Exemples de questions de checklist Gemba Walk
Le point le plus important du Gemba Walk est de capturer les écarts en observant et en questionnant les opérations. Pour ce faire, vous devez poser les bonnes questions, et ce, en fonction de vos axes de performance.
Voici des exemples que vous pouvez inclure dans votre liste de questions Gemba Walk en fonction de vos axes de performance :
Humain :
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Comment ça va aujourd’hui ?
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Les objectifs et priorités sont-ils clairs ?
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Prévoit-on des embûches ou obstacles d’ici la fin de la journée ?
Processus :
- Est-ce que l’équipe respecte les bonnes méthodes de travail (SOP) ?
- Est-ce que l’équipe a rencontré des enjeux techniques ?
- Avez-vous identifié des opportunités d’amélioration des processus ?
Productivité :
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La vitesse de la machine est-elle réglée au standard ?
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Le changement de quart est-il fluide et sans arrêt ?
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Les employés ont-ils rencontré des enjeux à la productivité ?
Qualité :
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Le produit est-il bien emballé ?
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S’agit-il du bon format de palette pour l’expédition ?
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Le poids et le numéro de la succursale sont-ils inscrits sur l'emballage ?
Environnement de travail :
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Est-ce que l’environnement de travail respecte les standards ?
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Y a-t-il des débris sur le plancher ?
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Y a-t-il des palettes debout sur le sol ou entre les postes ?
Santé et sécurité :
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Y a-t-il eu un incident depuis le dernier Gemba Walk ?
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Est-ce que l’équipement de protection individuel (EPI) répond aux besoins et sont disponibles ?
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Est-ce que l'équipe a tous les outils nécessaires pour effectuer un travail sécuritaire ?
Varia :
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Avez-vous des remarques particulières ?
Comment créer la meilleure liste de vérification pour vos Gemba Walks
Les exemples de questions ci-dessus sont uniquement destinés à vous donner une idée générale du type de questions à poser lors d’un Gemba Walk. Pour créer une liste de vérification Gemba Walk qui soit parfaitement adaptée au processus spécifique que vous souhaitez évaluer, voici cinq étapes à suivre.
1. Définir plus précisément l’objectif
Pour que votre Gemba Walk donne de bons résultats, vous devez cibler un ou plusieurs axes que vous souhaitez aborder. Cela permet de focaliser toute l’attention sur une seule chose ou encore de vous assurer de couvrir toutes les priorités de votre organisation.
Ainsi, un Gemba Walk peut cibler un seul ou tous les axes de performance (productivité, qualité, délai, humain, santé-sécurité, etc.). Tout dépend de l’objectif :
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Analyse
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Résolution de problèmes
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Besoins en ressources
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Innovation
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Tout autre objectif pertinent
Ceci vous permettra d’adapter votre checklist Gemba Walk à votre objectif et de poser des questions judicieuses. Par contre un Gemba Walk ne sera pas un exercice de résolution de forme pour un problème moindrement complexe. Dans ce cas, un exercice distinct est de mise.
Note: Identifier des paramètres de suivi standardisés permet à l’organisation d’envoyer des messages forts sur ses priorités. Si les managers de proximité de tous les quarts de travail et départements font des suivis systématiques sur la santé-sécurité, la qualité et la productivité, les équipes de travail seront clairement consciente de l’importance accordée à ces axes dans la culture organisationnelle.
2. Préparer l’équipe
À moins de travailler seul, expliquez à l’équipe concernée les objectifs du Gemba Walk et la manière de procéder. Cela évitera le trac de la première fois.
Vous devez également leur communiquer votre liste de vérification. Si vous leur demandez leur avis, ils pourront peut-être vous faire remarquer une question, un détail ou un problème qui vous a échappé pendant la préparation.
3. Mettre l’accent sur le processus
Rappelez-vous que l’objectif d’un Gemba Walk est d’identifier les possibilités d’amélioration. Par conséquent, vos questions doivent être structurées de manière à évaluer le processus et non la personne.
