Le standard 5S au cœur de la philosophie Lean
La méthode 5S est une technique japonaise de gestion de l'espace de travail et de l'organisation appartenant au Lean Management, utilisée en bureaux comme dans les usines. Elle a vu le jour dans le cadre du système de production Toyota.
La démarche des 5S sert à améliorer les conditions de travail et l'efficacité opérationnelle en créant un cadre propre, organisé et efficace.
Elle comprend cinq étapes fondamentales. Chacune a un objectif propre et doit être appliquée dans un ordre précis :
Seiri – Supprimer
Cette étape consiste à trier et à se débarrasser de tout ce qui n'est pas nécessaire dans le poste de travail. Cela inclut l'élimination des objets inutiles, des équipements non utilisés et des matériaux excédentaires.
Seiton – Situer
Une fois que le tri initial est effectué, place à l'organisation des lieux. Tout doit être disposé de manière logique et accessible (outil, machine, document, etc.) afin que les travailleurs puissent trouver rapidement ce dont ils ont besoin.
Seiso – Faire scintiller
Un nettoyage régulier des postes de travail (y compris les moyens de production) est essentiel pour maintenir un environnement propre et sûr. Cela ne se limite pas seulement au nettoyage de surface, mais également à la recherche et à la correction des sources potentielles de pollution.
Seiketsu – Standardiser
Pour garantir la pérennité et la bonne application des trois premiers « S », il est essentiel d'établir des normes et des procédures pour maintenir les pratiques en place. Cela permet de créer une culture d’efficacité et de propreté.
Shitsuke – Suivi
Le dernier « S » est axé sur la discipline des utilisateurs et la constance des règles mises en place. Il s'agit de maintenir les efforts précédents pour s’assurer de l’efficacité du standard sur le long terme afin qu’il fasse partie intégrante de la culture d’entreprise.
Les avantages de la méthode 5S dans le domaine manufacturier
Particulièrement utilisée dans le secteur manufacturier, où l'efficacité, la qualité et la sécurité sont essentielles, la méthode 5S offre de nombreux avantages :
Optimisation de l’espace
En éliminant les choses encombrantes et superflues, en organisant les ressources de manière efficace, le 5S permet de maximiser l'utilisation de l'espace disponible. Un bénéfice particulièrement important dans les usines où chaque mètre carré compte.
Réduction des coûts et pertes
L'élimination des gaspillages de temps de travail et de matériaux est au cœur du 5S. Cela se traduit par une réduction des coûts de production, une exécution des tâches plus rapide, et une augmentation de la rentabilité.
Amélioration de la qualité
Une zone de travail propre et organisée réduit les risques d'erreurs et de défauts de fabrication. Les normes établies dans le cadre du 5S contribuent également à maintenir des niveaux de qualité élevés.
Sécurité accrue
Un environnement de travail bien organisé et sans encombrement réduit les risques d'accidents. De plus, le 5S encourage la maintenance préventive, ce qui contribue à la sécurité des collaborateurs.
Productivité supérieure
En éliminant les gaspillages, les obstacles, les pertes de temps, et en améliorant la qualité, la méthode 5S favorise largement la productivité, impactant ainsi positivement l'efficacité globale de l'entreprise.
Mobilisation des travailleurs
La méthode 5S crée un cadre qui favorise la mobilisation du personnel en les invitant à participer activement à l'amélioration de leur espace de travail. Elle leur offre ainsi un sentiment de contrôle, de responsabilité et de fierté, tout en améliorant la qualité de leur environnement quotidien. Les équipes sont donc plus engagées, créatives et efficaces.
La communication visuelle dans la méthode 5S
La communication visuelle est un élément essentiel de la méthode 5S. Elle repose sur l'utilisation d'outils visuels pour transmettre de manière claire et concise les informations relatives à l'organisation, à la standardisation, à la sécurité et à l'efficacité au sein d'un environnement de travail.
Voici quelques-uns des outils visuels couramment utilisés dans le cadre du 5S :
- Les étiquettes apposées sur les objets, les étagères, les armoires et les équipements indiquent l’emplacement, l’utilisation et le statut de ces derniers.
