Transparence en entreprise : guide pour les managers

Qu’est-ce que la communication transparente en entreprise?

La communication transparente est apparue avec l’Open Book Management (ou gestion à livres ouverts), un type de gestion inventée par John Case (ancien rédacteur principal du Inc. Magazine). Le principe de l’OBM? Fournir aux employés toutes les informations dont ils ont besoin pour les aider à faire leur travail efficacement, mais aussi pour comprendre comment l'entreprise se porte dans son ensemble.

Une entreprise est plus performante lorsque ses employés se considèrent comme des partenaires plutôt que comme des salariés.

John Case - Ancien rédacteur principal du Inc. Magazine

Pour revenir au concept d’entreprise transparente, il désigne donc le fait de partager l’information avec les parties prenantes, de la manière la plus ouverte, honnête, précise et compréhensible possible, qu’il s’agisse d’informations positives ou négatives. Elle concerne des sujets variés tels que les stratégies, les changements organisationnels, les performances, etc.

L’idée est donc que l’ensemble des employés, quel que soit leur niveau hiérarchique, puissent avoir accès aux informations relatives à l’entreprise. Ainsi, la communication transparente s’applique à toutes les strates de l’organisation. De plus, elle concerne tous les types d’entreprises, des start-ups aux grandes firmes, en passant par les TPE.

Faire preuve de transparence en entreprise demande une ouverture d’esprit et un bon degré d’honnêteté, tant du côté des dirigeants que des employés. Attention cependant, il est bon de préciser que le principe n’est pas de communiquer sur les moindres pensées, faits et gestes de chacun, mais plutôt de faire en sorte que chaque membre de l’organisation dispose des informations nécessaires pour remplir son rôle, effectuer les tâches incombées et prendre des décisions éclairées.

Quelle différence entre la communication transparente et communication bienveillante?

Bien que la communication transparente et la communication bienveillante constituent deux concepts différents, elles vont bel et bien de pair.

1. La première consiste à dire les choses de manière ouverte, à ne pas retenir l’information mais plutôt à la partager, et se base principalement sur la sincérité.

2. La deuxième consiste à communiquer de manière empathique et respectueuse afin de faciliter les rapports humains. Comme son nom l’indique, elle se base principalement sur la bienveillance.

Les deux peuvent donc être appliquées de manière individuelle, mais il est évident qu’utiliser conjointement ces types de communications aura un impact encore plus grand et positif. Il s’agira alors de partager l’information en toute transparence et de façon bienveillante. Une stratégie définitivement gagnante pour l’entreprise qui l’utilise.

Les avantages de la transparence pour les employés comme pour l’entreprise

Une étude d'EY portant sur des travailleurs à temps plein interrogés à travers le monde entier, a démontré que moins de la moitié d’entre eux font réellement confiance à leur employeur, à leur responsable ou à leurs collègues :

• 46% font confiance à leur employeur

• 49% font confiance à leur responsable ou à leurs collègues

Ces chiffres permettent de comprendre rapidement combien la transparence en entreprise est importante. 

Un impact fort sur les employés

Créer un environnement de confiance

Le fait d’avoir la possibilité de s’exprimer librement sans craindre de représailles répond au besoin de sécurité psychologique. Cela permet de créer un climat de confiance dans lequel chaque personne a la place de donner son avis. Informer clairement les employés sur un changement ou une décision les aide à se sentir pris en compte, respectés, écoutés et valorisés, montrant ainsi que leur opinion est importante.

Motiver les employés et augmenter la productivité

La transparence en entreprise joue fortement sur le moral des troupes, sur leur motivation et sur leurs performances. En effet, des employés en confiance qui se sentent bien sur leur lieu de travail vont naturellement être plus impliqués et donner le meilleur d’eux-mêmes pour fournir le travail demandé. En connaissant précisément les objectifs de l’organisation, ils sauront mieux mettre en œuvre les moyens pour y arriver.

