Pourquoi devriez-vous bien outiller les managers de proximité ?
Le leadership ne consiste pas à diriger ; il s’agit de prendre soin de ceux dont vous avez la charge. - Simon Sinek
Dans une étude de la Harvard Business Review, 77 % des dirigeants conviennent que les managers de première ligne jouent un rôle essentiel dans la réalisation de leurs objectifs organisationnels.
En tant que dirigeants, vous avez un intérêt direct dans le développement et l'outillage efficace de vos managers de proximité. En leur fournissant les ressources, les formations, le coaching et les outils appropriés, vous vous assurez que vos gestionnaires seront en mesure de diriger leurs équipes vers le succès.
Voici quelques raisons qui devraient vous convaincre de repenser votre politique managériale pour la mettre au profit des managers de première ligne :
Amélioration de la performance globale
Des managers de proximité bien outillés sont mieux préparés pour gérer les enjeux opérationnels et favoriser une culture de performance élevée au sein de leur équipe.
À titre d’exemple, chez Proaction International, nous avons constaté un amélioration de 10 à 15% de la performance, voire de 25% dans certains cas, grâce au coaching de leaders et à l’utilisation de la plateforme UTrakk :
- 26,6 % d’augmentation de la productivité à l’usine PH Tech de Lévis, QC, Canada.
- 19% d’augmentation de la productivité pour la Boulangerie St-Méthode, QC, Canada.
Mobilisation des employés
Des employés motivés et mobilisés sont des employés fidèles.
De bons managers de proximité améliorent la qualité de vie des collaborateurs. Ils contribuent à retenir les talents dans l’entreprise, donc à réduire la rotation du personnel, en répondant à leurs besoins et en créant un environnement de travail favorable.
Selon une étude Workday :
- 79 % des travailleurs de première ligne qui ressentent un sentiment d'appartenance au travail n'ont pas l'intention de quitter leur employeur.
- 80 % des travailleurs qui déclarent que leur manager les comprend et les soutient régulièrement indiquent qu'ils sont heureux dans leur travail et n'ont pas l'intention de le quitter.
Meilleure communication interne
Les managers de proximité sont des canaux de communication essentiels entre le top management et les employés. Ils permettent ainsi de :
- Relayer les informations de manière précise et opportune.
- Transmettre la vision de la direction aux travailleurs.
- Faire remonter les problématiques du plancher vers la direction.
Adaptation aux changements
Des managers de proximité bien outillés sont plus aptes à gérer les transitions, les crises et les transformations de l’entreprise.
Comment améliorer le management de proximité
Des milliards de dollars sont dépensés chaque année pour le développement des managers. Pourtant, Gallup constate que seul un manager sur trois est d'accord pour dire qu'il a eu l'occasion d'apprendre et de se développer au cours de l'année écoulée. - Gallup, It's the Manager
Dirigeants, vous avez le pouvoir d’optimiser le management de proximité, d’en faire un véritable levier pour votre organisation!
Voici 5 actions que vous pouvez entreprendre afin d’outiller correctement vos gestionnaires de première ligne :
1. Investir dans la formation et le coaching
Investir dans la formation et le coaching est l’un des meilleurs moyens pour aider vos managers de proximité à adopter les meilleurs comportements de gestion au quotidien.
La formation
La formation des managers de proximité est un outil essentiel pour les aider à réussir dans leur rôle. Vous pouvez prendre plusieurs mesures pour garantir que cette formation soit efficace :
- Faites le point sur les besoins de formation, soit les compétences spécifiques dont les managers de proximité ont besoin pour exceller dans leur rôle (leadership, gestion du temps, communication, résolution de conflits, etc.).
- Offrez des programmes de formation adaptés aux besoins individuels de chaque gestionnaire.
- Encouragez la formation continue via la mise en place de programmes de développement à long terme, ainsi que la participation à des ateliers, des séminaires et des cours en ligne pertinents.
- Mesurez l'impact de la formation en évaluant la performance des managers de proximité avant et après la formation. Utilisez ces données pour ajuster les programmes en conséquence.
Le coaching
Le coaching est un atout majeur qui complète la formation et prépare vos managers de proximité à relever les défis complexes de leur rôle. Il offre un accompagnement personnalisé favorisant le développement des compétences, l'amélioration de la performance et la création d'un management solide.
