Qu’est-ce que l’amélioration continue?
L’amélioration continue provient du terme japonais « kaizen » (« changement positif ») désigne une approche progressive visant à identifier, analyser et mettre en œuvre des changements et des améliorations régulières sur le lieu de travail.
C'est un processus continu qui favorise l'investissement de tous les acteurs de l’organisation, et encourage la recherche constante de meilleures pratiques, d'efficacité accrue, de qualité supérieure et d'innovation. Elle tend à créer une culture d’entreprise axée sur l'apprentissage, l'adaptation et la progression pour atteindre des niveaux de performance supérieurs.
Lean et amélioration continue : quelle différence ?
Le Lean et l'amélioration continue sont liés. Le Lean est une approche globale de gestion qui vise à éliminer les gaspillages, à améliorer l'efficacité des processus et à maximiser la valeur pour le client.
Le Lean donne les principes et les valeurs directrices, tandis que l'amélioration continue fournit le cadre et les méthodes pour appliquer le Lean. Ensemble, ils permettent de cultiver l'apprentissage, la collaboration et l'innovation au sein de l'entreprise, ouvrant ainsi la voie à une amélioration constante et durable des performances.
Les avantages de l’amélioration continue pour l’entreprise
L'amélioration continue présente de nombreux avantages pour une entreprise. Voici les principaux :
Augmentation de l’efficacité opérationnelle
L'amélioration continue permet d'optimiser les processus et les opérations. En identifiant et en éliminant les dysfonctionnements, les goulots d'étranglement et les gaspillages, l'entreprise peut améliorer sa productivité, réduire ses coûts et augmenter son efficacité globale.
Qualité améliorée
En adoptant cette approche, l'organisation peut se concentrer sur l'amélioration de la qualité de ses produits/services. Cette hausse de la qualité va permettre de mieux satisfaire la clientèle, de la fidéliser, mais aussi d’impacter positivement la réputation de l’entreprise.
Innovation et adaptation accrues
L'amélioration continue encourage l'innovation ainsi que la gestion des changements et des moments de transition. En incitant les employés à faire des suggestions d'amélioration, l'entreprise favorise un environnement propice à la nouveauté.
De plus, en identifiant et en s'adaptant plus facilement aux changements du marché (tendances, technologies, demandes, etc.), l'organisation peut rester compétitive et préparer sa croissance future.
Meilleure mobilisation des employés
Lorsque les employés sont impliqués dans la recherche de solutions et sont encouragés à partager leurs idées, ils se sentent valorisés et investis dans la réussite de l'entreprise. Cela entraîne une plus grande motivation, une meilleure satisfaction au travail, ainsi qu’une meilleure rétention des talents.
Avantage concurrentiel
Une entreprise qui met en place une culture d'amélioration continue bénéficie d'un avantage concurrentiel significatif. En recherchant toujours des améliorations, elle peut se différencier de ses concurrents en offrant des produits/services de meilleure qualité, plus efficaces et mieux adaptés aux besoins des clients.
Réduction des risques
L'amélioration continue permet de détecter et de résoudre rapidement les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent trop importants. Cela permet de réduire les risques concernant les opérations, les finances ou la réputation de l’entreprise.
En somme, l'amélioration continue est une approche essentielle pour les organisations qui souhaitent prospérer et s'adapter dans un environnement en constante évolution.
Les principales méthodes d’amélioration continue
Le Kaizen
Cette philosophie japonaise met l'accent sur l'amélioration continue à tous les niveaux de l'organisation. Elle encourage les petits changements progressifs et l'implication de tous les employés dans l'identification et la mise en œuvre des propositions d'améliorations. Le Kaizen favorise l'apprentissage, la collaboration et l'innovation.
En gestion, se trouver face à un problème n'est pas considéré comme un échec. Au contraire ! Il s'agit plutôt d'une occasion d'amélioration. Dans cette optique, prendre conscience d'un enjeu et trouver sa solution devient un apprentissage, et cela crée de la valeur pour toute l'entreprise.
Yves LeBrasseur, Expert sénior chez Proaction International
Le Lean Management
Inspiré des principes du système de production de Toyota, il vise à éliminer le gaspillage et à maximiser la valeur pour le client. Cette méthode met l'accent sur l'amélioration continue des processus, la réduction des délais, l'optimisation des flux de travail et l'implication des employés à tous les niveaux de l'organisation.