Mobiliser et retenir les talents

Des employés auront plus tendance à rester dans une entreprise qui les écoute, qui les respecte, qui reconnaît leur valeur, qui les traite bien. La transparence permet aux organisations d’établir une relation de confiance, un lien fort et durable avec leurs travailleurs, influençant ainsi largement l’engagement et la fidélisation des ressources humaines. C’est donc un excellent moyen de limiter le roulement du personnel (turn-over) et les coûts qu’il implique, tout en attirant de nouveaux talents. 

La transparence positive et constructive est l'un des éléments qui aident les équipes à s’élever, à évoluer et à développer la cohésion d’équipe.

Antoine Drapeau -  Associé et directeur général pour le Canada, Proaction International

Fédérer les équipes

La communication transparente permet d’établir une véritable cohésion entre les équipes et leurs membres. Le fait d’avoir une excellente communication interne crée des ponts entre les différents services, favorise la collaboration, le partage d’idées, et participe à une meilleure résolution des problèmes. Tout le monde travaille ensemble pour relever une mission commune. C’est aussi un très bon moyen de renforcer le sentiment d’appartenance des employés.

Anticiper et accepter le changement en cas de crise

La communication transparente en entreprise vise à délivrer tout type d’informations, qu’il s’agisse de bonnes ou de mauvaises nouvelles. Dans les situations difficiles, il est important d’informer clairement le personnel plutôt que de le laisser dans le flou. Cela permet à tout le monde de bien se préparer, d’anticiper, d’accepter plus facilement le changement et d’y faire face ensemble. Un article du magazine Forbes a d’ailleurs révélé que la transparence et la confiance en entreprise permettent de résoudre plus facilement et rapidement les problèmes.

Un impact fort sur l’entreprise

Améliorer l’image de la marque  

La réputation d’une entreprise est un élément clé de réussite. Une organisation transparente, éthique et respectueuse de ses employés attire non seulement de nouveaux talents potentiels, mais aussi de nouveaux clients, des partenaires et des prospects, car elle incite à la confiance.

Booster la créativité

Le fait de laisser l’espace nécessaire aux employés pour s’exprimer pleinement leur permet d’utiliser tout leur potentiel créatif, d’oser proposer de nouvelles idées, des suggestions ou des solutions. La transparence contribue à développer une culture d’entreprise innovante et riche, permettant ainsi à l’organisation de rester compétitive et performante. 

Communication transparente : doit-on tout dire?

La transparence en entreprise pose la question de savoir si tout est bon à dire. La réponse est non, pas forcément. La désinformation est mauvaise, certes, mais la surinformation aussi. Il faut donc trouver le juste milieu, car donner trop d’informations risquerait de noyer les employés dans un flot de communications sans fin.

Le mieux est de vous en tenir à l’essentiel en partageant avec les équipes ce qui est le plus pertinent pour chacune d’entre elles. De plus, certaines informations sont considérées comme confidentielles (rachat, levée de fonds, etc.) et n’ont pas à être connues de tous. Chaque organisation doit donc déterminer au préalable, mais aussi sur le moment, les communications qui peuvent être transmises et à qui elles sont transmises selon leur nature (par exemple à une seule équipe ou à tout le personnel).

En tant que leader, quelles qualités développer pour favoriser des communications transparentes?

La transparence en entreprise passe avant tout par l’exécutif (le top management). Ce sont les dirigeants et les managers qui doivent faire figure d’exemples en communiquant ouvertement et correctement avec leurs employés/équipes. Voici donc quelques aptitudes essentielles chez un leader transparent :

Faites preuve d’accessibilité

Les employés ne doivent pas avoir peur de s’adresser aux niveaux hiérarchiques supérieurs. Veillez à vous rendre disponible et accessible, de manière à ce qu’ils se sentent à l’aise avec le fait de communiquer avec vous sur n’importe quel sujet. Montrez que vous êtes présent pour eux et que ce qu’ils ont à dire est important.

Soyez honnête

Durant la prise de décisions importantes, prenez le temps d’expliquer le pourquoi du comment à vos employés afin qu’ils acceptent plus facilement le changement. Si un enjeu particulier se présente, communiquez dessus sans détour ni omission. Quelles que soient les nouvelles, les gens préfèreront toujours l’apprendre de vous. Cela vous permettra aussi de leur apporter des informations claires et précises, plutôt que déformées par les bruits de couloir.

