Qu’est-ce qu’un tableau de bord opérationnel ?
La différence entre tableau de bord opérationnel, analytique et stratégique
Un tableau de bord est une interface visuelle qui regroupe et présente les indicateurs clés de performance industrielle (KPI) spécifiques à une entreprise.
Le tableau de bord opérationnel se concentre sur les activités quotidiennes et la gestion opérationnelle. Les KPI de ce type de tableau sont donc souvent liés à l'efficacité des processus, la production, la qualité et d'autres aspects opérationnels cruciaux. Il offre une vue en temps réel des processus internes, et aide ainsi les responsables à prendre des décisions rapides et éclairées pour optimiser les opérations. Son principal objectif est de permettre une gestion proactive des tâches courantes.
Les tableaux de bord opérationnels se distinguent des tableaux de bord analytiques et des tableaux de bord stratégiques :
- Tableau de bord analytique : Il est axé sur une évaluation approfondie des données, et vise à identifier les tendances, les modèles, les opportunités. Il est plus stratégique que le tableau de bord opérationnel, mettant l'accent sur la compréhension des facteurs sous-jacents aux performances passées et actuelles.
- Tableau de bord stratégique : Il est aligné sur les objectifs à long terme de l'entreprise, et se concentre sur les indicateurs qui influencent la réalisation des objectifs stratégiques. Il offre une vue d'ensemble de la performance globale de l'entreprise, guidant les décisions à long terme.
Exemple de tableau de bord opérationnel dans l'industrie manufacturière
Prenons l’exemple d’un tableau de bord opérationnel portant sur le suivi de la production en temps réel.
Indicateurs clés de performance sélectionnés :
- Taux de rendement global (TRG)
- Temps de cycle de production
- Taux de déchets/rebuts
- Disponibilité des machines
Visualisations des indicateurs sur le tableau de bord :
- Graphique en barres du TRG par ligne de production
- Diagramme circulaire illustrant la répartition des temps de cycle
- Graphique de tendance du taux de déchets au fil du temps
- Diagramme en bâtons montrant la disponibilité des machines par quart de travail
Objectifs opérationnels choisis :
- Maintenir un TRG supérieur à 90%
- Réduire le temps de cycle moyen de 15% d'ici la fin de l'année
- Ramener le taux de déchets en dessous de 5%
- Assurer une disponibilité des machines de 95% ou plus
Dans ce cas de figure, le tableau de bord opérationnel permet aux responsables de la production de surveiller en temps réel les performances des lignes de production, d'identifier les goulots d'étranglement potentiels, et de prendre des mesures correctives immédiates pour optimiser l'efficacité opérationnelle.
Quels sont les avantages des tableaux de bord opérationnels ?
Encourager une gestion proactive
Les tableaux de bord opérationnels fournissent aux responsables de la production une base solide pour une gestion proactive en offrant une visibilité continue sur les performances opérationnelles, en identifiant rapidement les problèmes potentiels, et en permettant des ajustements rapides pour optimiser les résultats.
Ils aident ainsi les entreprises à rester agiles, à anticiper les défis et à maximiser leur efficacité opérationnelle.
Permettre une visibilité sur les indicateurs clés de performance en temps réel
Grâce aux tableaux de bord opérationnels, les responsables de la production peuvent voir immédiatement chaque indicateur et surveiller en temps réel les métriques cruciales comme la productivité, la qualité, les coûts et les délais. Ainsi, chaque équipe concernée est constamment informée des performances du moment, ce qui facilite la réactivité.
Soutenir la prise de décision
En regroupant les données opérationnelles essentielles sous la forme de visualisations claires et compréhensibles, les tableaux de bord opérationnels aident les décideurs à évaluer rapidement la situation, à identifier les domaines nécessitant une intervention, et à choisir les actions appropriées. Un atout majeur dans un environnement manufacturier où les retards de décision peuvent avoir un impact direct sur la productivité.