Si une personne a l’impression d’être évaluée, jugée ou blâmée, elle ne sera pas en mesure de donner des réponses honnêtes.
Attention ! Ceci ne signifie pas que vous ne devez pas vous intéresser à la personne, bien au contraire. Les écarts à capturer peuvent être de nature humaine, c’est-à-dire en lien avec le bien-être des individus, leur formation, leurs habiletés et compétences, etc. Après tout, le Gemba Walk est un moment privilégié avec les membres de l’équipe pour les aider à réaliser leurs objectifs.
4. Noter chaque observation et chaque réponse
Chaque donnée que vous et votre équipe relevez doit être notée. Votre liste de vérification doit prévoir un espace pour les réponses aux questions. Certains outils tels que UTrakk permettent de numériser les Gemba Walks et facilitent la saisie des données (textuelles, numériques, photos, vidéos) pour en tirer des conclusions utiles. UTrakk vous permet également de créer une action et de désigner une personne responsable de s’en charger.
5. Développer la technique de Gemba Walk
Le superviseur doit maintenant être capable de faire sa tournée. Outre le fait d’avoir une bonne checklist en main, il doit développer les bons comportements de supervision active pour offrir à son équipe le support dont elle a besoin pour atteindre ses objectifs. On parle ici de l’habileté à mobiliser les membres de l’équipe, à communiquer des objectifs clairs et à exprimer régulièrement de la reconnaissance pour un travail bien fait, une initiative ou encore une belle attitude.
Un coach est un précieux allié pour développer ces habiletés et comportement, puis s’assurer de les intégrer au quotidien.
Que faire après un Gemba Walk?
Une fois le Gemba Walk terminé, l’étape suivante consiste à organiser une réunion ou apporter l’information dans une rencontre existante appropriée. Cette réunion portera essentiellement sur la synthèse des commentaires et des points de vue des membres de l’équipe sur l’amélioration des processus, ainsi que sur la formulation de conclusions concrètes. Voici des exemples de points à aborder lors de la réunion.
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Discuter des méthodes utilisées lors du Gemba Walk et de leur efficacité.
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Identifier les activités à valeur ajoutée et celles qui n’en ont pas dans le processus et éliminer ces dernières.
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Clarifier et documenter les points de discussion et les éléments qui doivent être contrôlés lors du prochain Gemba Walk.
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Échanger des pistes d’amélioration et créer un plan d’amélioration basé sur le retour d’information et les observations notées lors du Gemba Walk.
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Comparer les résultats passés pour voir les tendances en matière de résultats et de mise en œuvre.
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Enfin, élaborer un plan de suivi pour vérifier si les améliorations préconisées ont bien été mises en œuvre.
Une liste de vérification Gemba Walk n’est pas une checklist comme les autres, qui servent généralement uniquement d’aide-mémoire. Le rôle d’une liste de vérification Gemba Walk est bien plus important. Elle détermine le succès ou l’échec d’un Gemba Walk.
En savoir plus sur la liste de vérification idéale pour le Gemba Walk
Aborder le Gemba Walk avec une liste de vérification vous permet de recueillir toutes les données dont vous avez besoin pour une amélioration continue. Elle vous permet également de rester structuré et de recueillir des données de qualité. Cependant, il y a beaucoup trop de détails à prendre en compte, de données à collecter et de formulaires à remplir pour se promener avec un énorme document. Vous devez choisir entre un Gemba Walk efficace et un support agréable à utiliser.
Heureusement, avec un outil tel que UTrakk, vous n’avez pas à faire ce choix. Il vous permet d’effectuer un Gemba Walk sans avoir à transporter de formulaires ou de documents papiers. Il simplifie la collecte et la saisie des données afin que vous puissiez procéder à un Gemba Walk sans problème.