Sachez être vulnérable et humble

Être un leader ne fait pas forcément de vous un expert dans tout. Si vous ne maîtrisez pas un sujet ou si vous faites face à un problème, osez poser des questions à vos équipes, demandez leur avis. De même, si vous faites une erreur, n’hésitez pas à le dire et à prendre responsabilité, cela ne vous rendra que plus humains à leurs yeux.

Tout cela participe au fait d’être accessible, mais cela permet aussi aux employés d’avoir pleinement confiance en vous, de voir que vous êtes honnête et que vous avez besoin d’eux pour prendre les bonnes décisions, ce qui est très valorisant.

Prenez régulièrement le pouls de vos employés

Que cela se fasse en équipe ou de manière individuelle, il est primordial de sortir de votre bureau pour aller voir ce qui se passe réellement sur le lieu de travail. Faites des réunions, parlez à vos employés sur le terrain, faites des entretiens individuels. Donnez aux travailleurs la possibilité de s’exprimer sur leurs tâches quotidiennes, de vous poser des questions ou de soulever d’éventuels problèmes. Pour cela, il existe des outils pratiques tels que :

• Agendrix ; un logiciel permettant de recueillir et de mesurer la rétroaction à l’aide de sondages simples et rapides (gabarits de sondages, mesure de l’évolution grâce aux indicateurs clés, anonymat facultatif pour les employés qui préfèrent).

• Officevibe ; une plateforme conçue pour faciliter l’interaction entre les membres des équipes (sondages hebdomadaires rapides, feedback anonyme par écrit, widget pour inciter la reconnaissance des pairs, rapport de sondages, comparaison des résultats entre les différentes équipes).

Enfin, répondez de la manière la plus précise et honnête possible aux interrogations des employés.

Prenez en compte les avis reçus

La transparence, ce n’est pas seulement écouter ses employés, mais aussi prendre des mesures en fonction de ce qui a été dit, lorsque c’est pertinent, et faire un suivi afin de voir comment évoluent les choses. Cela permet de rendre les échanges constructifs et de fortifier le lien de confiance entre vous et le personnel.

Les bonnes pratiques pour appliquer la communication transparente en entreprise

La transparence est garante d’un meilleur environnement de travail et fait partie intégrante de la culture de l’entreprise. Ces méthodes peuvent vous aider à la mettre en place dans votre organisation :

Favoriser la communication interne

Ce point concerne aussi bien la communication descendante qu’ascendante.

• Décloisonnez les services, ouvrez les portes pour faire circuler l’information partout où c’est nécessaire.

• Communiquez les bonnes et les mauvaises nouvelles, évitez les non-dits, instaurez climat de confiance.

• Utilisez le feedback constructif pour communiquer de manière positive avec vos employés et donnez-leur les moyens de faire remonter l’information.

• Favoriser la communication bienveillante afin que les employés se sentent à l’aise de s’exprimer lorsqu’ils en ressentent le besoin.

Instaurer des rituels destinés au partage d’informations en personne

Comme expliqué plus haut, un leader transparent se doit de suivre de près ses équipes et d’être aussi présent que possible. Pour cela, la mise en place de rendez-vous formels ou informels est primordiale. Il peut par exemple s’agir d’une réunion hebdomadaire classique, d’entretiens individuels réguliers, de tournées de supervision active, mais aussi d’activités de team building, de se retrouver en groupe autour d’un verre ou d’un café, ou encore d’organiser un pot de départ ou de bienvenue, etc.

Ce genre de rencontres permet de créer une vraie connexion entre les gestionnaires et les employés, de favoriser la communication, tant verticale qu’horizontale, d’installer des moments propices à l’échange et au partage d’informations.

Voici deux bons exemples de rituels managériaux incitant la transparence en entreprise :

• La réunion trimestrielle a pour but de regrouper les membres d’une équipe ainsi que leur manager afin de faire le point sur la dernière période de 3 mois écoulée (ordre du jour, suivi des objectifs, actions en cours, futurs projets, etc.). Une excellente occasion de suivre le travail de l’équipe, mais aussi d'échanger entre collaborateurs, de s’exprimer, d’écouter, de proposer des idées.