Le Six Sigma
La méthode Six Sigma a pour objectif de réduire la capacité et les défauts dans les processus. Elle repose sur des méthodologies telles que DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) pour résoudre les problèmes et améliorer la performance. L'objectif est d'atteindre un niveau de qualité élevé en appliquant les écarts par rapport aux spécifications.
Le 5S
La méthode 5S vise à organiser l'environnement de travail de manière efficace en se concentrant sur cinq principes : Seiri (Débarrasser), Seiton (Ranger), Seiso (Nettoyer), Seiketsu (Standardiser) et Shitsuke (Maintenir). Elle contribue à améliorer l'efficacité, la sécurité et la qualité en éliminant le désordre, en facilitant la recherche d'informations, et en permettant un environnement de travail bien ordonné.
Chacune de ces méthodes peut être adaptée en fonction des besoins et des objectifs spécifiques de l'entreprise.
Cycle PDCA : les 4 étapes clés du processus d’amélioration continue
Également connu sous le nom de Roue de Deming (créée par le statisticien William Edwards Deming), le cycle PDCA est une méthode itérative d'amélioration continue. Il se décompose en 4 étapes distinctes :
1) Planifier
Dans cette première étape, l'entreprise identifie un problème ou une opportunité d'amélioration spécifique. Elle fixe des objectifs clairs et détermine les actions nécessaires pour les atteindre. Cela implique de collecter des données pertinentes, d'analyser la situation actuelle, de définir les critères de succès et d’établir un plan dans lequel chaque action est détaillée.
2) Déployer
Une fois le plan d'action élaboré, il est temps de le mettre en œuvre. Cette étape implique l'exécution des activités effectuées, la mise en place des changements ou des améliorations identifiées à petite échelle. Il est important de s'assurer que le plan est correctement mis en œuvre.
3) Contrôler
Ici, il s’agit de mesurer et d'évaluer les résultats obtenus par rapport aux objectifs définis dans la première étape. L'entreprise compare les données réelles avec les données attendues, analyse les écarts et l'efficacité des actions entreprises. Cette évaluation permet d'identifier les forces, les faiblesses et les opportunités d'amélioration supplémentaires.
4) Agir
La dernière étape de la roue de Deming consiste à agir en fonction des résultats de l'évaluation. Sur la base des conclusions tirées, l'entreprise prend des décisions pour ajuster et corriger les processus mis en place. Cela peut impliquer de modifier le plan initial, de mettre en œuvre de nouvelles actions, de résoudre les problèmes identifiés ou d'apporter des ajustements pour optimiser les résultats.
Une fois que cette étape est terminée, le cycle recommence, permettant ainsi une boucle d'amélioration continue.
Comme vous pouvez le constater, il ne s’agit pas d’un processus linéaire, mais répétitif. Chaque cycle contribue à une progression continue et à des améliorations qui se cumulent au fil du temps.
Conseils pour mettre en place une démarche d’amélioration continue
Ayez une vision claire et des objectifs mesurables
Une vision claire est essentielle pour implanter une culture d'amélioration continue. Définissez des objectifs mesurables et engageants, en les alignant sur la mission et sur les valeurs de l'entreprise. Définissez également une stratégie efficace pour atteindre ces objectifs.
Encouragez les employés de tous niveaux à participer
Pour instaurer une culture d'amélioration continue, il est crucial d'encourager la participation et la mobilisation de tous les employés.
Créez un climat de confiance, propice à la communication, à l'ouverture et à l'innovation, un cadre dans lequel chaque travailleur se sent valorisé et encouragé à contribuer avec ses compétences, ses idées. Impliquez les employés à tous les niveaux de l'organisation en organisant des formations, des ateliers de brainstorming et des sessions de partage d'expériences. Pensez également à récompenser les efforts et les propositions d'amélioration afin de renforcer la motivation et l’investissement des salariés.
Ici, le leadership va jouer un rôle essentiel puisque chaque manager va justement devoir motiver et soutenir les personnes qu’il dirige afin qu’ensemble, ils contribuent à l’amélioration continue de l’entreprise.
Dans une démarche d'amélioration continue, l'une des priorités des managers est de renforcer cette discipline chez tous les employés. En communiquant les objectifs communs et individuels, tous ont travaillé vers un même but.
Yves LeBrasseur, Expert sénior chez Proaction International
Utilisez les bons outils
La culture d’amélioration continue passe aussi par l’utilisation d’outils et de ressources appropriées. Faites-en sorte de fournir aux employés ce dont ils ont besoin pour avancer dans cette direction. Identifiez les techniques de résolution de problèmes et les méthodes d'analyse des processus pertinents pour votre entreprise. Arrangez-vous pour qu’elles soient accessibles à tous les salariés.