L’influence du coaching sur le ROI des différentes industries en chiffres :
- Industrie lourde : 6:1
- Logistique et approvisionnement : 4:1
- Industrie manufacturière : 3,4:1
De plus, en faisant du coaching une pratique courante dans votre organisation, vous pouvez créer une culture de développement du leadership. Les managers de proximité peuvent alors devenir des mentors à leur tour, transmettant les compétences acquises à leurs équipes.
Pour que le coaching soit efficace :
- Identifiez les besoins individuels de chaque gestionnaire afin de pouvoir personnaliser le coaching (évaluations de compétences, feedback des employés, discussions individuelles, etc.).
- Choisissez des coachs qui ont de l'expérience dans le développement du leadership et de la gestion de proximité.
- Avant de commencer le coaching, établissez des objectifs clairs et mesurables, alignés sur les besoins individuels du gestionnaire et sur les objectifs globaux de l'organisation.
- Offrez un soutien continu en mettant en place des séances de coaching régulières (mensuelles ou trimestrielles selon les besoins). De cette façon, les managers de proximité pourront travailler sur leurs compétences de manière progressive et apporter des ajustements en cours de route.
- Mesurez leur évolution en utilisant des indicateurs spécifiques selon les objectifs définis, afin de vérifier que le coaching est efficace.
2. Mettre en place le travail standard du leader (LSW)
Le travail standard du leader est un ensemble de routines et de pratiques structurées que les dirigeants de tous niveaux exécutent de manière récurrente et cohérente.
Le fait de standardiser les tâches et les pratiques de gestion quotidiennes de vos managers de proximité leur permettra de mobiliser et responsabiliser les équipes, de créer un espace de travail stable et productif, de faciliter les interactions entre les différents niveaux de l’entreprise.
C’est donc un excellent moyen d’instaurer un leadership plus cohérent, plus solide et efficace.
3. Faciliter la communication et la collaboration
Le dialogue et la collaboration doivent pouvoir être fluides à tous les niveaux (employés, gestionnaires de première ligne et direction).
- Collaboration : Encouragez le partage d’informations, d’idées, d'expériences et des meilleures pratiques entre les différents départements.
- Clarté : Soyez clairs avec vos managers sur ce que vous attendez d’eux (rôle, responsabilités) et de leur équipe (objectif) afin que tout le monde soit parfaitement aligné.
- Écoute et bienveillance : Cultivez l’empathie, l’écoute active et la communication bienveillante afin que managers et employés se sentent pris en compte. N’hésitez pas à solliciter leur retour via des enquêtes ou des questionnaires ponctuels par exemple.
- Feedback honnête : Le feedback constructif est un excellent moyen d’aider les managers de proximité à s'améliorer et à répondre aux problématiques de leurs équipes. Des commentaires réguliers peuvent être fournis par le biais de sondages anonymes ou de réunions individuelles.
- Transparence : Encouragez la transparence, l’honnêteté et l’ouverture dans les échanges entre vous et vos managers, mais aussi entre managers et employés. Cela permet de bâtir la confiance entre tous les niveaux de l’organigramme et assure l’alignement dans l’ensemble de la compagnie.
4. Favoriser l’autonomie
Vous devez être capable de déléguer, de laisser vos managers prendre eux-mêmes des décisions et assumer pleinement leurs responsabilités. Cela ne signifie pas les laisser se débrouiller seuls, mais plutôt leur laisser la place de jouer leur rôle tout en leur apportant le soutien et les ressources dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs :
- Laissez-leur la possibilité d’être créatifs et de trouver des solutions, d’exprimer leur opinion même si elle diffère de la vôtre.
- Créez un lien de confiance avec vos managers. Vous devez être capable de les soutenir et de les conseiller quand ils en ont besoin.
Selon Workplace, « 80 % des travailleurs de première ligne pensent que l'expérience de leurs employés sera dictée par la qualité de la technologie de leur lieu de travail, et 52 % ont déclaré qu'ils changeraient d'emploi s'ils avaient accès à de meilleurs outils et technologies. »
- Donnez à vos managers les outils dont ils ont besoin pour être performants et opérationnels, notamment des technologies adaptées aux managers de proximité et employés de terrain (logiciels de planification, logiciels d’analyse de données, plateformes de collaboration et de communication, matériel spécifique, etc.). À titre d’exemple, le système de gestion quotidienne UTrakk de Proaction international est justement pensé pour accompagner les managers dans chacune de leurs actions quotidiennes.
