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Tout sur la méthode 5S

C’est connu : personne ne peut s’épanouir et performer dans un environnement désorganisé, désordonné et confus. C’est particulièrement vrai dans l’environnement de travail.

Entrent en jeu le Lean Manufacturing et la « méthode 5S ».

Originaire du Japon, la méthode 5S permet aux entreprises de créer des environnements de travail plus sûrs, mieux organisés et plus productifs grâce à la mise en place de cinq étapes clés — d’où le nom « 5S ».

Couramment utilisée dans l'industrie manufacturière, la méthodologie 5S est applicable à de nombreux autres secteurs et services. Pensez simplement aux processus administratifs : combien de temps pouvez-vous perdre en une semaine à chercher des informations ou des dossiers dans une structure trop encombrée ?

Dans cet article, nous vous aidons à y voir plus clair en vous présentant tout ce que vous devez savoir sur les 5S, notamment :

Allons-y sans plus attendre.

 

Origine de la méthode des 5S

La méthode 5S a vu le jour dans le cadre du système de production Toyota, un système de fabrication « Just-in-Time » (Juste à temps) axé sur l’élimination complète de tout gaspillage et la recherche des méthodes de travail les plus efficaces. À la base, ce type de fabrication vise à ne produire que les quantités requises, au moment où elles sont nécessaires.

Le système de production Toyota (TPS —Toyota Production System) est resté un secret bien gardé jusqu’au boom économique massif des années 1980. C’est à ce moment que les entreprises étrangères se sont intéressées à Toyota en se demandant comment le leader de la fabrication au Japon était capable de produire si rapidement autant de produits d’une qualité aussi élevée.

Cependant, ce n’est que quelques années plus tard que les cinq piliers du management visuel ont été conçus par Hiroyuki Hirano, un concept qui allait progressivement se transformer pour devenir la méthode 5S que nous connaissons aujourd’hui.

Dire que le système 5S a gagné en popularité au fil des ans serait un euphémisme. Aujourd’hui, la méthode 5S est globalement considérée comme l’un des éléments fondateurs du Lean Manufacturing (production industrielle allégée) et un incontournable des environnements de travail modernes.

À la base, le Lean Manufacturing implique l’utilisation de plusieurs outils, à savoir :

 

Quels sont les 5 S ?

À la base, les 5 S sont une approche d’organisation systématique de l’environnement de travail. Appartenant au Lean Manufacturing, les 5 S sont conçus pour améliorer l’efficacité de l’environnement de travail, éliminer tous les types de gaspillage et optimiser la productivité grâce au management visuel, également appelé gestion visuelle.

Comme vous l’avez sans doute deviné, le système 5S se décline en cinq grandes étapes. Chaque « S » désigne un mot japonais, qui a été traduit en français pour en faciliter la compréhension.

Infographie méthode Lean 5S

Les principes des 5 S :

  • Seiri — Supprimer
  • Seiton — Situer
  • Seiso — Faire scintiller
  • Seiketsu — Standardiser
  • Shitsuke — Suivi
  1. Supprimer : La première étape comprend un processus de tri de ce qui est nécessaire et de ce qui ne l’est pas dans l’environnement de travail. Si un élément n’est pas essentiel à vos procédures opérationnelles, ne le laissez pas prendre de la place ou créer de la confusion.

  2. Situer : Il s’agit du processus d’organisation de ce qui reste en rangeant et en identifiant soigneusement les pièces et les outils pour en faciliter l’utilisation. Voici une phrase qui résume cette étape : une place pour chaque chose et chaque chose à sa place.
  3. Faire scintiller : Ce processus implique de garder l’espace de travail propre. Seiso signifie nettoyer et inspecter régulièrement l’environnement de travail, y compris tous les outils, produits et machines.

  4. Standardiser : Cette section normalise les processus ci-dessus (tri, mise en ordre, et propreté). En substance, il s’agit d’établir des règles et de créer des normes visuelles.

  5. Suivi : Cela implique d'être rigoureux pour soutenir les nouvelles pratiques, par exemple en menant des audits pour maintenir la discipline tout au long du cycle. On vise une amélioration continue. Prenez donc l’habitude de toujours respecter les quatre premiers « S ».

Ces étapes s’enchaînent les unes aux autres. La séquence doit donc être suivie à la lettre :

  • Éliminer tous les éléments inutiles à l’étape 1 (Supprimer) permettra d’organiser les éléments à l’étape 2 (Situer).

  • Une fois le lieu de travail visuellement organisé, on fait un ménage complet pour éliminer toute saleté à l’étape 3 (Faire scintiller).

  • Ces modifications des tâches des employés et de leurs postes de travail doivent être adéquatement documentées et normalisées à l’étape 4 (Standardiser). Avec des normes visuelles claires, tout le monde est sur la même longueur d’onde.

  • Enfin, ces changements ne serviront pas à grand-chose si une discipline n’est pas instaurée et si les progrès ne sont pas suivis de manière cohérente, comme le dicte l’étape 5 (Suivi).

