Quelles sont les étapes de résolution d’un problème dans l’usine ?
Pour mieux comprendre chacune des ces étapes, prenons l’exemple d'une usine fabriquant des composants automobiles, confrontée à une hausse soudaine du nombre de pièces défectueuses.
1. Identifier le problème
La première étape consiste à reconnaître qu'un problème existe. Il s'agit d'observer les symptômes, d'identifier les écarts entre l'état actuel et l'état souhaité.
L’outil QQOQCCP permet justement de constater le problème en collectant des informations détaillées sur les incidents.
Exemple
- Observation : Augmentation anormale du nombre de pièces défectueuses au poste d'inspection qualité.
- Action : Recueillir des données sur le nombre de pièces défectueuses, les types de défauts et les moments où ils se produisent.
2. Définir le problème
Après l'identification, la problématique doit être définie de manière précise. Cela implique de constater son étendue (méthode Carré d’as par exemple), de le représenter clairement et de comprendre son impact sur les opérations.
Exemple
- Analyse : 10 % des pièces produites présentent des défauts de surface (taux supérieur à la norme acceptable de 2 %).
- Action : Définir clairement le problème comme une augmentation significative des défauts de surface sur les pièces automobiles.
3. Trouver la cause racine du problème
Cette étape vise à analyser les facteurs contribuant au problème pour identifier sa cause initiale. C'est une démarche critique qui demande un examen approfondi afin d’éviter de traiter uniquement les symptômes.
Exemple
- Enquête : Après utilisation de la méthode des 5 Pourquoi, la cause racine s’avère être une usure prématurée de la machine.
- Action : Examiner les enregistrements de maintenance et les paramètres de fonctionnement de la machine pour confirmer cette cause.
4. Réfléchir à des solutions
Une fois la cause racine identifiée, il est temps de trouver des solutions. Cette phase encourage la créativité et l'innovation de toute l’équipe pour trouver des réponses efficaces.
Exemple
- Brainstorming : Plusieurs solutions sont envisagées, comme remplacer les outils plus fréquemment ou modifier les paramètres de la machine.
- Action : Évaluer les avantages, les inconvénients et la faisabilité de chaque solution avec la méthode PDCA.
5. Tester les solutions
Avant de mettre en œuvre une solution à grande échelle, il est essentiel de la tester dans un environnement contrôlé. Cela permet d'évaluer son efficacité et d'ajuster le plan d’action.
Exemple
- Expérimentation : Remplacement plus fréquent des outils pour voir si cela réduit le taux de défectuosité.
- Action : Mettre en œuvre le plan de test sur une période déterminée grâce à la phase « Do » du PDCA, puis collecter les données sur l'impact de cette modification.
6. Standardiser et documenter la solution choisie
Une fois la solution éprouvée, elle doit être standardisée et intégrée dans les procédures de l'organisation. Documenter le processus aide à prévenir la récurrence du problème et facilite la formation des employés.
Exemple
- Mise en place : Après confirmation que le remplacement plus fréquent des outils réduit les défauts, cette pratique est standardisée sur toute la ligne de production via la méthode DMAIC.
- Action : Documenter le nouveau processus en utilisant les 8D, former les opérateurs à cette nouvelle pratique, et intégrer le changement dans les procédures opérationnelles standard.
5 méthodes à utiliser pour la démarche de résolution de problème
1. 8D (Eight Disciplines Problem Solving)
Le 8D est une démarche qualité qui sert à résoudre les problèmes complexes nécessitant une analyse approfondie et une action corrective durable.
Cette méthode de résolution de problème comprend huit étapes :
- Préparer le processus 8D
- Décrire le problème
- Identifier et mettre en place des actions immédiates
- Identifier les vraies causes
- Identifier et mettre en œuvre les actions correctives permanentes
- Valider des actions correctives permanentes
- Prévenir toute récidive
- Féliciter l’équipe
Exemple d'utilisation dans le secteur manufacturier
Problème : Défaillance récurrente d'un équipement majeur entraînant des arrêts de production coûteux.
Le 8D permettrait de former une équipe multidisciplinaire pour systématiquement identifier, analyser et éliminer la cause racine de la défaillance, tout en mettant en œuvre des actions correctives durables.
2. PDCA (Plan-Do-Check-Act)
Aussi connu sous le nom de roue de Deming, ce modèle systématique et itératif comprend quatre étapes ou cycles : Plan (Planifier), Do (Développer), Check (Contrôler), Act (Agir).
