Qu’est-ce que le Daily Management System?
Aussi appelé Système de gestion quotidienne, le Daily Management System (DMS) est une méthode visant à améliorer l’efficacité opérationnelle et les performances d'une organisation.
Ce concept n’est pas nouveau. Il s'est développé progressivement au fil du temps et a été modulé au fur et à mesure par différentes pratiques de gestion. On peut cependant le rapprocher de principes de gestion japonais tels que le Kaizen et le Lean manufacturing qui ont contribué à sa création.
S’appuyant autrefois sur des formats papiers et tableaux Excel par exemple, il est aujourd’hui bien plus perfectionné et encadré, avec des outils permettant de centraliser l’ensemble de ses fonctions.
Le DMS repose sur des principes tels que la standardisation du travail, gestion visuelle, la mobilisation des employés et la résolution de problèmes. Il permet également de suivre les performances en temps réel, de prendre des décisions basées sur des données concrètes, et d'encourager une culture d'amélioration continue. Il favorise la communication, la transparence, la responsabilisation et la collaboration à tous les niveaux de l’organisation.
Le Système de Gestion Quotidienne comprend plusieurs éléments essentiels :
- Des réunions de suivi quotidiennes
- La visualisation des KPI
- La résolution de problèmes
- L’engagement de tous les membres de l’équipe
Il est bon de préciser que le DMS n'est pas un système standard unique, mais plutôt une approche de gestion qui peut être adaptée et personnalisée selon les besoins spécifiques de chaque entreprise.
Les avantages du Daily Management System
Le Daily Management System (DMS) présente plusieurs avantages importants pour les organisations et participe à augmenter leurs performances.
Amélioration de la productivité et de la qualité
Le Système de Gestion Quotidienne permet d’instaurer un environnement propice à l’excellence opérationnelle. Des Gemba Walk aux réunions de suivi quotidiennes en passant par les tournées de terrain, la multiplication des points de contacts donne la possibilité aux équipes de communiquer clairement sur les objectifs, les progrès réalisés et les éventuels problèmes pouvant freiner la productivité.
Le DMS met aussi l'accent sur l'amélioration continue en encourageant les équipes à identifier les opportunités d'amélioration des processus, à éliminer les gaspillages et les goulots d’étranglement, à optimiser les flux de travail. Résultat ? Une utilisation optimale des ressources, une amélioration de la gestion de la qualité et une hausse de la productivité globale.
Réduction des coûts et des délais
En éliminant les activités non essentielles, en analysant les indicateurs de performances, en optimisant les flux de travail, en détectant les problèmes et en y remédiant rapidement, le DMS contribue à diminuer les coûts et les délais des opérations de production.
Flexibilité et adaptation aux changements
Le DMS permet aux équipes d’être mieux préparées et de s’adapter plus facilement aux changements. En effet, grâce aux réunions quotidiennes, elles peuvent partager rapidement les informations sur les évolutions à venir, discuter des mesures à prendre et mettre en place des actions d’amélioration.
Elles sont aussi invitées à tester de nouvelles approches, à apprendre de leurs échecs, et à s’ajuster aux nouvelles situations.
Amélioration de la communication et de la collaboration
Le Système de Gestion Quotidienne permet d’établir une communication efficace et fluide au sein de l'entreprise. Durant les réunions quotidiennes, les équipes peuvent partager des informations, discuter des problèmes, des priorités, et coordonner leurs efforts. Cela permet d'éviter les malentendus, les erreurs de communication, et de renforcer la collaboration d'un département à un autre.
En encourageant la transparence, le DMS favorise également la communication ouverte et honnête entre les collaborateurs.
Meilleure mobilisation des travailleurs
Le Système de Gestion Quotidienne favorise l'implication et la mobilisation des employés à tous les niveaux hiérarchiques de l'organisation. Chaque membre de l’équipe est impliqué dans la résolution des problèmes, dans la prise de décision, et responsable de ses propres actions.
Par conséquent, le DMS renforce le sentiment d'appartenance et de responsabilité des travailleurs (employés, superviseurs, managers), entraînant une amélioration de la motivation, de la satisfaction au travail et de la rétention des talents.
Comment mettre en place le Système de Gestion Quotidienne
Voici les étapes clés pour une implantation réussie du DMS au sein d’une organisation :
1) Définir les objectifs
Identifiez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre grâce à la mise en place du DMS (amélioration de la productivité, réduction des coûts, amélioration de la qualité, etc.). Assurez-vous que ceux-ci sont en accord avec la vision et la stratégie de l'organisation.