Pratiquez la communication bienveillante, faites preuve d’empathie, donnez un feedback constructif à vos équipes.
Offrez également des opportunités de formation et de coaching pour ceux qui souhaitent approfondir leurs compétences en matière d'amélioration continue.
La formation et surtout le coaching des équipes sont essentiels. Pour être performant dans une activité, la répétition et l'accompagnement sont des facteurs clés. L'organisation va donc avoir besoin de personnes qui connaissent et maîtrisent la méthodologie pour guider les employés de façon constructive.
Yves LeBrasseur, expert sénior chez Proaction International
Évaluez les progrès et ajuster la stratégie
Le suivi et l'évaluation sont primordiaux pour mesurer les progrès réalisés dans la mise en œuvre de l'amélioration continue. Analysez régulièrement les résultats et les tendances pour identifier de nouvelles opportunités d'amélioration. Ajustez votre stratégie en fonction de ces mêmes résultats, en apportant les modifications nécessaires.
Identifiez les principaux défis et obstacles
Implanter une culture d'amélioration continue, c’est aussi faire face à divers défis et obstacles. Il est donc important de les anticiper pour ensuite mieux les surmonter. Identifiez les points pouvant poser problème, comme la résistance au changement ou le manque de ressources par exemple, puis développez des stratégies pour les résoudre.
Amélioration continue : les outils pratiques
Nous parlions un peu plus haut d’utiliser les bons outils. Dans le contexte de l’amélioration continue, certains sont particulièrement pertinents :
- Le principe de Pareto est un modèle utilisé pour identifier les problèmes et les hiérarchiser en fonction de leur importance. Cet outil permet notamment de prendre de meilleures décisions.
- Le diagramme d'Ishikawa est utile pour identifier les causes d'un problème en les classant en catégories (personnes, méthodes, matériaux, environnement, machines). Il aide à visualiser les relations entre les causes et les effets pour résoudre les problèmes de manière systématique.
- La cartographie de la chaîne de valeur permet de visualiser et d'analyser les étapes d'un processus, en identifiant les activités à valeur ajoutée et les activités n’apportant pas de valeur ajoutée. Elle aide à optimiser le flux de travail, à réduire les délais et à éliminer les gaspillages, en mettant l'accent sur la valeur perçue par le client.
- Les tournées de supervision active s’inspirent du Gemba Walk (tournée de terrain) auquel elles intègrent le facteur humain comme axe de performance. En valorisant la collaboration et la résolution de problèmes en temps réel, elles permettent non seulement de mobiliser les équipes, mais apportent aussi des améliorations efficaces et durables.
UTrakk, la solution la plus complète pour le management et l’amélioration continue
UTrakk est un système de gestion quotidienne conçu pour l’industrie 4.0 et 5.0, permettant de digitaliser le management. En guidant pas à pas le gestionnaire dans son rôle, cet outil multiplateforme lui permet d’avoir une vue d’ensemble sur les priorités, les activités, les actions, ainsi que les données de gestion et de performance.
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités (planification des tâches et des priorités, Gemba walks, tableaux de bord personnalisables, suivi des performances en temps réel, etc.), il offre un aperçu rapide des mesures essentielles et des analyses prédictives. De cette manière, UTrakk permet de suivre, d'analyser et d'optimiser les processus clés dans l'ensemble de l’organisation, participant ainsi activement à la démarche d’amélioration continue.
Parmi les nombreux avantages de UTrakk en tant que DMS :
- Augmentation de l'efficacité.
- Amélioration de la mobilisation des employés.
- Hausse des performances.
- Mesure facilitée des indicateurs clés de performance et des indicateurs clés de comportement.
Booster vos performances et rester compétitif grâce à l’amélioration continue
La création d'une culture d'amélioration continue est un processus fondamental pour les entreprises qui aspirent à rester compétitives et à s'adapter aux évolutions du marché.
En comprenant les principes de cette approche, en ayant une vision claire, en encourageant la participation des employés et en leur fournissant les bons outils, votre organisation peut développer un espace où l'amélioration est largement valorisée, faisant même partie intégrante du quotidien.
En surmontant les défis et en ajustant la stratégie en fonction des résultats, l'amélioration continue devient une force motrice pour l'innovation et pour la croissance de votre entreprise sur le long terme.
