que l'optimisation des processus doit se faire constamment, et que chaque petite amélioration compte.
2. Impliquer tout le personnel
La méthode Kaizen repose sur la participation active de l’ensemble des employés, du cadre supérieur à l'ouvrier. Chacun est encouragé à proposer des idées d'amélioration, ce qui crée une culture d'engagement et d'innovation. Cette approche bottom-up est cruciale pour identifier les problèmes et trouver des solutions qui peuvent souvent échapper à la direction.
3. Penser à long terme
Le système Kaizen ne se contente pas de résoudre des problèmes immédiats, mais vise le long terme. Les manufacturiers qui adoptent cette méthode doivent être prêts à investir du temps et des ressources dans des changements progressifs qui porteront leurs fruits sur la durée.
4. Prendre des actions immédiates
Une autre caractéristique du Kaizen est l'accent mis sur l'action immédiate. Lorsque des problèmes sont identifiés, des mesures correctives sont prises sans attendre, transformant ainsi rapidement les obstacles en opportunités. Ces résolutions rapides permettent de maintenir un flux de travail continu et d'éviter que les problèmes ne s'aggravent avec le temps.
5. Réduire les gaspillages
L'un des concepts clés de la méthode Kaizen est la réduction des gaspillages ou “Muda”, c’est-à-dire tout ce qui n’ajoute pas de valeur pour le client. Les manufacturiers doivent identifier et éliminer ces gaspillages pour optimiser leur efficacité.
6. Standardiser les pratiques
Après avoir apporté des améliorations, il faut standardiser les nouvelles pratiques pour maintenir les gains réalisés et faciliter les futures transformations. Cela inclut la documentation des processus et la formation continue des employés pour s'assurer qu'ils suivent les nouvelles procédures.
7. Aller sur le terrain (Gemba Walk)
La méthode Kaizen insiste sur l'importance d'aller sur le terrain, c'est-à-dire au « Gemba », pour observer directement les processus en action. Cela permet aux dirigeants et aux employés de voir les problèmes réels et de comprendre de manière plus concrète les défis auxquels les opérateurs sont confrontés.
8. Développer une culture d'amélioration continue
Le Kaizen n'est pas seulement une série de techniques, mais une façon de penser et d’agir qui valorise une amélioration continue. Les entreprises doivent promouvoir cette culture à tous les niveaux, en encourageant l'esprit d’initiative et la responsabilité individuelle.
9. Prioriser le client
Cette méthode met un point d’honneur à satisfaire le client. Chaque changement a pour objectif d’ajouter de la valeur du point de vue de ce dernier, que ce soit sur le plan de la qualité, du coût ou des délais de livraison.
Les avantages de la méthode Kaizen
La méthode Kaizen apporte plusieurs avantages significatifs pour les entreprises, particulièrement dans un contexte manufacturier :
- Amélioration de la qualité de la production : La méthode se concentre sur la réduction des défauts et l'optimisation continue des processus, garantissant ainsi une production de qualité supérieure et des produits plus conformes aux attentes des clients.
- Augmentation de la productivité : En éliminant les gaspillages et en optimisant les processus, les équipes peuvent accomplir plus de tâches en moins de temps, pour une productivité globale et une efficacité accrues.
- Amélioration des mesures de santé et sécurité : En identifiant et corrigeant les conditions de travail dangereuses, la méthode Kaizen contribue à réduire les accidents et à créer un environnement de travail plus sûr.
- Plus grande implication des équipes : La méthode encourage chaque membre de l’équipe à participer activement au processus d’amélioration, ce qui renforce la motivation et la collaboration au sein de l’entreprise.
- Réduction des coûts de production : En ciblant et en éliminant les gaspillages, le Kaizen permet de réduire les coûts inutiles et d'optimiser l'utilisation des ressources.
- Adaptabilité accrue : La méthode Kaizen favorise une flexibilité et une réactivité face aux changements du marché, permettant ainsi aux entreprises de rester compétitives sur le long terme.
Les outils pour implanter une démarche d’amélioration continue
L’amélioration continue nécessite des méthodes et outils spécifiques pour structurer et soutenir les efforts.
Lean Manufacturing et 5S
Le Lean Manufacturing est un système de gestion et d'organisation du travail qui vise à éliminer les gaspillages et à améliorer l'efficacité des processus. Ses deux principaux objectifs sont la satisfaction de la clientèle et le succès de chaque employé.
Issue du Lean Manufacturing, la méthode des 5S, qui structure l'espace de travail en cinq étapes – Supprimer, Situer, Faire scintiller, Standardiser, Suivre –, est un complément efficace car elle permet de maintenir un environnement de travail organisé et performant.