2) Former l’équipe
L’adoption d’une nouvelle technologie peut constituer un changement important pour vos équipes, qui peut être vécu de différentes façons selon le profil de chacun. Il va donc de soi, qu’en tant que manager, vous devez gérer ce changement en accompagnant au mieux vos équipes. Faites-en sorte que tous les membres de l'équipe comprennent les principes et les objectifs du DMS. Des sessions de formation peuvent être utiles pour expliquer les concepts clés, les outils et les techniques utilisés dans le DMS.
Il est important d’impliquer les collaborateurs dès le départ pour obtenir leur soutien et leur engagement.
3) Identifier les indicateurs clés
Déterminez les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour mesurer les progrès. Ces KPI doivent être mesurables, alignés sur les objectifs et fournir une vision claire des performances de l'équipe. Optez pour des indicateurs significatifs et faciles à suivre visuellement.
4) Mettre en place des réunions de suivi quotidiennes
Organisez des réunions quotidiennes courtes avec l'équipe (généralement pas plus de 15 minutes) afin de discuter des progrès, de résoudre les problèmes et de définir les priorités.
Durant ces réunions, n’hésitez pas à utiliser des graphiques ou des tableaux pour afficher les KPI et suivre les évolutions.
5) Mettre en place des réunions à plusieurs niveaux
Organisez des réunions pour faciliter la communication et la résolution de problèmes entre les différents niveaux de gestion. Les gestionnaires peuvent par exemple se réunir pour partager les informations des réunions quotidiennes effectuées avec les équipes, faire le point sur les problèmes relevés, et définir quelles sont les actions prioritaires.
6) Utiliser des outils et techniques dédiés
Intégrez des outils et des techniques de résolution de problèmes dans le processus du DMS. Ceux-ci vous aideront à structurer les discussions, à analyser les problèmes en profondeur et à mettre en œuvre des solutions efficaces.
7) Suivre et évaluer
Vous devez surveiller au quotidien les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés. En parallèle, faites des évaluations régulières afin de mesurer les résultats obtenus grâce au Système de Gestion Quotidienne. Identifiez les succès et les domaines d'amélioration, puis ajustez le système en conséquence pour l'optimiser.
Comme le dit l’adage : « Rome ne s’est pas faite en un jour ». Il en est de même pour l’installation du Daily Management System. C’est un processus qui demande de la répétition, de la régularité, du temps et de l’engagement.
Les outils et techniques utilisés dans le DMS
Le Daily Management System utilise plusieurs outils et techniques pour faciliter la gestion quotidienne et l'amélioration continue. Voici quelques exemples des plus couramment utilisés :
- Les tableaux de bord et les indicateurs visuels permettent d'afficher les indicateurs clés de performance (KPI) ainsi que les informations pertinentes. Ils offrent une vue d'ensemble rapide et facile des performances, tout en fournissant des données concrètes pour aider la prise de décision.
- Les réunions quotidiennes (ou « caucus »), sont des réunions courtes et adaptées qui se tiennent à des moments fixes chaque jour. Elles permettent aux membres de l'équipe de discuter des progrès, de résoudre les problèmes et de définir les priorités pour la journée.
- Le PDCA (Plan-Do-Check-Act) est une méthodologie d'amélioration continue qui comprend quatre étapes : planification (Plan), mise en œuvre (Do), vérification (Check) et action (Act). Ce processus permet d'identifier, de tester et de mettre en œuvre des améliorations de manière systématique.
- Le DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control) est une méthodologie utilisée dans le cadre du DMS pour résoudre les problèmes complexes et améliorer les processus. Elle comprend cinq étapes : définition du problème, mesure des performances actuelles, analyse des causes racines, amélioration des processus et contrôle pour maintenir les améliorations.
- Les 5S sont une technique visant à organiser l'espace de travail de manière efficace et à maintenir un environnement propre, et bien ordonné. Les 5S se réfèrent aux étapes : Seiri (supprimer), Seiton (situer), Seiso (nettoyer), Seiketsu (standardiser) et Shitsuke (suivi).
- Le Gemba Walk est une technique du Lean qui consiste à se rendre directement sur le plancher (tournées de terrain) pour discuter avec les travailleurs impliqués, déceler d’éventuels problémes et prendre des décisions plus éclairées.
Le choix des outils et des techniques dépendra des besoins et des caractéristiques spécifiques de chaque organisation.
L’outil UTrakk : meilleur DMS sur le marché
Parlant de Système de Gestion Quotidienne, UTrakk est un système de gestion quotidienne pour industrie 4.0 et 5.0. Créé au Québec par l’entreprise Proaction International, ce logiciel d'amélioration continue se présente comme la première et la seule plateforme connectant et alignant tous les niveaux hiérarchiques dans la même base de données. Elle facilite ainsi la prise de décision et la communication entre les différents niveaux hiérarchiques, tout en offrant une vision plus globale ainsi qu’une gestion unifiée.