Avec de la discipline, une conscience aiguë des objectifs et une maîtrise de l’ensemble de l’environnement de travail, les employés continueront à appliquer toutes les étapes, en revenant à l’étape 1.

Le suivi structuré par le biais des Tournées de supervision active est un moyen efficace de réunir les conditions de réussite de la démarche d'amélioration continue.

 

Y a-t-il un sixième « S » dans la méthode 5S ?

Au cours des dernières années, un débat a eu lieu sur l’opportunité d’introduire un 6e « S », à savoir la sécurité.

Certains affirment que la sécurité fait partie intégrante des 5S. En revanche, d’autres sont sceptiques à ce sujet et jugent plutôt ténu le lien entre la sécurité et la méthode 5S.

Que vous mettiez en œuvre les 5 S ou les 6 S, la sécurité reste l’un des principaux axes de performance des entreprises d’aujourd’hui et devrait faire partie de tout programme d’excellence opérationnelle, Lean ou autre.

 

Quels sont les avantages des 5 S ?

Au fil du temps, la méthode 5S entraîne toute une série d’avantages, notamment :

  • Amélioration de la qualité du travail
  • Réduction des risques d'accidents/santé-sécurité renforcée
  • Amélioration du moral et de la mobilisation du personnel
  • Réduction des gaspillages
  • Productivité accrue
  • Amélioration de l’efficacité et réduction des pannes

Examinons chacun de ces points en profondeur :

 

1. Amélioration de la qualité du travail

Avec la mise en place des 5 S, un emplacement est prévu pour tout ce qui est nécessaire sur le lieu de travail. Chaque article est rangé à sa place, clairement identifiée.

On réduit ainsi les erreurs d’utilisation et de manipulation du matériel, ainsi que les gaspillages liés à l'attente, les mouvements inutiles et les transports selon le principe Lean « muda ».

Avec le bon matériel facile à trouver, la qualité du travail est améliorée.

 

2. Réduction des risques d'accidents/santé-sécurité renforcée

En désencombrant l’espace de travail, toutes sortes de conditions dangereuses et hasardeuses sont mises au jour.

Vous obtenez un aménagement ergonomique qui améliore les conditions de travail en évitant les mouvements dangereux à l’origine d’accidents du travail liés à des chutes, améliorant ainsi la santé-sécurité sur le lieu de travail.

 

3. Amélioration du moral et de la mobilisation du personnel

L’un des principaux objectifs des 5 S est de mettre en place une rigueur et des procédures appropriées sur le lieu de travail afin d’éviter un retour aux vieilles habitudes.

On élimine ainsi le plus possible les espaces de travail sombres, sales et désorganisés, reconnus pour nuire au moral et à la mobilisation des employés.

 

4. Réduction des gaspillages

Un lieu de travail clair et organisé, avec un étiquetage approprié, permet aux travailleurs de disposer des articles endommagés aux endroits prévus à cet effet. Cela réduit considérablement le nombre total d’outils, de produits et d’équipements égarés.

La gestion appropriée des équipements permet aussi de minimiser les dommages susceptibles d’être causés aux différentes pièces des produits au cours des procédés de production.

 

5. Productivité accrue

Comme nous l’avons mentionné, les 5 S permettent d’éliminer le gaspillage en matière de mouvements et de transports inutiles.

Ces gains conduisent à une amélioration continue de la productivité, du temps de fonctionnement et de la rentabilité globale.

 

6. Amélioration de l’efficacité et réduction des pannes

Grâce à une organisation efficace du lieu de travail, les employés et les managers ont une vision claire des équipements qu’ils utilisent, à quel moment et à quelle fréquence.

Ils peuvent donc stocker les articles les plus utilisés pour qu’ils soient accessibles, commander à l’avance les équipements manquants ou intégrer la maintenance prédictive pour prévenir les pannes de machines.

 

Étapes d'une démarche 5 S

5S-floor-markings

Dans cette section, nous verrons en détail les étapes nécessaires à la mise en œuvre des 5 S Lean. Nous les baserons sur les 5 S, afin qu’elles soient faciles à comprendre et à retenir.

 

1. Seiri — Supprimer (trier)

À l’étape Seiri, vous allez utiliser la méthode des étiquettes rouges, une stratégie éprouvée pour identifier les éléments potentiellement inutiles sur le lieu de travail, évaluer leur viabilité et en disposer de manière appropriée.

Pour commencer, posez-vous ces trois questions à propos de n’importe quel objet dans la zone de travail :

  • Cet élément est-il vraiment nécessaire ?
  • S’il est nécessaire, avez-vous besoin de cette quantité ?
  • Le cas échéant, doit-il être rangé ici ?

Une fois que vous avez obtenu des réponses définitives à ces questions, prenez des mesures en :

  • Apposant des étiquettes rouges pendant un certain temps pour voir s’ils sont nécessaires
  • Les mettant au rebut
  • Changeant leur emplacement
  • Les laissant au même endroit

 

2. Seiton — Situer (mettre en ordre)

Ici, vous devez tout faire pour que chaque élément soit à sa place et facilement accessible à tout utilisateur.

