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Digitalisez vos processus avec le Centre de connaissances UTrakk

Établir des procédures opérationnelles standards est un pas important vers l’excellence opérationnelle. Leur digitalisation est l’étape suivante.

Cela est désormais possible et aisé avec le Centre de connaissances UTrakk, un puissant outil pour la digitalisation de vos procédures opérationnelles standards.

Dans cet article :

 

Qu'est-ce qu'une procédure opérationnelle standard (SOP)?

Une procédure opérationnelle standard - aussi appelée Standard Operating Procedure (SOP) ou procédure opérationnelle normalisée - est un document écrit qui détaille les directives de travail et bonnes pratiques d’une organisation étape par étape.

Une procédure opérationnelle standard permet de :

  • Documenter les opérations d’une entreprise de façon détaillée et officielle ;
  • Systématiser les processus en les normalisant ;
  • Assurer la conformité et le respect des réglementations organisationnelles, industrielles et gouvernementales en vigueur ;
  • Définir clairement les rôles et responsabilités de chacun pour une meilleure répartition du temps et des tâches ;
  • Rendre le milieu de travail plus productif ;
  • Passer en mode amélioration continue.

 

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Pourquoi digitaliser les processus ?

Loin d'un simple changement de support, la digitalisation des processus implique en fait une optimisation des opérations d'une organisation.

En effet, dans le courant de la transformation digitale des organisations pour un passage au 4.0, on cherche à éliminer les points de friction et à augmenter la performance ainsi que la qualité de service. Ceci passe par l'automatisation et la centralisation des activités, des communications et autres grâce à des outils technologiques.

Dans son essence, la démarche a beaucoup de points communs avec les principes Lean en fait.

La digitalisation des processus permet aux organisations de :

  • Modéliser les processus métiers
  • Dématérialiser les documents et éliminer le papier
  • Sécuriser les données grâce à des accès contrôlés
  • Centraliser l'information et la rendre accessible à tous ceux qui en ont besoin
  • Faciliter la mise à jour des processus et instructions de travail
  • Éviter les erreurs d'interprétation grâce à des supports clairs
  • Atteindre une plus grande agilité et polyvalence dans les équipes
  • Accroître l’autonomie des employés et managers
  • Accélérer l’intégration de nouveaux employés et managers

Différents outils permettent la digitalisation des processus. En fonction des besoins de l'organisation en matière de processus et de digitalisation, plusieurs options technologiques peuvent s’avérer intéressantes.

 

Dites adieu au papier et passez à l’ère numérique avec le Centre de connaissances UTrakk 

 

Le Centre de connaissances UTrakk - Digitaliser les processus pour performer en équipe

Toujours en évolution et en accord avec sa mission de centraliser les outils indispensables à un meilleur pilotage de la performance, UTrakk comprend désormais un module Centre de connaissances pour digitaliser les procédures opérationnelles standardisées.

Avec ce nouveau module, conçu en collaboration avec un panel d’utilisateurs expérimentés, UTrakk permet de digitaliser et de consulter en un clic toutes les procédures, les instructions de travail et les meilleures pratiques d’une organisation.


UTrakk CC GIF - FR

Les documents peuvent être regroupés par poste de travail pour une ressource centralisée et complète, accessible aux équipes.

 

Les connaissances au service de la performance

La gestion du savoir est un enjeu de taille pour les entreprises qui souhaitent garder leur compétitivité. En effet, les processus évoluent rapidement et les équipes se doivent d’être équipées pour maintenir leur acquis.

Digitaliser les connaissances permet une plus grande agilité avec la possibilité de former et d’informer plus d’employés en moins de temps, et ainsi réduire l’impact de la pénurie de main-d’œuvre.

Une façon simple et facile de gagner en efficacité

Le Centre de connaissances UTrakk permet de digitaliser la documentation qui dort dans des cartables pour la garder vivante et à jour. 

Les organisations peuvent ainsi transformer les connaissances en instructions de travail numériques et regrouper en un même endroit :

  • Opérations de base
  • Maintenance préventive
  • Instructions de travail
  • Micro-leçons
  • Astuces de dépannage
  • Fiches techniques

UTrakk permet aux équipes de créer leurs procédures et instructions de travail en mode étape par étape et de les dynamiser en y intégrant des images et des vidéos.

 

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Le Centre de connaissances UTrakk permet de créer des procédures et instructions de travail en mode étape par étape et d'y intégrer des images et des vidéos.

 

Un outil 360 pour améliorer la performance des managers et de leurs équipes

Avec des modules complémentaires comme l’Assistant, la Tournée de plancher, le suivi de Projets, le Centre de connaissances et bien d'autres, UTrakk est l’outil le plus complet sur le marché pour assister, outiller et faire progresser les managers dans leurs rôles et responsabilités.

L’outil multiplateforme est développé en collaboration avec des managers utilisateurs pour répondre à leurs véritables besoin pour les aider à mieux piloter la performance grâce à de bonnes pratiques digitalisées et une collaboration facilitée.

UTrakk permet aux managers de :

  • Planifier les tâches et priorités
  • Effectuer des Gemba Walks et des audits
  • Repérer les écarts, mettre en œuvre des plans d’actions et suivre des projets
  • Gérer des rencontres et collaborer en équipe
  • Prendre des décisions éclairées grâce aux tableaux de bord, rapports et analyses
  • Faire vivre votre culture d’amélioration continue grâce au coaching et aux indicateurs clés de comportements (KBI).

 

UTrakk optimise le quotidien des managers

 

Pour voir toutes les façons dont l’application UTrakk peut vous aider à augmenter la performance de votre organisation et en savoir comment nous accompagnons vos équipes pour une adoption optimale de l'outil, téléchargez notre brochure ou demandez une démo.

 

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Équipe UTrakk
Digitalisez votre organisation managériale.
Sujets: Digitalisation du management