Travail standard du leader : définition et importance
La notion de travail standard (Leader standard work ou “lsw”) fait référence à un ensemble de routines et de pratiques structurées que les dirigeants de tous niveaux exécutent de manière récurrente et cohérente. En d’autres termes, il s’agit de décrire comment les tâches doivent être réalisées, tant d’un point de vue coût, que qualité, délai et sécurité.
À travers ce cadre standardisé, les leaders sont guidés dans leurs responsabilités quotidiennes. Ils peuvent se concentrer sur les tâches, les comportements et les principes clés. Ces standards servent ainsi de base à un leadership efficace en établissant une approche cohérente de la gestion des employés, des processus et des performances au sein d'une entreprise.
Le travail standardisé du leader joue un rôle important sur plusieurs points :
- Il apporte de la cohérence aux pratiques de leadership;
- Il permet de créer un environnement de travail stable et productif;
- Il favorise les interactions entre les dirigeants et les employés;
- Il améliore la mobilisation et la responsabilisation des équipes;
- Il aide à identifier les problèmes, les goulots d'étranglement et les opportunités d’amélioration;
- Il facilite le partage des meilleures pratiques dans l’entreprise;
- Il normalise les processus dans l'ensemble de l’organisation;
- Il contribue au développement des compétences de gestion des dirigeants.
Le travail standard du leader s’applique aux dirigeants de tous niveaux dans une entreprise, du gestionnaire de première ligne au cadre intermédiaire. En effet, normaliser le travail de tous ces postes de direction permet d’instaurer un leadership plus cohérent, plus solide et efficace.
Quels sont les processus clés du travail standard du leader?
Les principaux éléments du travail standard du leader comprennent généralement les éléments suivants:
Le Gemba Walk
Le dirigeant se rend régulièrement sur le lieu de travail, là où la valeur est créée, afin d’observer les processus et d'interagir directement avec les employés. Basée sur une méthodologie japonaise qui puise dans le Lean manufacturing et le Kaizen, le Gemba Walk (ou tournée de plancher) lui permet d’observer sur site les opérations quotidiennes, de mieux comprendre l’environnement de travail, d’identifier les opportunités d’amélioration, de résoudre les problèmes, et de prendre des décisions éclairées basées sur des informations en temps réel.
Les réunions standardisées
Le travail standard du leader comprend des réunions structurées et récurrentes, tels que des caucus quotidiens, des réunions d'équipe hebdomadaires et des évaluations mensuelles par exemple. Durant celles-ci, les sujets importants sont abordés, les informations sont partagées, et chaque employé a la place de s’exprimer. Ces réunions régulières participent ainsi à la mise en place d’une communication et d'une collaboration plus efficaces avec ces mêmes employés.
L’analyse des indicateurs de performance
Le dirigeant examine régulièrement les indicateurs de performance pertinents. Ce suivi permet d’évaluer les progrès, d’identifier les tendances et de prendre des décisions basées sur ces données mesurables. Il l’aide à rester informé sur l'état de santé de l'entreprise et à prendre des mesures correctives si nécessaire .
Cet élément de travail standard du leader met l'accent sur l'importance du suivi des indicateurs de performance clés (KPI) et de l'utilisation des métriques obtenues pour favoriser une amélioration continue.
Le management visuel
Le management visuel fait référence à l'utilisation de repères visuels et d'outils pour communiquer et gérer efficacement les pratiques de travail standard. Le dirigeant fournit une représentation claire et visuelle de ces pratiques (tableaux, graphiques, diagrammes, etc.) afin de transmettre les informations aux employés qui les comprennent plus facilement, évitant ainsi les risques d’erreur et les incompréhensions.
Le développement personnel
Le travail standard favorise également l'apprentissage continu des dirigeants. Ils sont encouragés à consacrer du temps à développer leurs compétences, à se tenir au courant des tendances de l’industrie dans laquelle ils œuvrent, et à travailler sur eux-mêmes, afin de renforcer l’efficacité de leur leadership.
