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PH Tech augmente sa capacité de production en améliorant la productivité de ses équipes

En période de forte demande pour les produits de construction comme les portes et fenêtres, l’usine PH Tech de Lévis a choisi de miser sur l’excellence opérationnelle pour augmenter sa capacité à livrer des produits de qualité dans des délais raisonnables.

Spécialisée dans la conception et l’extrusion de fenêtres, de portes patio et de pièces en PVC à haute performance, l’entreprise a connu une croissance rapide de l’ordre de 20 % à 30 % pendant plusieurs années consécutives pour répondre à la demande croissante.

Après avoir investi pour se doter de plus d’espace d’entreposage, la direction de l’usine PH Tech de Lévis a constaté qu’il lui fallait optimiser ses processus ainsi que la gestion de sa chaîne de valeur pour atteindre le niveau de performance escompté.

Elle a donc fait appel à Proaction International pour accompagner ses équipes dans une substantielle amélioration de leur productivité, supportée et pérennisée par une culture de coaching ainsi que l’application de management UTrakk.

 

Développer une culture de performance humaine et durable

Pour Normand Roberge, directeur des opérations, il était important de s’assurer que ses équipes comprennent que la démarche leur serait personnellement bénéfique et que, cette fois-ci, les résultats seraient durables.

Ayant expérimenté plusieurs démarches d’amélioration de la performance au cours de sa carrière, M. Roberge connaissait l’approche de Proaction International et avait confiance en l’analyse approfondie de la situation offerte par l’équipe. Pour le directeur des opérations, c’est le souci de pérennisation des gains qui fait toute la différence dans l’approche de ce partenaire qui mise sur la transformation des comportements.

« La grosse différence, c’est l’accompagnement, le coaching. On reste quand ça va mal, on adresse les choses  et - chose que je n’ai pas vue ailleurs - avec les Proacteurs, on met en place les conditions gagnantes pour une pérennité. » Normand Roberge, directeur des opérations

 

L’excellence opérationnelle sur toute la ligne

Bien que les symptômes se manifestaient principalement à l’expédition, la productivité de l’usine devait être considérée dans son ensemble pour identifier les optimisations possibles et renforcer la collaboration globale.

En analysant les opérations, il est apparu que si les commandes n’étaient pas livrées aussi efficacement qu’espéré, ce n’était pas qu’elles attendaient dans l’entrepôt, mais qu’elles n’y arrivaient pas régulièrement. Différents enjeux ont alors été découverts à l’extrusion, la transformation, la peinture, etc.

Ainsi, le réel objectif s’est plutôt avéré de coordonner l’ensemble de la production et de l’expédition pour la livraison aux clients. Le projet, d’abord spécifique à la livraison, s’est donc étendu à l’ensemble des départements.

 

S’outiller pour mieux collaborer

Pour optimiser l’ensemble de la chaîne de valeur, les départements devaient apprendre à se voir comme les maillons d’une même chaîne et les managers, développer une agilité pour piloter la performance en collaboration.

 

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La supervision active améliorée

La mise en place de tournées de supervision active supportées par l’application UTrakk a grandement contribué à ouvrir les canaux de communication avec  les équipes, mais aussi à solidifier les managers de terrain dans leur rôle.

Aux mêmes moments, plusieurs fois par jour, les superviseurs interagissent avec chaque membre de leurs équipes pour s’assurer que les directives  sont bien comprises et suivies, et qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin pour performer.

Avec des listes de vérification préétablies pour chaque poste de travail, les managers de proximité savent exactement quelles questions poser en lien avec la productivité, la santé-sécurité et la qualité, saisissent les informations de suivi en temps réel et sont à même de remonter les enjeux plus rapidement, photo ou vidéo à l’appui. Une précieuse économie de temps pour mieux supporter leurs équipes.

« En augmentant le niveau de suivi et de communication, UTrakk permet de sauver un temps fou. On peut alors se concentrer sur la supervision active et passer en mode solution et amélioration continue. » - Maxime Perron-Hébert, PH Tech

 

Passer immédiatement en mode résolution

De plus, avec l’application UTrakk, les managers peuvent créer des actions et les assigner à des responsables avec des délais de résolution. Chez PH Tech, ce sont tous les niveaux de gestion, des superviseurs à la directrice générale, qui collaborent aujourd’hui de façon plus efficace pour résoudre les enjeux qui menacent la performance de l’organisation.

Au-delà d’un temps de réaction accéléré, l’outil permet aux managers de suivre facilement l’évolution des actions qu’ils ont créées pour veiller à la résolution des problèmes ou s’assurer que les opportunités identifiées sont saisies et menées à bien.

« Si quelque chose ne fonctionne pas quand on fait notre tournée de supervision active, on le note immédiatement dans UTrakk, on crée une action et l'attribue à la personne responsable en temps réel. En 48 ou 72 heures, on a une réponse et c'est facile à suivre. » - Langis Michaud, PH Tech

 

Des indicateurs de performance qui parlent à tous les niveaux

Pour la directrice des finances, l’ajout d’indicateurs de performance directement liés aux comportements de gestion et à l’excellence opérationnelle qui peuvent être suivis directement dans l’application rend les choses beaucoup plus concrètes en termes de progression.

C’est dur d’améliorer ce qu’on ne mesure pas, ou qu’on ne mesure pas d’une façon qui nous parle et nous permet de passer à l’action quand on voit le résultat. On a travaillé très fort pour se doter d’indicateurs qui parlent, et ce, à tous les niveaux, de l’expédition à la transformation, en passant par la peinture… Semaine après semaine, on peut maintenant voir dans les états financiers l’impact des efforts mis sur le terrain. — Claudia Lapointe, Directrice des finances, PH Tech.

 

Et les résultats sont au rendez-vous à l’usine PH Tech de Lévis

Depuis la démarche et l’implantation de l’outil UTrakk, le site a constaté une amélioration considérable de la capacité de production, de la prestation de travail normale et du temps de cycle à la peinture.

En termes chiffrés, on rapporte :

  • 26,6 % d’augmentation de la productivité
  • 2 % d’économie de main-d’œuvre
  • Un ratio opérateur/machine passé de 2,2 à 1,52

C’est incroyable de voir l’engagement, la responsabilisation de nos superviseurs à montrer et à être fiers de ces beaux chiffres-là tous les jours. Et quand il y a quelque chose, ils expliquent le pourquoi. On n’est pas en mode excuses, on est vraiment en mode solution et c’est véritablement génial. — Claudia Lapointe, directrice des finances, PH Tech.

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D’un point de vue plus stratégique, la direction rapporte notamment une responsabilisation accrue de ses équipes à tous les niveaux, un meilleur alignement des équipes et du management sur les méthodes et les objectifs, ainsi qu’une réduction du nombre de réunion, lesquelles ont nettement gagné en efficacité.

Les managers sont aujourd’hui plus polyvalents d’un secteur à l’autre et d’une usine à l’autre, permettant ainsi une agilité accrue, et la direction est heureuse de constater une augmentation globale de la mobilisation de ses équipes et de leur fierté.

 

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