- Les tableaux répertorient les emplacements de stockage pour les outils, les pièces et les équipements.
- Les marquages au sol permettent de délimiter les zones de travail, les espaces de stockage, les chemins de circulation, et les emplacements spécifiques pour les équipements.
- Les panneaux d'information fournissent des instructions, des procédures, des consignes de sécurité, des diagrammes de processus, et d'autres informations pertinentes.
- Les affichages visuels (graphiques, images et pictogrammes) illustrent des normes ou des instructions.
En quoi le système de gestion quotidienne UTrakk permet-il de renforcer et pérenniser la méthode 5S ?
Un système de gestion quotidienne, souvent appelé « Daily Management System » ou DMS, est un ensemble de pratiques, de processus et d'outils utilisés par une organisation pour surveiller, gérer et améliorer ses activités quotidiennes.
Son but principal ? Maintenir un niveau de performance élevé et constant dans l'ensemble de l'entreprise en mettant l'accent sur la gestion proactive des problèmes et des opportunités.
Conçu pour l’industrie 4.0 et l’industrie 5.0, UTtrakk est un système de gestion quotidienne qui guide le manager de proximité dans chacune de ses opérations quotidiennes tout en lui offrant une vue d’ensemble sur les priorités, les activités, les actions, ainsi que les données de gestion et de performance.
En connectant et alignant tous les niveaux hiérarchiques d’une organisation en une seule et même plateforme, cet outil facilite la prise de décision et la communication entre ces différents niveaux, et offre une vision plus globale et une gestion unifiée.
UTrakk intègre une foule de fonctions utiles pour le secteur manufacturier, qui garantissent la bonne mise en œuvre et la pérennisation du standard 5S, tout en apportant des avantages et améliorations substantielles:
Des fonctionnalités pour mettre en œuvre le standard 5S
Suivi en temps réel
Le DMS UTrakk offre un suivi constant des activités quotidiennes, ce qui inclut la conformité aux normes 5S. Il garantit que les standards 5S sont maintenus au fil du temps, évitant ainsi un éventuel relâchement après la mise en place initiale.
Son module Rituels permet de planifier des tournées quotidiennes, au cours desquelles sont vérifiés les paramètres clés dans la mise en place des standards définis. Les postes de travail visés par ces tournées d’audit peuvent avoir leur propre liste de vérification, personnalisée selon les besoins de chaque entreprise. Les résultats attendus, incluant les seuils de conformité, sont configurés sur chaque liste de vérification, permettant ainsi aux superviseurs de relever rapidement les écarts.
Afin de bien comprendre ce qui est attendu à un poste de travail en particulier, des photos peuvent également être ajoutées à la liste de vérification. Cette fonctionnalité de UTrakk permet non seulement d’identifier tout écart en un seul coup d'œil, mais aussi de documenter la non-conformité au moyen d’un texte descriptif, d’une « cause d’écarts » préconfigurée dans le DMS ou de photos jointes.
Lorsque la tournée est complétée, le DMS émet un résumé des écarts soulevés et des actions enclenchées, facilitant un suivi étroit menant à des résolutions rapides.
Réunions quotidiennes
Les réunions quotidiennes du module Rituels de UTrakk fournissent un cadre idéal pour échanger sur les progrès et les éventuels problèmes liés au 5S. Les équipes de terrain peuvent y partager les résultats, discuter des défis, enjeux et écarts, et planifier des actions correctives immédiates si nécessaire.
L’option d’envoyer une action, en temps réel, à la personne qualifiée pour régler les écarts soulevés est une force indéniable du système UTrakk. Cette action peut être ajoutée à un autre rituel (revue de production, rencontre d’amélioration continue ou comité de santé et sécurité) directement depuis la fenêtre de la tournée sur l’application.
Cette capacité de UTrakk d’amener les actions à l’attention des équipes de direction, où des décisions peuvent être prises rapidement avec les personnes adéquates, permet des gains de temps et d’efficacité incomparables.
