Qu’est-ce que la marche Gemba ?
Le mot « Gemba » est issu du mot japonais « Genba », qui se compose de deux caractères kanji : « Gen » pour « réel », et « ba » désignant le « lieu ». Ce mot signifie littéralement qu’il faut aller voir de ses propres yeux là où le vrai travail se fait.
Issu du système de production Toyota (TPS), le Gemba Walk est un aspect fondamental de la philosophie du Lean Management. Concrètement, le manager doit se rendre sur le lieu de travail pour observer et poser des questions, afin d’avoir un aperçu direct du processus et d’identifier les bonnes pratiques et les points problématiques. Cette routine clé dans le Travail Standard du Leader est très efficace et permet d’obtenir de meilleurs résultats opérationnels lorsqu’elle est accompagnée d’une liste de contrôle surveillant les axes de performance cruciaux de votre organisation.
Comme tous les outils Lean, la marche Gemba peut être utilisée dans la plupart des départements et processus, comme l’atelier de production, la réception, l’expédition, la maintenance, l’entrepôt, etc.
Pourquoi les marches Gemba sont-elles importantes ?
Le Gemba Walk est un pilier fondamental pour les entreprises adoptant une approche Lean pour propulser leur performance opérationnelle. Il permet de dépasser la simple lecture d’indicateurs de performance de production en allant directement sur le terrain pour observer, comprendre et agir. Voici ses principaux avantages :
Observer les progrès sur le terrain
En complément des tableaux de bord opérationnels, les marches Gemba permettent de constater visuellement les progrès réalisés. Elles assurent une surveillance proactive, en temps réel, de la performance de vos opérations quotidiennes.
Détecter ce que les indicateurs ne montrent pas
Certaines problématiques ne sont pas quantifiables ou visibles à travers des KPI. En se rendant sur place, les dirigeants peuvent repérer des inefficacités, des gaspillages ou des anomalies discrètes, mais aussi des opportunités d’optimisation.
Favoriser l’émergence d’actions Kaizen
En identifiant précisément une situation à améliorer, la marche Gemba constitue un point de départ idéal pour lancer des initiatives Kaizen (ou blitz Kaizen). L'observation directe donne des idées concrètes d’amélioration.
Résoudre les problèmes plus efficacement
Voir un problème dans son contexte permet de mieux comprendre ses causes et ses conséquences. Cette approche aide donc à trouver des solutions plus adaptées, et mobilise plus facilement les employés autour de leur mise en œuvre.
Accroître la collaboration entre le terrain et la direction
Les échanges entre les dirigeants et les équipes de première ligne lors des Gemba Walks créent une dynamique de collaboration. Cette proximité favorise la compréhension mutuelle et aligne les efforts vers des objectifs opérationnels communs.
Renforcer l’amélioration continue
En instaurant des cycles réguliers de détection et de résolution des problèmes, les marches Gemba contribuent à la culture d’amélioration continue dans l’organisation. Cela diminue le coût et la complexité des efforts de transformation.
Mieux prioriser les initiatives d’amélioration
Grâce à une compréhension fine des défis opérationnels, les managers sont en mesure de répartir plus intelligemment les ressources, en concentrant les efforts là où ils auront le plus d’impact.
Augmenter l'engagement des collaborateurs
La présence des managers sur le terrain envoie un signal fort : les enjeux opérationnels comptent vraiment pour l’organisation. Cela valorise le travail des employés, renforce leur motivation et encourage les comportements proactifs.
Éléments clés du processus de marche Gemba
Pour comprendre les processus et repérer les possibilités d’amélioration, vous devez fonder votre Gemba Walk sur trois points essentiels :
Aller voir le lieu de travail
Le premier élément du Gemba Walk est de se rendre là où se déroule le processus en temps réel. Il peut s’agir d’une ligne de production, d’un centre de services, d’un atelier, d’un entrepôt ou de tout autre endroit où ont lieu les processus de travail critiques.
Le fait d’aller sur place vous donne une meilleure compréhension du déroulement des tâches quotidiennes, de la progression du travail et de l’engagement de vos employés. Il permet de vous assurer de manière plus précise que les objectifs de travail sont compris, que les pratiques de travail standards sont appliquées et que toutes les ressources nécessaires sont disponibles et utilisées efficacement.