Bien que ces 5 éléments soient les plus courants, notez que le travail standard du leader peut en intégrer d’autres selon les besoins spécifiques du dirigeant, ses objectifs, son organisation et même son secteur. Globalement, l’idée est d'établir une routine cohérente qui s'aligne sur la réalité de l’entreprise et qui favorise la construction d'une culture d'amélioration continue.
Les 6 étapes pour standardiser le travail du leader
1) Identifiez les principales tâches de leadership
Commencez par identifier les tâches et les responsabilités essentielles que les dirigeants doivent accomplir de manière cohérente. Celles-ci peuvent varier en fonction de l'industrie, de la structure organisationnelle, du contexte, et des rôles de leadership concernés.
2) Définissez des procédures opérationnelles standard
Une fois les tâches clés identifiées, développez des procédures opérationnelles standard (SOP) qui décrivent les étapes, les actions et les meilleures pratiques spécifiques pour chaque tâche. Les SOP doivent être claires, concises et faciles à suivre. Elles doivent fournir des conseils sur la façon d'effectuer chaque activité efficacement et décrire tout document, outil, mesure ou ressource pertinente dont les dirigeants peuvent avoir besoin.
3) Documentez les instructions de travail standard
En plus des SOP, il est important de créer des instructions de travail détaillées pour chaque tâche. Ces dernières permettent ainsi de fournir des conseils étape par étape, y compris la fréquence, la durée et le résultat attendu de chaque activité. Les instructions de travail doivent traiter des scénarios courants, des défis potentiels et des approches de résolution de problèmes recommandées.
4) Incorporez la flexibilité et l’adaptabilité
Bien que la standardisation du travail des dirigeants soit importante, il est également crucial de laisser la place à la flexibilité et à l'adaptabilité. Les gestionnaires doivent pouvoir exercer leur jugement, adapter leur approche en fonction des besoins uniques de leurs employés comme des situations, et prendre des décisions correspondant aux objectifs de l'organisation. Le travail standard devrait servir de cadre sans pour autant devenir un ensemble rigide de règles.
5) Communiquez et formez
Une communication et une formation efficaces sont essentielles pour réussir la mise en place du travail standardisé des leaders. Communiquez clairement le but, les avantages et les attentes de cette méthode aux dirigeants à tous les niveaux de l'organisation. Tous doivent bien saisir pourquoi cette standardisation est nécessaire et de quelle façon elle contribue au succès de l’entreprise.
6) Mettez l’accent sur l’amélioration continue
Le travail standardisé ne doit pas être considéré comme un ensemble statique d'instructions. Encouragez les dirigeants à faire des commentaires, à partager leurs idées et à suggérer des améliorations aux procédures. Évaluez régulièrement l'efficacité du travail standard et apportez les ajustements nécessaires au fur et à mesure de l'évolution des besoins de l'entreprise, des retours des dirigeants, des changements dans l'environnement opérationnel.
Comment le coaching peut-il aider à standardiser le travail des leaders?
Le coaching joue un rôle majeur dans le soutien, la pratique et l'amélioration du travail standard. Voici les principaux points sur lesquels il peut largement aider les leaders à adopter et mettre en place cette approche :
Comprendre clairement le fonctionnement du travail standard
Le coach aide les dirigeants à acquérir une compréhension claire des attentes et des objectifs de la standardisation du travail. Il va notamment expliquer le but et les avantages de cette approche, mais également guider les dirigeants dans l'identification des tâches et des comportements spécifiques qui doivent être intégrés à leurs routines. Le coach offre ainsi aux leaders une base solide pour implanter le travail standardisé.