"Situer" consiste à trouver la meilleure place pour chaque objet que vous conservez sur le lieu de travail, en tenant compte de la fréquence d'utilisation et de l'espace nécessaire.

Exemple : pour un petit article que vous utiliserez très fréquemment, vous voulez l'avoir à portée de main.

 

3. Seiso — Faire scintiller (nettoyer)

Le troisième « S » signifie que le lieu de travail doit être sûr et sans risques pour la santé (produits chimiques renversés, poussière, etc.).

Vous pouvez mettre en œuvre cette étape en procédant comme suit :

  • Déterminer ce qui doit être nettoyé.

  • Diviser l’espace de travail en « zones de nettoyage », puis désigner des personnes chargées de ces espaces précis.

  • Spécifier les méthodes de nettoyage : qui, où, quand, comment et quoi.

  • Ranger adéquatement les outils de nettoyage, en les gardant dans des endroits où ils sont faciles d’accès, d’utilisation et de retour.

  • L’étape finale consiste à introduire une inspection de nettoyage concise, reproductible et bien pensée.

 

4. Seiketsu — Standardisation

Pour établir des normes visuelles claires au moment de la mise en œuvre de l’étape « Standardisation » :

  • Identifiez l’emplacement exact de chaque article, en utilisant les marquages au sol, les « shadow boards » et les étiquettes

  • Identifiez tous les articles et leur quantité nécessaire

 

5. Shitsuke — Suivi (maintenance)

Vous savez en quoi consiste cette étape : prendre l’habitude de respecter les procédures appropriées de travail, de sécurité et de santé.

Pour ce faire, vous devez :

  • Désigner une personne chargée de préserver les conditions nécessaires au maintien des 3 S initiaux à un niveau constant.

  • Intégrer un programme d’entretien quotidien pour éviter les contretemps évidents.

  • Vérifier régulièrement le niveau d’entretien des locaux.

N’hésitez pas à utiliser des slogans 5S, des bulletins d’information, des affiches ou des panneaux visuels. Mieux encore, envisagez un exercice de comparaison avec d’autres entreprises (ou services).

Cela vous permet de savoir ce que vous faites bien, où vous faites fausse route et ce que vous pouvez faire pour que la mise en œuvre des 5 S soit un succès durable.

 

Les principaux points à retenir

Derniers conseils pour un programme 5S durable dans l’environnement de travail :

1. Engagement à l’égard de l’excellence opérationnelle

Tous les efforts doivent être déployés pour maintenir les améliorations initiales et éviter la dégradation des normes. Les chefs d’équipe et les gestionnaires de proximité ont un rôle à jouer pour institutionnaliser les 5 S afin qu’ils deviennent un nouveau mode de vie accepté.

Ils peuvent y parvenir grâce à des tournées de supervision active fréquentes, soutenues par un bon système de gestion quotidienne (DMS) comme UTrakk.

 

2. Support de la haute direction

L’engagement restera superficiel si la haute direction ne soutient pas le programme dans son intégralité. À ce titre, la direction générale doit avoir une compréhension claire des avantages de la méthode 5S et les aligner à la stratégie opérationnelle sous-jacente.

C’est la seule façon d’obtenir un succès durable avec les 5 S comme outil de Lean Manufacturing.

 

3. Mesure de performance et reconnaissance

Le troisième et dernier conseil consiste à mesurer de manière indépendante les performances des 5 S dans chaque zone de travail. Idéalement, il s’agit d’instaurer un système honnête et équitable pour récompenser les équipes qui mettent en place une stratégie 5S réussie.

Évaluer la performance des outils de Lean Manufacturing tels que les 5 S n’est pas une sinécure, mais il est possible de le faire à l’aide de listes de contrôle, de tournées de supervision active et de feuilles de pointage.

Une fois que vous avez les résultats de l’audit, affichez-les dans les aires communes pour créer une atmosphère favorable à l’épanouissement et à la satisfaction des travailleurs.

Au final, vous obtenez une équipe prête à s’améliorer en permanence, tout en dépassant les normes et procédures 5S établies.

 

Prêts à mettre en œuvre le concept des 5 S dans votre organisation ?

Qui a dit que l'application de la méthode 5S devait être une démarche chronophage, laborieuse et coûteuse en énergie ? Chez Proaction International, nous pensons autrement, et nous souhaitons vous aider à élaborer une stratégie des 5 S résolument tournée vers l’atteinte de l’excellence opérationnelle.

Nos experts du Lean Manufacturing sont là pour cela. Et rien ne nous rend plus heureux que de vous voir dépasser la concurrence avec un plan d’action clair soutenu par des outils très efficaces, des processus de gestion de pointe, des systèmes de communication robustes et une culture d’amélioration continue.

Transformer le comportement humain grâce au coaching afin d'assurer la mise en œuvre réussie de méthodologies qui améliorent durablement les performances, telles que 5S Lean, c'est notre spécialité.

 

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Équipe Proaction International
Sujets: Excellence opérationnelle