Poser des questions
Une des principales techniques consiste à utiliser la méthode des 5 Pourquoi pour analyser les relations de cause à effet d’un problème. Elle repose sur une démarche simple : poser cinq fois la question « Pourquoi ? » afin de comprendre la nature du problème et de trouver une solution.
En posant les bonnes questions, on ne se contente pas de corriger l’obstacle visible ; on remonte jusqu’à la cause racine du problème. Ceci permet la mise en place d’actions correctives durables.
Montrer du respect envers les collaborateurs
Si vous voulez que vos collaborateurs vous fassent confiance et se sentent à l’aise de vous faire part d’informations – pas toujours reluisantes – sur le processus en cours, vous devez d’abord les traiter avec respect. Le Gemba Walk ne doit en aucun cas être utilisé pour évaluer les performances individuelles ou pour rejeter la faute sur les collaborateurs.
Des marches Gemba Walk exécutées de façon régulière et positive donnent aux membres de l’équipe terrain le sentiment que leur manager les priorise. La preuve : il investit plusieurs heures chaque jour à réaliser des tournées de supervision active afin d’être présent et disponible pour eux.
Étapes pour créer une liste de vérification et un processus pour vos Gemba Walks
Voici huit étapes à suivre pour la mise en œuvre d’une liste de contrôle Gemba Walk parfaitement adaptée au processus spécifique que vous souhaitez évaluer.
1. Définir vos objectifs
Pour que votre Gemba Walk donne des résultats exploitables, ciblez le ou les axes que vous souhaitez aborder – sécurité, qualité, productivité, délai, moral et environnement. Cela vous assure de couvrir toutes les priorités de votre entreprise.
Aligner votre liste de contrôle Gemba Walk sur des objectifs clairs vous aidera à poser des questions pertinentes et à orienter vos actions avec justesse. En revanche, lorsqu’un problème s’avère complexe, le Gemba Walk ne suffit pas à lui seul : un audit, c’est-à-dire un exercice d’analyse distinct et plus approfondi, sera alors nécessaire.
Une liste de vérification Gemba Walk n’est pas une liste comme les autres, qui servent généralement d’aide-mémoire. Son rôle est crucial en ce qu’il détermine le succès ou l’échec d’un Gemba Walk. Pour rester pertinente, elle doit être mise à jour régulièrement et évoluer en fonction des objectifs organisationnels.
De plus, définir des paramètres de suivi standardisés envoie un signal fort aux collaborateurs sur les priorités de l’organisation. Si tous les managers, quel que soit le quart de travail ou le département, effectuent un suivi régulier des mêmes points de contrôle SQCDME, ces axes de performance seront ancrés comme des repères structurants dans les opérations de l’entreprise.
2. Préparer les équipes et parties prenantes
Si plusieurs équipes réalisent des Gemba Walks, prenez le temps d’expliquer clairement les objectifs et le déroulement de la démarche aux personnes concernées. Cela contribuera à instaurer un climat de confiance, à lever les appréhensions éventuelles et à favoriser une participation active dès le départ.
Partagez votre liste de vérification à l’avance. En sollicitant le regard de vos collègues, vous pourriez identifier des points oubliés, des angles morts ou des éléments spécifiques au terrain que vous n’aviez pas anticipés lors de la préparation.
3. Se concentrer sur le processus
Rappelez-vous que l’objectif d’un Gemba Walk est d’identifier proactivement les problèmes et les opportunités d’amélioration. Par conséquent, posez des questions structurées de manière à évaluer le processus, et non l’individu. Si une personne a l’impression d’être évaluée, jugée ou blâmée, ses réponses pourraient ne pas être honnêtes.
Ceci ne signifie pas que vous ne devez pas vous intéresser à l’employé, bien au contraire. Les écarts à capturer peuvent être de nature humaine, c’est-à-dire en lien avec le bien-être des collaborateurs, leur formation, leurs habiletés, etc. Après tout, le Gemba Walk est un moment privilégié avec les membres de l’équipe pour les aider à réaliser leurs objectifs de développement professionnel.
4. Noter vos observations
Chaque donnée relevée doit être notée. Votre liste doit prévoir un espace pour les réponses aux questions.