Le développement de UTrakk repose sur plus de 19 ans d’expérience en coaching et en service-conseil sur la scène nationale et internationale […] Son développement est collaboratif et continu avec nos clients.
Antoine Drapeau-Perreault (Associé et directeur général Canada, chez Proaction International)
UTrakk est un outil multiplateforme extrêmement complet qui accompagne pas à pas le gestionnaire dans son rôle et ses activités quotidiennes, en lui donnant une vue d’ensemble sur les priorités, les activités, les actions, les données de gestion et de performance. Pour cela, de nombreuses fonctions pratiques sont disponibles :
- Planification des tâches et des priorités
- Tournées de plancher (Gemba Walk) et audits
- Identification des écarts, plans d'action et suivi de projets
- Gestion des rituels (réunions) et collaboration en équipe
- Tableaux de bord, rapports et analyses
- Coaching, leadership et indicateurs clés comportementaux (ICC)
Cette plateforme permet non seulement d’accroître la performance opérationnelle, managériale et financière, mais aussi d’équiper les gestionnaires dans le but de maximiser leur impact. Enfin, il s’agit du seul DMS à intégrer l’aspect humain en favorisant notamment les bons comportements des gestionnaires dans la gestion des opérations, ce qui fait de cet outil le premier DMS 5.0.
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Les défis et les meilleures pratiques du Daily Management System
Le déploiement du Système de Gestion Quotidienne peut présenter certains défis qu’il est tout à fait possible de surmonter en suivant certaines meilleures pratiques.
Mobilisation de l'équipe
Obtenir la mobilisation de tous les membres de l’équipe n’est pas toujours chose aisée. Pour y parvenir, il est essentiel de bien communiquer les objectifs et les avantages du DMS à tous les niveaux de l'organisation.
Impliquez les membres de l'équipe dès le départ et sollicitez leur feedback. Vérifiez également que les responsabilités et les attentes sont clairement définies pour favoriser la mobilisation.
Résistance au changement
Le DMS peut être perçu comme un changement majeur dans les méthodes de travail habituelles, ce qui peut susciter de la résistance. Il est important de mettre en place une communication efficace pour expliquer les raisons et les avantages du DMS.
Veillez à inclure les employés dans le processus de planification et de mise en œuvre. Il est aussi conseillé de leur offrir une formation pour les aider à s'adapter aux nouvelles pratiques. Le coaching peut ici être aussi très utile.
Maintien de la motivation
Le Système de Gestion Quotidienne exige une attention constante et une certaine discipline. Il se peut que certaines personnes relâchent leurs efforts avec le temps, c’est tout à fait normal. Pour maintenir la motivation, il est nécessaire de reconnaître et de célébrer les succès de votre équipe, de communiquer régulièrement sur les progrès réalisés et sur les bénéfices obtenus grâce au DMS.
Impliquez les équipes dans l'identification des problèmes et dans la recherche de solutions de façon à conserver leur implication et leur enthousiasme.
Évolution constante
Le DMS n'est pas une solution statique, mais un processus d'amélioration continue. Il est donc primordial d'encourager une culture d'apprentissage et d'adaptation. Réévaluez régulièrement les pratiques et les processus du Système de Gestion Quotidienne pour les ajuster en fonction des besoins changeants de l'organisation.
Favorisez également l'innovation en encourageant les membres de l'équipe à proposer de nouvelles idées et à expérimenter de nouvelles façons de faire.
En appliquant ces meilleures pratiques, l'organisation peut maximiser les avantages du DMS et surmonter les obstacles potentiels.
Le DMS : une force pour les entreprises dans l'industrie 4.0
Dans l'ensemble, le Système de Gestion Quotidienne offre un cadre structuré qui améliore la productivité, réduit les coûts, favorise l'adaptation aux changements, et renforce la communication et la collaboration au sein des équipes. Ces avantages combinés contribuent à une gestion plus efficace et à une meilleure performance globale de l’organisation.
Aujourd'hui, la vitesse, la réactivité et la flexibilité sont des facteurs clés de succès. Le Daily Management System constitue donc un atout majeur et une aide précieuse pour naviguer dans l'univers complexe de l'industrie 5.0. En l'adoptant, les entreprises peuvent se positionner avantageusement pour répondre aux défis de demain et tirer parti des opportunités offertes par cette nouvelle ère industrielle.