Indicateurs de performance clés (KPI)
Des indicateurs clés de performance industrielle peuvent être définis pour surveiller la conformité au standard 5S. Cela permet de mesurer les résultats et d'évaluer la performance en fonction d'objectifs clairement établis, s’appuyant sur des données.
Le module Tableau de bord du DMS UTrakk permet de déterminer des indicateurs de performance et d’y enregistrer des données selon une fréquence prédéfinie. Les résultats sont affichés sous forme de graphiques, simplifiant le suivi de la progression des indicateurs et accélérant la prise d’actions correctives si nécessaire.
Planification et suivi des actions d’amélioration
Lorsque des opportunités d'amélioration 5S sont identifiées, UTrakk permet de planifier, de suivre et de prioriser les actions à entreprendre de manière systématique. Cela garantit que les changements sont efficacement mis en œuvre.
Selon l’ampleur de l’amélioration à mettre en place, différentes fonctionnalités sont disponibles afin d’assurer un suivi adéquat :
- Une Action - Une option simple, qui requiert un seul responsable et dont l’échéance peut être établie précisément, dans un futur rapproché.
- Une Opportunité - La fonctionnalité à utiliser si les paramètres de l’amélioration ne sont pas clairs – aucun responsable n’est identifié, l’échéance n’est pas établie et les actions à réaliser ne sont pas définies.
- Un Projet - Si l’amélioration est de grande envergure, qu’elle requiert l’apport de plusieurs départements et nécessite un suivi rigoureux, la fonction Suivi de projets sera de mise.
Toutes ces fonctionnalités peuvent être associées à une Rencontre, dans le système UTrakk, afin d’assurer le suivi, la prise de décision et l’accomplissement des actions de l’amélioration en temps opportun. Selon l’évolution de l’amélioration, le DMS permet de passer d’une Action à une Opportunité à un Projet, tout en conservant les données associées.
Standardisation des processus
UTrakk favorise la standardisation des processus et des routines de gestion (comme le Leader Standard Work), en accord avec le quatrième « S » (Seiketsu – Standardiser) du 5S. Il contribue à maintenir des pratiques cohérentes et à certifier que les normes 5S sont respectées.
Le DMS offre un Centre de connaissances dans lequel les normes et pratiques mises en place peuvent être documentées sous forme de Procédures. Une Procédure peut comprendre des textes, des photos, des vidéos et des liens, réduisant tout risque de confusion, d’incompréhension ou de non-conformité aux standards.
Les avantages du DMS UTrakk, combiné à la méthode 5S
Culture d'amélioration continue
En combinant le DMS avec le 5S, l'organisation promeut une culture d'amélioration continue dans laquelle l'efficacité opérationnelle, la qualité et la sécurité sont continuellement améliorées.
Globalement, l'utilisation d'un DMS assure que les principes du 5S ne sont pas simplement mis en œuvre une fois, mais qu'ils sont plutôt maintenus et optimisés de manière continue, ce qui maximise les bénéfices de la méthode 5S.
Engagement des employés
Le DMS encourage la participation active des employés à tous les niveaux. Cela favorise leur engagement dans le maintien des normes 5S, car ils sont responsabilisés et jouent un rôle actif dans le processus.
Communication claire et transparence
Le DMS Utrakk encourage la gestion visuelle. Il permet d’afficher en un seul et même endroit les normes, les procédures et les emplacements. Cela rend ces informations plus accessibles et compréhensibles en un simple coup d'œil pour tous les employés, quel que soit leur niveau de compétence linguistique.
De plus, le DMS renforce la transparence en matière de performance et de responsabilité. Lorsque les normes du 5S sont standardisées et visibles, il est plus facile de suivre et de communiquer sur les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
Synergie du 5S et du DMS : la voie vers une performance durable
L'implémentation du standard 5S dans le domaine manufacturier offre des avantages significatifs en termes d'efficacité, de qualité et de sécurité. Cependant, pour maximiser ces avantages et maintenir les normes établies, l'utilisation d'un système de gestion quotidienne tel que UTrakk est fortement recommandée.
Ensemble, ces deux approches contribuent à créer un environnement de travail optimisé, durablement efficace et en constante amélioration.