Un logiciel comme le système de gestion quotidienne (DMS) UTrakk numérise les listes de vérification associées aux Gemba Walks et facilite la saisie des informations et données, pour en tirer des conclusions exactes et utiles.
5. Poser des questions
Le Gemba Walk ne se limite pas à l’observation, mais repose aussi sur l’écoute active. Poser des questions est essentiel pour comprendre les enjeux réels, au-delà de ce que l’on voit. Ne vous contentez pas de pointer les problèmes ; analysez ce qui se passe, pourquoi cela se passe ainsi, et comment cela est vécu sur le terrain.
Adoptez une posture bienveillante lorsque vous ouvrez le dialogue. Posez des questions simples et ouvertes qui invitent les employés à partager leurs irritants, leurs préoccupations et leurs solutions. Des questions comme « Que se passe-t-il quand ... ? », « Quels obstacles rencontrez-vous ici ? » ou « Que changeriez-vous si vous le pouviez ? » peuvent révéler des informations précieuses. Cela montre aussi que vous valorisez le point de vue de vos employés, ce qui est crucial pour éviter le désengagement.
6. Collecter du feedback et des suggestions
Après le Gemba Walk, il est important de recueillir les impressions des personnes rencontrées et impliquées. Leur retour vous aidera à évaluer non seulement les problèmes identifiés, mais aussi la manière dont l’exercice a été perçu.
Vous pouvez demander aux collaborateurs s’ils se sont sentis écoutés, s’ils estiment que les actions correctives sont efficaces, s’ils croient que tous les points de contrôle critiques ont été examinés ou s’ils ont des suggestions pour améliorer la démarche. Ce feedback vous permettra d’ajuster votre approche, de renforcer la confiance, et de faire évoluer votre processus pour les prochaines tournées.
Considérez le Gemba Walk comme un outil de communication. En recueillant les retours des équipes, vous montrez que leur opinion compte et vous renforcez la boucle d’amélioration continue.
7. Tenir des réunions de suivi
Une fois les retours et observations recueillis, prévoyez un moment pour en discuter avec l’équipe de direction. Cela peut se faire lors d’une réunion dédiée, ou sous la forme de point intégré à une réunion existante, comme une réunion de production ou une revue de tournée.
Le but est de faire le point sur ce qui a été observé, de partager les actions entreprises et les idées d’amélioration, et de décider des projets à mettre en place :
- Identifier les activités à valeur ajoutée et celles qui n’en ont pas dans le processus, puis éliminer ces dernières.
- Clarifier et documenter les points de discussion et les éléments qui doivent être contrôlés lors du prochain Gemba Walk.
- Échanger des pistes d’amélioration et créer un plan d’amélioration basé sur le retour d’information et les observations notées lors du Gemba Walk.
- Élaborer un plan de suivi des améliorations mises en œuvre.
- Surveiller les résultats pour voir les tendances et évaluer l’impact des actions et améliorations implantées.
Cette étape permet donc de passer de l’observation à l’action, dans le cadre d’une dynamique d’amélioration continue.
8. Intégrer la marche Gemba à votre routine quotidienne
Le manager doit posséder les habiletés nécessaires pour faire sa tournée efficacement. Outre le fait d’avoir une bonne liste de contrôle en main, il doit développer les bons comportements de supervision active afin d’offrir à son équipe le soutien dont elle a besoin pour atteindre les objectifs. On parle notamment de l’habileté à communiquer des objectifs clairs, à anticiper les problèmes, à mobiliser les collaborateurs, et à exprimer régulièrement de la reconnaissance pour un travail bien fait ou une belle attitude.
Pour que les bénéfices du Gemba Walk soient durables, il est primordial d’effectuer ces tournées de façon constante, idéalement trois fois par jour, en fonction des quarts et des réalités opérationnelles. Cette régularité permet d’ancrer la démarche dans la gestion quotidienne et d’entretenir un lien étroit avec le terrain.
Ici, le coaching en développement du leadership est un précieux allié pour enseigner les meilleures pratiques de gestion proactive et veiller à ce qu’elles deviennent une partie intégrante de la routine de gestion quotidienne.