PDCA (Plan, Do, Check, Act)
Ce cycle répétitif qu’est le PDCA, également appelé Roue de Deming, est utilisé pour structurer les changements en quatre étapes : planification, mise en place, vérification des résultats, et action en conséquence. Il est au cœur des démarches Kaizen.
DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
Principalement utilisé dans les projets Six Sigma, la méthode DMAIC offre une structure rigoureuse pour identifier, analyser, et résoudre les problèmes tout en assurant la durabilité des améliorations. Cette méthode garantit donc que les changements effectués apportent des bénéfices concrets et sont maintenus sur le long terme.
5 Pourquoi
Cette technique simple permet d’identifier la cause profonde d’un problème en posant cinq fois la question "Pourquoi?". La méthode des 5 Pourquoi est particulièrement utile pour éviter les solutions superficielles, traiter les problèmes à la racine et comprendre les processus de manière plus approfondie.
Kanban
Le Kanban est un système visuel de gestion des flux de travail qui aide à gérer et à améliorer la production en temps réel, en identifiant les goulots d'étranglement et en ajustant les tâches en conséquence.
Conseils pour une culture d’amélioration continue durable
Communiquez clairement les objectifs
Les objectifs doivent être clairs, spécifiques et mesurables. Assurez-vous que chaque employé comprend les objectifs globaux et individuels, de sorte que tous soient alignés sur un but commun.
Utilisez les bons canaux de communication selon les situations, encouragez le dialogue ouvert afin de clarifier les attentes et de mobiliser l’ensemble de l’équipe.
Opérez des processus stables
Avant de s'engager dans un programme de suggestions, les procédés en place doivent être contrôlés et stables.
À titre d'exemple, une usine d'assemblage qui expérimente des arrêts de production à cause de problèmes d'approvisionnement doit, d'abord et avant tout, résoudre ces derniers afin d'assurer une stabilité opérationnelle.
Dans le jargon du Lean, il est d'abord question d'enlever les grosses roches qui bloquent la productivité, puis de s'attaquer à l'amélioration continue.
Apportez progressivement de petits changements
Au lieu de chercher à transformer radicalement un processus, réalisez plutôt des ajustements mineurs. Plus faciles à accepter et à mettre en œuvre, ils s'accumulent au fil du temps pour créer des gains significatifs en productivité et en qualité.
Organisez régulièrement des événements Kaizen
Les événements Kaizen (également connus sous le nom de « kaizen blitz » ou « kaizen workshop ») favorisent la collaboration et l'innovation en permettant aux équipes de se concentrer intensivement sur des problèmes spécifiques et d’effectuer la mise en place de solutions efficaces dans un laps de temps condensé.
Utilisez un système de gestion quotidienne (DMS) comme UTrakk
UTrakk est un logiciel d’amélioration continue qui permet de structurer et de suivre efficacement les efforts d'amélioration. Grâce à des fonctionnalités telles que les listes de vérification et tournées de terrain numériques, les actions et opportunités, le suivi de projets et les tableaux de bord, la plateforme aide à repérer rapidement les problèmes, à créer des plans d’action et à en faire le suivi – le tout à travers un processus fluide et collaboratif.
Centralisant tous les indicateurs d’amélioration continue, UTrakk rend les progrès plus facilement mesurables. Les managers ont donc plus d'aisance à coordonner des initiatives Kaizen qui auront un impact positif sur l’entreprise et à intégrer des changements efficaces au quotidien.
Kaizen : implanter une transformation durable grâce à l'amélioration continue
Le Kaizen transforme les organisations un pas à la fois. En se concentrant sur des améliorations continues, en impliquant tous les employés, en utilisant des outils et méthodes adaptés, les usines peuvent non seulement améliorer la qualité et la productivité, mais aussi réduire les coûts, renforcer la sécurité, et accroître la satisfaction des clients.
Un petit geste aujourd’hui peut déclencher un grand changement demain. En intégrant cette philosophie dans l'ADN de votre entreprise, vous ouvrez la porte à une révolution silencieuse, où chaque amélioration, si petite soit-elle, façonne un avenir plus performant, agile et innovant.
Alors, pourquoi attendre ? Prenez cette philosophie à bras-le-corps et commencez par une légère correction sur un processus ou une pratique. Testez, ajustez, et réitérez. C'est ainsi, par des actions concrètes et répétées, que vous pourrez bâtir une culture d'amélioration continue durable et prospère.