• Le kick-off meeting est une réunion de lancement de projet. Elle réunit donc le manager, les équipes, mais aussi le client s'il y a lieu, soit toutes les parties prenantes du projet en question. Le but du kick-off meeting est de présenter tous les détails de l’opération à réaliser (planning, étapes, objectifs, etc.). Il permet ainsi de mettre tout le monde d’accord, de laisser la place aux éventuelles questions, pour finalement marquer le coup d’envoi du projet.

  Dans le domaine manufacturier, le kick-off meeting en début de shift est un peu différent. Son but est de mettre en lumière les points clés de de la journée précédente, les objectifs de la journée qui s'amorce, ainsi que toute autre information devant être communiquée à l’ensemble de l'équipe.

Soigner l’onboarding

Une fois le processus de recrutement passé, l’accueil que vous réservez aux nouveaux arrivants dans votre entreprise et la façon dont vous les intégrez sont primordiaux, car ils vont avoir un impact significatif sur la façon dont le nouveau collaborateur perçoit l’organisation. Dès le départ, il est important de communiquer ouvertement et clairement sur son fonctionnement, ses objectifs et enjeux, afin que la personne se sente bien et en confiance, qu’elle ait envie de rester dans l’entreprise et de participer à son développement en donnant le meilleur d’elle-même.  

La transparence chez Proaction International

Antoine Drapeau, associé et directeur général pour le Canada, nous parle de la transparence au sein de Proaction International :

Q : Pourquoi la transparence est-elle importante chez Proaction International ?

R : Pour l’engagement de l’équipe!  Nous avons du monde brillant, nos employés ont soif de connaissances et d’expérience. Je travaille donc à leur donner une vision claire de la façon dont nous gérons notre performance d’équipe, afin qu’ils soient plus conscients de leur rôle et de leurs responsabilités, ce qui les engagent encore plus dans le succès de notre équipe.

Q : Pourriez-vous nous donner quelques exemples de transparence chez Proaction International ?  

R : Nous avons une structure de rituels de communication très bien établie chez Proaction International. Elle nous permet de nous assurer que tout le monde se rencontre.  Ensuite, nous travaillons sur la qualité de la communication lors de ces rituels. Par exemple, nous avons toutes les deux semaines une rencontre virtuelle réunissant l'ensemble de l’équipe.  Lors de cette rencontre, je leur présente mon tableau de bord de performance dans lequel on retrouve tous nos KPIs (Key Performance Indicators) et nos KFIs (Key Financial Indicators). 

Un autre exemple est que nous offrons la possibilité à nos employés de s’impliquer dans l’organisation de formations/rencontres d’équipes qui ont lieu dans l’année. Nous leur communiquons l’ambition et les moyens (temps et argent), puis ils organisent les événements. Pour que ces événements soient productifs, l’équipe qui organise doit avoir les coudées franches et accès à toutes les informations. Nous devons donc faire preuve de transparence.

Q : La transparence est-elle un thème que Proaction International aborde avec ses clients ? Si oui, pourquoi ?

Oui mais pas avec tous, car cela va dépendre de la volonté et de la capacité des leaders en place à travailler cet élément. Il faut se rappeler que la transparence est souvent (mais pas tout le temps) signe de confiance. Confiance en soi et confiance en notre équipe. La confiance se confirme avec le temps et avec des actions. La communication transparente fait justement partie des actions à préconiser.

Q : Pourquoi les entreprises devraient-elles faire preuve de plus de transparence ?

R : Parce que leurs employés le demandent ou le souhaitent! La transparence positive et constructive est l'un des éléments qui aident les équipes à s’élever, à évoluer et à développer la cohésion d’équipe.