Stimuler l'amélioration continue
En identifiant les inefficacités et les opportunités d'optimisation des processus, les fabricants peuvent mettre en œuvre des changements proactifs pour accroître l'efficacité opérationnelle. Cette approche itérative favorise une culture d'amélioration continue au sein de l'organisation, conduisant à des processus plus performants et compétitifs.
Accroître la responsabilisation à tous les niveaux hiérarchiques
En rendant les performances visibles et accessibles à tous les niveaux de l'entreprise, les tableaux de bord opérationnels favorisent la responsabilisation, la motivation et la mobilisation de tous les membres de l’équipe. Ces derniers comprennent mieux l'impact de leur travail sur les objectifs globaux, et sont plus conscients de la contribution qu’ils apportent à la réussite opérationnelle.
Faciliter l'identification et la résolution proactive des problèmes
Les tableaux de bord opérationnels permettent une identification proactive des problèmes avant qu'ils ne deviennent critiques. En surveillant de près les KPI, les équipes peuvent anticiper les obstacles potentiels, prendre des mesures correctives à un stade précoce et minimiser l'impact sur la production. Cela réduit les temps d'arrêt et améliore la stabilité opérationnelle.
Favoriser l'alignement stratégique
Les tableaux de bord opérationnels peuvent être alignés avec les objectifs stratégiques de l'entreprise. En mettant en évidence les KPI pertinents, ces tableaux de bord assurent que les activités opérationnelles sont en phase avec les priorités stratégiques à long terme. Cela garantit une convergence entre les objectifs opérationnels et les objectifs globaux de l'entreprise.
Réaliser des économies
En intervenant immédiatement sur les inefficacités et les problèmes, les entreprises peuvent éviter des coûts supplémentaires liés aux retards de production, aux rebuts et aux temps d'arrêt non planifiés. Cela contribue à une utilisation plus efficace des ressources et à la préservation des marges bénéficiaires.
Étapes à suivre pour créer un tableau de bord opérationnel éclairant
La création d’un tableau de bord opérationnel s’inscrit dans une démarche structurée comprenant plusieurs étapes distinctes:
1. Définir les objectifs et les résultats à atteindre
La première chose à faire est de définir clairement les objectifs et les résultats spécifiques que vous souhaitez atteindre avec le tableau de bord opérationnel. Ces objectifs peuvent inclure l'amélioration de la productivité, la réduction des coûts, l'optimisation des processus, etc.
Une compréhension claire des objectifs orientera le choix des indicateurs clés de performance pertinents.
2. Identifier les indicateurs clés de performance
C’est maintenant le moment de déterminer les indicateurs clés les plus pertinents pour mesurer l’efficacité par rapport aux objectifs que vous avez définis. Assurez-vous que les KPI choisis sont mesurables, et représentatifs de la performance opérationnelle.
3. Sélectionner vos sources de données
Identifiez et intégrez les sources de données nécessaires pour la mesure des KPI sélectionnés. Les données peuvent provenir de divers systèmes tels que les logiciels de gestion d'entreprise (ERP), les bases de données, les fichiers Excel, etc.
Assurez-vous que les données sont fiables, précises, actualisées en temps réel, et pertinentes pour vos objectifs opérationnels.
4. Choisir un outil de création de tableau de bord adapté à vos besoins
Sélectionnez un outil de création de tableau de bord adapté aux besoins de votre organisation. Le support choisi doit répondre à vos exigences, faciliter la création et la mise à jour du tableau de bord, proposer des options de personnalisation, et être compatible avec vos sources de données.
Les tableaux de bord UTrakk offrent un suivi des plans d’action en temps réel. Ils permettent d'analyser les variances des différents axes de performance et de prioriser les actions à entreprendre :
- Complétion des rituels : Vérifier que les managers effectuent correctement leurs tournées de terrain.
- Actions par responsable : Visualiser la charge de travail pour chaque responsable.
- Qualité des rituels : Suivre quotidiennement la qualité de gestion des managers.
