Quelle est la signification de DMS ?
Aussi appelé « système de gestion quotidienne », un Daily Management System (DMS) est un logiciel qui vise à améliorer l'efficacité opérationnelle et les performances d'une organisation, en structurant les activités quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles des managers.
Ce concept s'est développé au fil du temps et a été modulé par différentes pratiques de gestion, notamment les principes de gestion japonais tels que le Kaizen et le Lean Manufacturing, qui ont contribué à sa création.
S'appuyant autrefois sur des formats papiers et tableaux Excel, par exemple, le système DMS est aujourd'hui plus perfectionné, grâce à des outils numériques centralisant l'ensemble de ses fonctions pour rehausser l'efficacité des managers et des entreprises.
Un DMS repose sur des méthodes telles que la standardisation du travail, le management visuel, la résolution de problèmes et l'amélioration continue. Il permet également de suivre les performances des opérations en temps réel, de prendre des décisions s'appuyant sur des données tangibles, et d'augmenter la mobilisation des employés. Il favorise la communication, la collaboration, la transparence et la responsabilisation à tous les niveaux de l'organisation.
Les éléments essentiels d'un DMS
Un Daily Management System utilise plusieurs outils et techniques Lean pour faciliter la gestion quotidienne et l'amélioration continue :
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Le travail standardisé : Le Travail Standard du Leader fait référence à un ensemble de routines et de pratiques structurées que les dirigeants exécutent de manière récurrente et cohérente. La plateforme DMS guide les managers à travers ces activités standardisées, favorisant un leadership efficace et une approche cohérente de la gestion des employés et des processus.
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Les réunions quotidiennes : Les réunions quotidiennes (ou « caucus »), telles que les animations à intervalle court et les réunions de début ou de fin de quart, sont des réunions courtes et adaptées qui se tiennent à des moments fixes chaque jour. Elles permettent aux membres de l'équipe de discuter des progrès, de résoudre les problèmes et de définir les priorités.
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Les tournées de terrain : Le Gemba Walk est une technique Lean qui consiste à se rendre directement sur le plancher pour discuter avec les travailleurs, relever d'éventuels problèmes et prendre des décisions plus éclairées.
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La résolution de problèmes : Un système de gestion quotidienne peut appuyer de multiples méthodes de résolution de problème, notamment le DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Cette méthodologie est utilisée pour résoudre les problèmes complexes et améliorer les processus manufacturiers. Elle comprend 5 étapes : définition du problème, mesure des performances actuelles, analyse des causes racines, rationalisation des processus et contrôle pour maintenir les améliorations.
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Le management visuel : Cette méthode de gestion Lean s’appuie sur des éléments visuels – tableaux DMS ou Kanban, graphiques, signes, affichages, etc. – pour communiquer des informations importantes et parfois complexes. Ces aides permettent notamment de visualiser le flux de travail, les performances et les problèmes en temps réel.
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Les indicateurs clés de performance : Les tableaux de bord et autres indicateurs visuels permettent d'afficher les indicateurs clés de performance (KPI). Ils offrent une vue simplifiée sur les performances, tout en fournissant des données pertinentes pour soutenir la prise de décision.
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L'optimisation des processus : Un DMS moderne soutient le standard 5S, une technique Lean visant à organiser l'espace de travail de manière efficace et à maintenir un environnement propre et bien ordonné. La méthode 5S comprend les étapes suivantes : Seiri (Supprimer), Seiton (Situer), Seiso (Faire scintiller), Seiketsu (Standardiser) et Shitsuke (Suivre).
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L'amélioration continue : La méthode PDCA (Plan, Do, Check, Act) est une méthodologie d'amélioration continue qui comprend 4 étapes : Planifier (Plan), Développer (Do), Contrôler (Check) et Agir (Act). Soutenu par les plateformes DMS, ce processus permet d'identifier, de tester et de mettre en œuvre des solutions de manière systématique.
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La mobilisation des employés : Un Daily Management System inclut des fonctionnalités qui favorise la mobilisation des équipes, en impliquant les membres dans la résolution des problèmes et dans l'atteinte des objectifs opérationnels.
Les avantages du Daily Management System
Un Daily Management System (DMS) présente plusieurs avantages importants et contribue à augmenter la performance des entreprises.
Amélioration de la productivité et de la qualité
Un système de gestion quotidienne permet d'instaurer un environnement propice à l'excellence opérationnelle. Des Gemba Walks aux réunions de suivi régulières, la multiplication des points de contacts donne la possibilité aux équipes de communiquer clairement sur les objectifs, les progrès réalisés et les éventuels problèmes pouvant freiner la productivité.
Un DMS met aussi l'accent sur l'amélioration continue en encourageant les équipes à identifier les opportunités d'amélioration des processus, à éliminer les gaspillages et les goulots d'étranglement, ainsi qu'à optimiser les flux de travail. Résultat ? Une utilisation optimale des ressources, une meilleure de la gestion de la qualité et une hausse de la productivité globale.
Réduction des coûts et des délais
En éliminant les activités non essentielles, en analysant les indicateurs de performances, en optimisant les flux de travail, en détectant les problèmes et en y remédiant rapidement, un DMS contribue à diminuer les coûts et les délais des opérations de production.
Meilleures flexibilité et adaptation aux changements
Un DMS permet aux équipes d'être mieux préparées et de s'adapter aux changements plus facilement. En effet, grâce aux réunions tenues au quotidien, elles peuvent partager rapidement les informations sur les transformations à venir, discuter des mesures à prendre et mettre en place des actions pour favoriser l'adoption.
Amélioration de la communication et de la collaboration
Un système de gestion quotidienne permet d'établir une communication efficace et fluide au sein de l'entreprise. Durant les réunions quotidiennes, les équipes peuvent partager des informations, discuter des problèmes et des priorités, et coordonner leurs efforts. Cela permet d'éviter les malentendus et les erreurs de communication, et de renforcer la collaboration d'un département à l'autre.