La méthode PDCA aide les entreprises à tester des changements dans des conditions contrôlées, à évaluer les résultats, puis à implémenter des améliorations de manière progressive afin d'optimiser la production et d'assurer la qualité constante des produits.
Exemple d'utilisation dans le secteur manufacturier
Problème : Variation de la qualité du produit fini qui ne répond pas toujours aux standards.
Le PDCA permettrait d'aborder ce problème en planifiant des améliorations, en les mettant à l'essai, en évaluant leur efficacité, et en ajustant le processus de production pour stabiliser la qualité du produit.
3. DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
Cette méthode Six Sigma est très efficace pour optimiser les processus de production, réduire les variations et éliminer les défauts en se concentrant sur les données et les analyses statistiques.
Elle consiste à définir clairement le problème (Define), mesurer (Measure) et analyser les données de processus pour identifier les causes profondes (Analyze), puis à mettre en œuvre des améliorations (Improve) et à contrôler les processus pour assurer des gains de qualité durables (Control).
Exemple d'utilisation dans le secteur manufacturier
Problème : Taux élevé de rebuts et de retouches dans une ligne d'assemblage.
Le DMAIC permettrait de spécifier le problème, de mesurer les performances, d'analyser les données pour trouver la cause, d’implémenter des améliorations et de contrôler le processus pour réduire les défauts.
4. QRQC (Quick Response Quality Control)
Cette approche rapide et efficace inspirée du Lean Management consiste à identifier, analyser et résoudre les problèmes directement sur le lieu de travail. Elle est particulièrement adaptée aux environnements de production rapide où la détection et la résolution immédiates sont nécessaires pour maintenir la continuité et l'efficacité de la production.
Exemple d'utilisation dans le secteur manufacturier
Problème : Incidents de sécurité fréquents sur le lieu de travail.
Le QRQC permettrait une réaction rapide pour identifier et résoudre immédiatement les causes de ces incidents, réduisant ainsi leur fréquence et améliorant la sécurité générale.
5. Carré d’as
Cette méthodologie s'appuie sur huit actions clés :
- Choisir le problème
- Analyser le problème
- Rechercher les causes
- Rechercher les solutions
- Essayer les solutions (test)
- Décider de la solution à mettre en œuvre
- Appliquer la solution
- Suivre les résultats
Elle s’utilise dans les cas où des problèmes doivent être résolus rapidement et efficacement, tout en s'assurant que les leçons apprises sont intégrées dans les pratiques standard.
Exemple d'utilisation dans le secteur manufacturier
Problème : Délais de livraison non respectés en raison de goulets d'étranglement dans la production.
Le Carré d’as aiderait à détecter rapidement les points de blocage, analyser leurs causes, trouver et instaurer des solutions efficaces, puis intégrer ces changements dans les opérations régulières pour améliorer la ponctualité des livraisons.
Comment choisir la bonne méthode de résolution de problème
Le choix de la méthode de résolution de problème dépend de plusieurs facteurs :
- La nature et la complexité du problème : Avant de choisir une démarche, vous devez comprendre avec exactitude le problème. S’il est complexe et multifactoriel, des méthodes structurées et approfondies comme le 8D ou le DMAIC peuvent être appropriées. Pour des problèmes plus immédiats ou de qualité, le QRQC ou le Carré d’as peuvent être plus adaptés.
- Les objectifs de l'entreprise : Alignez la méthode sur vos objectifs stratégiques, comme l'amélioration de la qualité, la réduction des coûts, ou l'augmentation de la satisfaction client. Par exemple, le DMAIC est souvent choisi pour des objectifs de réduction des défauts et d'optimisation des processus.
- Les ressources disponibles : Pensez aux ressources que vous pouvez allouer à la résolution de problèmes (temps, compétences, budget). Le PDCA peut par exemple être plus rapide à mettre en œuvre en cas de ressources limitées.
- L’expertise et les compétences de l'équipe : Utilisez une méthode qui correspond aux qualifications de votre équipe. Une formation peut être nécessaire pour des approches plus complexes telles que le DMAIC ou le 8D.
- Les besoins de standardisation et de documentation : Si la documentation et la standardisation des processus sont essentielles, optez pour des méthodes qui intègrent ces aspects, comme le 8D ou le DMAIC.
5 outils pour structurer vos méthodes de résolution de problèmes
Maintenant que nous avons vu les principales méthodes de résolution de problème, place aux outils ! Ceux-ci vont permettre de structurer la démarche et de la faire avancer dans la bonne direction.