- Analyser les postes : Analyser les écarts relevés par les managers.
5. Créer votre présentation visuelle
Chaque information donnée doit être la plus claire et intuitive possible afin que toutes les personnes concernées puissent comprendre facilement de quoi il s’agit.
Utilisez des graphiques, des diagrammes, des tableaux, des camemberts et autres éléments visuels pour rendre les données compréhensibles en un simple coup d'œil.
Assurez-vous également que la disposition est logique et que l'information est présentée de manière à faciliter la prise de décision.
6. Surveiller les données et optimiser
Mettez en place un processus de surveillance continue. Analysez régulièrement les données pour vous assurer que les KPI sont alignés sur les objectifs, et ajustez le tableau de bord en fonction de l'évolution des besoins.
Soyez prêt à optimiser la présentation visuelle, les KPI, ou les sources de données en fonction des retours d’expérience utilisateurs et des évolutions opérationnelles.
Attention, le tableau de bord doit s’adapter au contexte de l’organisation ainsi qu’à son environnement (marché, concurrence, tendances, etc.).
Mise en place d’un tableau de bord opérationnel avec UTrakk
Le module Tableaux de bord du système de gestion quotidienne (DMS) UTrakk offre de puissantes fonctionnalités vous permettant de créer facilement des tableaux de bord hautement personnalisés, structurés selon vos axes de performance (sécurité, qualité, service client, productivité, capital humain, etc.) ou vos indicateurs clés pertinents pour les différents départements, processus, équipes et niveaux hiérarchiques de votre organisation.
Avec le logiciel d'amélioration continue UTrakk, vous pouvez ajouter manuellement vos données et/ou les intégrer automatiquement, en connectant des logiciels externes de données OEE, notamment. Les managers obtiennent ainsi une vue complète de tous les indicateurs clés de performance, à partir d’une seule plateforme robuste et mise à jour en temps réel.
Nouveau : UTrakk vous permet d’intégrer un tableau de bord à vos rituels. Vous pouvez ainsi suivre vos données et piloter la performance pendant vos réunions et tournées de supervision, à partir du module Rituels.
De multiples options de présentation vous permettent de visualiser tous les types de données de façon optimale. Le DMS prend en charge les diagrammes les plus courants, à savoir les diagrammes à barres, les diagrammes à colonnes, les courbes, les graphiques circulaires, les listes (sous forme de tableau) et les indicateurs (qui présentent une seule donnée), mais aussi les diagrammes spécialisés, tels que la croix de sécurité. Des thèmes de couleur peuvent être appliqués aux diagrammes, facilitant la lecture et la distinction des informations affichées.
Les tableaux de bord de UTrakk comprennent également des filtres interactifs offrant aux managers toutes les informations disponibles pour une donnée. Ceux-ci obtiennent donc des vues très précises des données, selon les paramètres désirés – étiquette, cause d’écart, responsable, département, priorité et plus. Ainsi, vous pouvez suivre, analyser et comparer vos résultats avec une très grande précision et rapidement intervenir sur les secteurs problématiques pour corriger les écarts.
Boostez vos performances managériales et organisationnelles avec les tableaux de bord opérationnels de UTrakk
« What gets measured, gets improved [Ce qui est mesuré est amélioré]. » L’expert en management Peter Druker veut dire par là qu’il est essentiel de mesurer pour améliorer la performance.
Ainsi, les tableaux de bord sont essentiels pour les fabricants souhaitant maximiser leur efficacité opérationnelle, rester compétitifs, réactifs et axés sur la qualité. Ce sont des instruments précieux qui offrent à la fois une vision précise du présent et une orientation solide vers un futur prospère.
En utilisant les tableaux de bord intégrés dans UTrakk, ils peuvent mesurer, analyser et améliorer les activités quotidiennes, prendre de meilleures décisions, ouvrant ainsi la voie à une performance accrue pour les managers comme pour l’ensemble de l’organisation.