Choisir les bons outils pour communiquer en interne

Pour appliquer la transparence en entreprise, il est essentiel d’adopter des outils de gestion qui vous permettent de bien communiquer. Cela vaut pour les employés au bureau, comme pour ceux qui travaillent à distance. Ici, nul besoin de s’encombrer d’une montagne de supports, choisissez plutôt des outils interactifs efficaces, simples et adaptés à votre structure. Voici quelques exemples de solutions numériques pour faciliter la transparence en entreprise :

• Les applications de messagerie instantanée Teams et Slack favorisent la communication en entreprise et le travail collaboratif. Elles offrent de nombreuses options aux équipes, telles que la visioconférence, l’assignation de tâches, le partage de fichiers, les groupes de discussion entre équipes, le partage d’écran, etc. Le tout dans un cadre sécurisé avec une priorité mise sur la protection des données.

• Les outils tels que Google Drive, Dropbox, WeTranfer, WeDrop, ou encore Oodrive concernent principalement le partage de fichiers en ligne (documents, PDF, images, vidéos, etc.), notamment ceux qui sont volumineux. Chaque collaborateur désigné peut ainsi y accéder, et ce quel que soit l’endroit où il se trouve. Ces outils proposent le transfert, mais permettent aussi la modification des fichiers en questions. Ils offrent un accès rapide, facile et sécurisé, facilitant ainsi grandement le travail en équipe et le partage d’informations.

• UTrakk – Cet outil de gestion à 360 degrés centralisé propose de nombreuses fonctionnalités de planification quotidienne et stratégique (mise en place de rituels, centralisation des activités, priorisation des tâches et projets à forte valeur ajoutée, etc.). Il intègre également un fil de discussion, le tableau de bord KPIs, ainsi que des listes de vérification des Tournées de terrain pour digitaliser vos Gemba Walks.

• Trello – Cet outil visuel de gestion en ligne s’inspire directement de la méthode Kanban de Toyota. Il permet aux équipes de gérer tous les projets, les flux de travail, et de suivre différentes tâches. Pour ce faire, il suffit simplement de créer un tableau, une liste ou une carte, pour ensuite les personnaliser en y ajoutant des fichiers, des check-lists, des plannings, des règles d’automatisation, etc. Cette solution collaborative permet également l’intégration d’outils tels que Slack, Gmail, Google Drive et bien d’autres. Une bonne alternative à Trello est ClickUp.

• Beekeeper est une plateforme mobile de communication mobile et de gestion des employés pour les entreprises. Elle permet de regrouper en une seule application tous les éléments nécessaires aux travailleurs de première ligne (chat interne, publication de messages du management via différents canaux, gestion des horaires de travail et des congés, attribution de tâches, sondages, etc.). Beekeeper est un outil efficace impactant positivement la communication entre les équipes ainsi que les performances de l’entreprise.

• Staffbase est une plateforme de communication pour les entreprises, dont le but est de faciliter les échanges entre les employés et les différents niveaux hiérarchiques au sein d’une même organisation. Couplée à une interface web, cette application mobile permet de donner diverses informations en temps réel (nouvelles, changements dans la structure, mises à jour des RH, nouveau matériel, etc.), d’importer et d’exporter des données, de gérer le calendrier, de suivre les activités. Elle prend également en charge les réseaux sociaux.

• Poppulo Harmony est une plateforme de communication interne proposant, entre autres, un outil baptisé Digital Signage, qui permet de communiquer avec les employés et les clients grâce à un logiciel d’affichage dynamique basé sur le cloud. Destiné aux employés comme aux clients, il s’avère particulièrement pratique dans un contexte manufacturier où les travailleurs sont plus sur le terrain que devant un ordinateur.

Faire de la transparence l’un des piliers de votre entreprise

Souvent mise de côté et considérée comme un sujet tabou, la transparence est désormais incontournable, en tout cas pour les organisations qui souhaitent rester au diapason des mœurs actuelles. Non contente de valoriser l’image de marque des entreprises, elle contribue également fortement à créer un cadre de travail humain et proactif, à motiver les employés qui se sentent plus impliqués et fournissent un meilleur travail. L’impact positif de la transparence sur les performances est donc sans appel. Celle-ci constitue désormais un véritable levier de croissance et un vecteur de succès pour les dirigeants qui choisissent de l’intégrer dans la culture de leur entreprise.