Exemples de questions de liste de vérification
Un des objectifs les plus importants du Gemba Walk est d’identifier les écarts en observant les opérations et en posant des questions ciblées. Pour y parvenir, il est essentiel d’adapter vos questions aux axes de performance que vous souhaitez suivre.
Voici quelques exemples à intégrer dans votre liste de contrôle, selon les dimensions SQCDME prioritaires.
Sécurité :
- Y a-t-il eu un accident de travail aujourd’hui ?
- Est-ce que l’équipement de protection individuel (EPI) répond aux besoins et est-il disponible ?
- Est-ce que l'équipe a tous les outils nécessaires pour effectuer un travail sécuritaire ?
Qualité :
- Le produit est-il emballé selon les standards établis ?
- Le poids et le numéro de la succursale sont-ils inscrits sur l'emballage ?
- S’agit-il du bon format de palette pour l’expédition ?
Productivité :
- La vitesse de la machine est-elle réglée au standard ?
- Y a-t-il eu des arrêts de machine non-planifiés ?
- Est-ce que les procédures de travail standards sont appliquées ?
- Le changement de quart s’est-il fait de façon fluide et sans arrêt ?
Moral (humain) :
- Comment ça va aujourd’hui ?
- Les objectifs et priorités de la journée sont-ils clairs ?
- Avez-vous identifié des opportunités d’amélioration des processus ?
Environnement :
- Est-ce que l’environnement de travail respecte les normes 5S ?
- Y a-t-il des débris sur le plancher ?
- Y a-t-il des matériaux superflus sur le sol ou entre les postes de travail ?
Digitalisez vos listes de vérification et optimisez vos marches Gemba avec UTrakk
La solution UTrakk facilite la planification de tournées de supervision régulières, auxquelles sont associées des listes de contrôle Gemba Walk numériques et standardisées. Ces listes assurent une surveillance étroite des points de contrôle, l’identification rapide des écarts et la priorisation efficace des actions correctives, grâce à des questions personnalisées, alignées sur vos objectifs SQCDME.
Les fonctionnalités clés de UTrakk vous permettent de :
- Standardiser les audits, tournées de terrain et activités de collecte d’informations, avec des questions uniformes et cohérentes avec les objectifs opérationnels.
- Identifier les écarts lors des audits et tournées de terrain, au moyen de questions évaluant la conformité aux points de contrôle en matière de SQCDME.
- Collecter des données terrain en temps réel, en les saisissant directement dans les listes de vérification lors des audits, tournées de terrain et autres rituels.
- Partager instantanément les résultats relevés avec les niveaux de management supérieurs, grâce à des fonctions de partage par lien ou téléchargement.
En intégrant le DMS UTrakk à vos routines de gestion quotidienne, vous renforcez la rigueur de vos marches Gemba, tout en créant une culture d’amélioration continue soutenue par des informations et données concrètes, ainsi que des actions ciblées et efficaces.
Utilisez une liste de vérification Gemba pour apporter des améliorations efficaces
La marche Gemba, lorsqu’elle est soutenue par une liste de vérification bien structurée, devient un levier puissant pour transformer les opérations et renforcer l’efficacité des managers. Elle permet d’ancrer une présence régulière et intentionnelle sur le terrain, d’observer les processus en profondeur et de détecter ce que les indicateurs ne montrent pas toujours. Cette approche proactive aide à prendre des décisions éclairées, à mobiliser les collaborateurs et à propulser les résultats.
Cependant, pour maximiser les retombées de cette pratique, la qualité de la liste de contrôle est essentielle. Elle doit être conçue avec rigueur, en fonction de vos axes de performance SQCDME, et constamment ajustée pour refléter les réalités du terrain et les objectifs organisationnels. Une bonne liste ne se contente pas de poser des questions : elle oriente l’observation, alimente le dialogue, et fait émerger des pistes concrètes d’amélioration continue.
Grâce à un logiciel comme UTrakk, vous pouvez optimiser votre démarche en planifiant des tournées régulières, en standardisant le suivi des points de contrôle et en assurant un lien constant entre les observations sur le terrain et les actions correctives. La marche Gemba devient ainsi bien plus qu’une routine : elle devient le pilier de votre excellence opérationnelle.