5. Utiliser le management visuel
Le management visuel est un outil puissant servant aussi bien pour le top management que pour les managers de proximité. Il consiste à utiliser des éléments visuels intuitifs (tableaux de bord, graphiques, diagrammes, cartes, etc.) pour organiser et communiquer les informations clés sur le lieu de travail. En bref, un seul coup d'œil suffit. Il peut s’agir d’informations en tout genre, mais il est particulièrement utilisé pour afficher des performances, des objectifs, des normes, etc.
Le management visuel a plusieurs fonctions :
- Partager l’information.
- Rendre plus compréhensibles des données complexes et des processus.
- Aider à la mise en place et à la diffusion de normes de travail.
- Signaler et résoudre des problèmes.
Il permet notamment de responsabiliser les membres de l’équipe, de faciliter le travail en rendant les tâches à effectuer plus claires et simples, d’optimiser les processus, de réduire les gaspillages, et d’améliorer la gestion des stocks.
Voici quelques exemples types de management visuel :
Les tableaux de bord et KPIs (Key Performance Indicators)
Ces indicateurs clés de performance peuvent inclure des métriques financières telles que le chiffre d'affaires, la marge bénéficiaire, ou des métriques opérationnelles telles que le taux de rotation des stocks, le taux de satisfaction client, etc. Les tableaux de bord fournissent une vue instantanée de la performance de l’entreprise.
La méthode 5S
Cette approche tirée du Lean manufacturing et originaire du Japon consiste à optimiser l’environnement de travail, éliminer tous les types de gaspillage, se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée, et maximiser la productivité.
La méthode 5S comprend 5 étapes distinctes organisées en séquence, donc se suivant les unes des autres : Supprimer (Seiri), Situer (Seiton), Faire scintiller (Seiso), Standardiser (Seiketsu), et Suivi (Shitsuke).
Les marquages
Majoritairement utilisés dans les organisations appartenant au domaine manufacturier, les marquages sont effectués de différentes façons sur diverses surfaces (sols, murs, machines, etc.).
Pour le manager, ces signaux sont d’une grande aide car ils facilitent l’onboarding des nouveaux employés, ils permettent de maintenir la propreté du site, de réduire les accidents, et de communiquer des informations essentielles à son équipe (actions spécifiques à entreprendre, emplacement d’un article, etc.).
Le Kanban
Il s’agit d’un signal visuel ou d’un panneau d'affichage servant à visualiser qui contrôle le flux des produits à l’intérieur et à l’extérieur de l’usine. Le signal ou le panneau est placé dans un endroit bien visible qui indique, à l’aide de cartes Kanban, quand le stock doit être renouvelé.
Investir dans vos managers de proximité, c’est investir dans le succès de votre entreprise
Si vous donnez à chaque membre de l'équipe de votre entreprise un excellent manager - un excellent coach - qui se préoccupe de son développement et de sa croissance, vous avez réussi à mettre en place une organisation au potentiel illimité. - Gallup, It’s the Manager
Les managers de proximité forment un pont solide entre la vision stratégique et la mise en œuvre opérationnelle, entre la haute direction et les employés de terrain. Ils agissent directement sur la mobilisation et la productivité des équipes, ils contribuent à instaurer un environnement positif et optimal. Leur force influence donc tous les niveaux de l’organisation et contribue à son succès sur le long terme.
En tant que dirigeants, outiller correctement vos gestionnaires de première ligne et investir dans leur développement est une priorité. Vous misez sur les compétences humaines, sur les talents présents au sein de votre organisation en créant une force de travail hautement performante. Vous instaurez une culture organisationnelle durable, alignée sur les objectifs stratégiques, stimulante pour l'ensemble de l’entreprise et de ses employés.
Bien plus qu’une simple résolution, c’est un partenariat entre vous et vos managers de proximité, une alliance précieuse permettant de relever efficacement les défis et d’assurer une croissance continue.
FAQ sur comment outiller vos managers de proximité