En encourageant la transparence, un DMS favorise également la communication ouverte et honnête entre les collaborateurs.
Augmentation de la mobilisation des travailleurs
Un système de gestion quotidienne favorise l'implication et la mobilisation des employés à tous les niveaux hiérarchiques de l'organisation. Chaque membre de l'équipe est impliqué dans la résolution des problèmes, dans la prise de décision, et est donc plus susceptibles de se sentir responsables de ses propres actions.
Par conséquent, le DMS renforce le sentiment d'appartenance et de responsabilité des travailleurs, entraînant une amélioration de la motivation, de la satisfaction au travail et de la rétention des talents.
Comment mettre en place un système de gestion quotidienne
Voici les étapes clés pour une implantation réussie d'un DMS au sein de l'organisation :
1. Définir les objectifs
Identifiez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre avec la mise en œuvre d'un DMS (par exemple, l'augmentation de la production, la réduction des coûts, l'amélioration de la qualité, etc.). Assurez-vous que ceux-ci soient en accord avec la vision et la stratégie de l'organisation.
2. Former les équipes
L'adoption d'une nouvelle technologie peut constituer un changement important pour vos équipes, qui peut être vécu de différentes façons selon le profil de chacun. Il va donc de soi qu'en tant que manager, vous deviez gérer ce changement en accompagnant au mieux vos équipes. Faites en sorte que tous les membres de l'équipe comprennent les objectifs de l'implantation d'un DMS. Des sessions de formation peuvent être utiles pour expliquer les concepts clés, les outils et les techniques.
Conseil de pro : Impliquez les collaborateurs dès le départ pour obtenir leur soutien et leur engagement. Les travailleurs autant que les entreprises bénéficient d'une transformation numérique.
3. Identifier les indicateurs clés de performance
Déterminez les KPI pertinents pour mesurer les progrès selon les axes de performance SQCDP – sécurité, qualité, coûts délai et personne. Ces KPI doivent être SMART et alignés sur les objectifs stratégiques de l'organisation. Optez pour des indicateurs significatifs qui offre une vision claire des performances.
4. Mettre en place des réunions de suivi au quotidien
Organisez de courtes réunions quotidiennes (généralement pas plus de 15 minutes) avec les équipes appropriées, afin de discuter des progrès, de résoudre les problèmes et de définir les actions prioritaires.
Durant ces réunions, n'hésitez pas à utiliser des tableaux de bord opérationnels pour afficher les KPI et suivre leur progression.
5. Mettre en place des réunions à plusieurs niveaux
Organisez des réunions entre les différents niveaux de gestion (tiered meetings, en anglais) pour faciliter la communication et la remontée des problèmes. Les leaders peuvent, par exemple, se réunir pour partager les informations des réunions de production effectuées avec les équipes, faire le point sur les problèmes relevés, et s'assurer que les activités opérationnelles sont alignées sur les objectifs stratégiques.
6. Implanter des méthodes de résolution de problèmes
Intégrez des outils et des techniques de résolution de problèmes dans les processus numérisés du DMS. Ceux-ci vous aideront à analyser les problèmes en profondeur et à mettre en œuvre des solutions efficaces.
7. Suivre et évaluer les progrès
Surveillez au quotidien les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés. En parallèle, faites des évaluations régulières afin de détecter et d'anticiper les problèmes éventuels qui pourraient nuire à l'atteinte des objectifs. Identifiez les succès et les domaines d'amélioration, puis ajustez les processus et pratiques opérationnels pour obtenir une performance optimale.
Un DMS n'est pas un système standard unique, mais plutôt une approche de gestion qui peut être adaptée et personnalisée selon les besoins spécifiques de chaque entreprise.
Le DMS UTrakk : la solution numérique 5.0
UTrakk est système de gestion quotidienne complet qui guide les managers tout au long de leurs activités de gestion, grâce à de puissantes fonctionnalités simplifiant le pilotage de la performance des opérations et des managers.
Ces fonctionnalités intègrent l’aspect humain en favorisant les bons comportements des managers dans la gestion des opérations, ce qui fait de ce système un allié de l’Industrie 5.0.
Grâce à la digitalisation du management avec UTrakk :
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Structurez et augmentez les tournées de terrain et les tournées de supervision active.
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Définissez et suivez les plans d’action pour résoudre les problèmes et apporter des améliorations.
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Rehaussez l’alignement et la communication à travers des outils de collaboration.
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Facilitez la priorisation et la prise de décisions grâce à des données tangibles.
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Renforcez la responsabilisation et la mobilisation des équipes.
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Accompagnez les managers dans l’adoption des bons comportements de gestion.
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Standardisez et perpétuez les meilleures pratiques managériales et opérationnelles.
Maximisez vos performances avec un DMS
Un système de gestion quotidienne comme UTrakk offre un cadre structuré qui améliore la productivité, favorise l'amélioration continue, et renforce la communication et la collaboration au sein des équipes. En équipant les leaders de fonctionnalités telles que les réunions quotidiennes, les tournées de terrain, les tableaux de bord, les suivis de projets et bien plus, il contribuent à une gestion plus efficace et à une meilleure performance globale de l'organisation, et ce au quotidien.
De nos jours, la vitesse, la réactivité et la flexibilité sont des facteurs clés de succès. Un Daily Management System constitue donc un atout majeur pour naviguer dans l'univers de l'Industrie 5.0. En adoptant cet outil, les entreprises peuvent se positionner avantageusement pour répondre aux défis d'aujourd'hui et de demain, et tirer parti des opportunités offertes par cette nouvelle ère industrielle.