Développer les compétences
Le coach évalue les compétences actuelles des leaders et identifie les domaines à améliorer en rapport avec le travail standardisé. Grâce à des séances de coaching individuelles, il peut fournir des opportunités de formation et de développement ciblées pour améliorer les aptitudes des leaders dans des domaines tels que la conduite du Gemba Walk sur le lieu de travail, l'organisation de réunions efficaces, l'analyse des mesures de performance, etc.
Rétroaction et réflexion
Le coach fournit aussi une rétroaction précieuse aux dirigeants sur leur application du travail standard. En les observant dans l’action, il peut apprécier ses performances et fournir un feedback constructif. Le coach peut aussi proposer des séances de réflexion, encourager les leaders à s’autoévaluer, identifier ses forces et ses faiblesses, puis élaborer des plans d'action, favorisant ainsi l’amélioration continue.
Responsabilité et suivi
Le coach permet de responsabiliser les dirigeants dans la mise en œuvre du travail standardisé. Il effectue des contrôles réguliers et évalue les progrès pour s'assurer que les leaders adhèrent aux pratiques de travail normalisées. De même, il les aide à identifier les obstacles et à déployer des stratégies pour les surmonter. En fournissant un soutien et une responsabilisation continus, le coach contribue à garder les dirigeants sur la bonne voie, à renforcer leur expérience, et à maintenir la cohérence dans leurs routines de travail standardisées.
Dans l'ensemble, le coaching est un outil puissant pour soutenir les dirigeants dans leur intégration du travail standard. Avec un tel soutien, ils peuvent se développer en continu, adapter et affiner leurs pratiques de leadership, ce qui permet d'améliorer les performances, l'engagement des employés et le succès de l'organisation.
UTrakk : une solution numérique clé en main pour standardiser le travail
L'utilisation de divers outils et de technologies numériques peut offrir une amélioration considérable quant à l'efficacité de la mise en œuvre du travail standard. C’est notamment le cas de UTrakk, un système de gestion quotidienne conçu pour accompagner les gestionnaires au quotidien, pour favoriser les bons comportements dans le management des opérations, les faisant ainsi progresser dans leurs rôles et responsabilités.
Cet outil multiplateforme offre aux managers une vue d’ensemble des priorités, des activités, des actions, ainsi que des données de gestion et de performance. Voici quelques-uns de ses avantages :
- Des ressources de travail standard accessible facilement et en tout temps;
- Une documentation entièrement centralisée;
- Des mises à jour et un contrôle des documents en temps réel;
- Une collaboration et une communication facilitées;
- Une analyse des données et des audits précis.
UTrakk vient ajouter de la profondeur en structurant l’information, le pilotage des réunions et les plans d’action. Ceci permet de résoudre plus facilement les enjeux sur le terrain ; les opportunités génèrent rapidement des actions concrètes, ce qui a pour effet d’accélérer la résolution de problèmes et donc l’engagement et la mobilisation des équipes
- Antoine Drapeau-Perreault (Associé et PDG Amérique du Nord, chez Proaction International)
Parmi ses nombreuses fonctionnalités pratiques, UTrakk propose également aux managers de bénéficier de séances de coaching, avec en plus, un plan de progression des compétences de gestion, et une visibilité sur l’évolution des indicateurs clés de comportements (KBI).
Le travail standardisé : grand incontournable du Lean
Le travail standardisé fournit un cadre permettant aux dirigeants d'exceller dans leur rôle. En fusionnant cette approche avec leurs pratiques quotidiennes, ils contribuent au maintien et à la réussite de la mise en œuvre du Lean. En instaurant une routine structurée qui se concentre sur les tâches clés, sur l'engagement et la responsabilisation des employés, sur la résolution de problème, sur le développement personnel, les dirigeants peuvent créer une culture de cohérence, de stabilité et d'amélioration continue au sein de l’organisation.
Quel que soit le secteur d’activité concerné, la standardisation du travail des leaders est un précieux atout permettant à l’entreprise de toujours garder une longueur d’avance sur la concurrence, et d’attendre l’excellence opérationnelle.