1. Les 5 Pourquoi
Cette technique créée par le fondateur de Toyota, Sakichi Toyoda, consiste à poser la question « Pourquoi ? » cinq fois, jusqu'à ce que la cause fondamentale d’un problème donné soit révélée. C’est un outil est simple mais puissant pour la recherche des causes profondes.
Exemple d'utilisation dans le secteur manufacturier
Une usine rencontre un problème de retard dans la livraison des produits finis :
- Pourquoi l'usine a-t-elle des retards dans la livraison des produits finis ? Parce que la production des unités finales est souvent en retard.
- Pourquoi la production des unités finales est-elle en retard ? Parce que l'assemblage prend plus de temps que prévu.
- Pourquoi l'assemblage prend-il plus de temps que prévu ? Parce qu’il manque souvent des pièces nécessaires pour compléter l'assemblage.
- Pourquoi manque-t-il souvent des pièces nécessaires ? Parce que les fournitures arrivent régulièrement en retard depuis le fournisseur.
- Pourquoi les fournitures arrivent-elles en retard du fournisseur ? Parce que les commandes sont passées trop tardivement, en raison d’un processus d'approvisionnement inefficace.
2. Le diagramme d’Ishikawa (5M)
Aussi appelé « diagramme en arête de poisson », « diagramme causes-effets » ou encore « 5M », cet outil développé par Kaoru Ishikawa aide à visualiser systématiquement toutes les causes potentielles d’un problème spécifique ainsi que les facteurs qui y contribuent.
Les causes sont divisées en 5 grandes catégories.
Exemple d'utilisation dans le secteur manufacturier
Une usine rencontre un problème de baisse de la qualité de ses produits :
- Problème ou « Effet » (tête du poisson) : Baisse de la qualité des produits
- Catégories de causes (branches principales) :
-
- Main d'œuvre : Compétences des opérateurs, formation, motivation.
- Méthodes : Procédures de travail, normes de qualité, instructions d’opération.
- Matières : Qualité des matières premières, variabilité des lots, spécifications des fournisseurs.
- Milieu : Conditions de travail, température, humidité, poussière.
- Matériel : Usure des équipements, calibrage des machines, maintenance.
3. Les 7M
Cette évolution du diagramme d'Ishikawa se concentre non pas sur cinq, mais sept domaines majeurs pouvant causer des problèmes : Main-d'œuvre, Méthode, Matières, Milieu, Matériel, Management, Mesure.
Exemple d'utilisation dans le secteur manufacturier
Une usine rencontre des problèmes de défaillance de machine :
- Main-d’œuvre : Formation insuffisante des opérateurs, erreurs humaines dues à la fatigue ou au manque d’expérience.
- Méthodes : Processus de production obsolète, absence de procédures standardisées pour l'opération et la maintenance.
- Matières : Qualité incohérente des matières premières, usure prématurée des pièces de rechange.
- Milieu : Conditions de travail inappropriées, perturbations dues aux bruits excessifs ou aux vibrations.
- Matériel : Vétusté des équipements, maintenance préventive négligée ou inadéquate
- Management : Prise de décision inadéquate, communication insuffisante entre les départements
- Mesure : Instruments de mesure non calibrés ou défectueux, manque de contrôles qualité réguliers.
4. La règle de Pareto
Cet outil basé sur le principe de Pareto ou 80/20 est très utile pour se concentrer sur les problèmes qui auront le plus grand impact une fois résolus, et pour prendre des décisions éclairées.
Exemple d'utilisation dans le secteur manufacturier
Dans une usine produisant des composants électroniques, 80 % des défauts de production proviennent de seulement 20 % des processus de fabrication.
En analysant les données de production, l'entreprise pourrait découvrir que la majorité des défauts sont liés à des erreurs dans les étapes de soudure et d'inspection des circuits imprimés. Ces deux étapes, bien qu'elles représentent une petite partie du processus total de fabrication, sont cruciales et nécessitent une attention particulière pour réduire le nombre global de défauts.
5. Le QQOQCCP
Cet outil aide à collecter des informations complètes sur un problème en répondant à ces questions clés : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi. Il offre ainsi une compréhension approfondie de la situation.
Exemple d'utilisation dans le secteur manufacturier
On constate un retard de production dans une usine de fabrication de meubles :
- Qui est concerné par le problème ? Les opérateurs de la ligne d'assemblage et les responsables de production sont directement affectés par ce retard.
- Quel est le problème exact ? Les livraisons de meubles finis aux clients sont retardées de plusieurs jours par rapport au planning prévu.
- Où le problème se manifeste-t-il précisément ? Le problème se manifeste dans l'atelier d'assemblage final où les meubles sont préparés pour l'expédition.
- Quand le problème a-t-il été détecté ou quand se produit-il ? Le retard a été observé au cours des deux dernières semaines, principalement lors du troisième quart de travail.
- Comment le problème se produit-il ? Le retard est dû à un engorgement dans l'étape de finition et d'emballage, où il y a un manque de personnel et des problèmes avec l'équipement d'emballage.
- Combien de fois le problème s'est-il produit ou quelle est l'ampleur du problème ? Le problème a entraîné un retard de 30 % des commandes durant cette période.
- Pourquoi le problème se produit-il ? Le problème pourrait être dû à une planification inadéquate du personnel et à des défaillances récurrentes de l'équipement d'emballage.
D’autres outils peuvent aussi s’avérer utiles pour structurer les méthodes de résolution de problèmes :
- Brainstorming
- A3
- Gemba Walks
- Analyses SWOT
- Histogrammes
- Cartes de contrôle
- Matrices de priorisation
Conseils pour la mise en place efficace des méthodes et outils de résolution des problèmes
Intégrez la résolution de problèmes dans les routines quotidiennes
Au lieu de voir la résolution de problèmes comme une activité séparée, intégrez-la dans les activités quotidiennes. Par exemple, instaurez des réunions AIC pour discuter en groupe des problèmes en cours et suivre les progrès des solutions.
Utilisez la technologie à votre avantage
Adoptez un système de gestion quotidienne (DMS) comme UTrakk pour identifier rapidement les problèmes, suivre les actions correctives, faciliter la collaboration entre les équipes, et documenter les solutions dans un répertoire centralisé.
Développez des indicateurs clés spécifiques pour la résolution de problèmes
Définissez des KPIs qui mesurent l'efficacité de la démarche de résolution de problèmes, comme le temps moyen pour résoudre un problème, le taux de récurrence des problèmes, et l'impact des solutions sur la performance de l'entreprise.
Pratiquez la résolution de problèmes directement sur le terrain
Pour comprendre les problèmes, il faut se rendre sur le lieu réel où la valeur est créée ; le Gemba. Encouragez les managers à aller sur le terrain pour observer directement les processus, interagir avec les opérateurs et identifier les améliorations possibles.
Créez des groupes interfonctionnels pour la résolution de problème
Formez des équipes avec des membres de différents départements pour traiter les problèmes complexes. Le fait d’intégrer diverses perspectives et expertises élargit le point de vue sur le sujet, enrichit l'analyse et génère des solutions plus innovantes, adaptées à différentes facettes de l'organisation.
Adopter une approche de coaching pour le développement des compétences
La résolution de problèmes est une véritable compétence. En plus des formations de base, utilisez le mentorat et le coaching pour la développer. Les employés expérimentés peuvent guider les moins expérimentés, partageant leur savoir-faire et leur expérience.
Effectuer des revues post-mortem
Lorsqu’un problème est résolu, faites une analyse post-mortem pour discuter de ce qui a bien fonctionné, de ce qui n'a pas fonctionné, et de comment les processus peuvent être améliorés.
Faire un suivi et une évaluation pour chaque solution mise en place permet d'ajuster les stratégies au besoin, d’apprendre des expériences et de favoriser l’amélioration continue.
UTrakk, votre allié pour structurer et optimiser la résolution de problème
L'utilisation de méthodes organisées et d'outils analytiques pour faire face aux difficultés est essentielle pour les manufacturiers qui cherchent à améliorer leur efficacité opérationnelle et la qualité de leurs produits. Le DMS UTrakk incarne parfaitement cette approche structurée de résolution de problèmes au quotidien. Grâce à ses multiples fonctionnalités, telles que les modules Rituels, Actions, et Tableaux de bord, ce système de gestion quotidienne permet d'optimiser chaque étape du processus de résolution, adaptant son utilisation à la méthode préférée de chaque organisation. Une fois qu'une solution est standardisée, elle est documentée dans le Centre de connaissances pour garantir la conformité et prévenir la récurrence des problèmes.
L'adoption de ces techniques permet non seulement aux manufacturiers de répondre efficacement aux défis actuels, mais aussi de poser les bases d'une amélioration continue, assurant ainsi leur compétitivité dans un environnement industriel en constante évolution.
