Qu’est-ce que la méthode 5S ?
Originellement issue du système de production Toyota (TPS) du Japon et adoptée dans le monde entier, la méthode 5S est une base fondamentale du Lean Manufacturing. Cette approche systématique vise, notamment grâce au management visuel, à :
- organiser et normaliser l'espace de travail pour réduire les déchets ;
- améliorer l'efficacité globale d’un environnement de travail ;
- améliorer les conditions de travail ;
- réduire les risques sur le lieu de travail.
Le terme « 5S » désigne cinq mots japonais qui se traduisent par Supprimer (Seiri), Situer (Seiton), Faire scintiller (Seiso), Standardiser (Seiketsu), et Suivre (Shitsuke). Chacun de ces piliers développés par Hiroyuki Hirano est conçu pour apporter structure, discipline et ordre visuel dans l’usine.
Les avantage de la mise en œuvre de la méthode 5S
Gains de productivité
Une fois l’encombrement supprimé et les outils essentiels plus facilement accessibles, les employés passent moins de temps à chercher et plus de temps à effectuer des tâches à valeur ajoutée.
La méthode 5S permet également de rationaliser les processus en organisant les outils de manière logique et en normalisant les procédures, ce qui optimise le flux de travail et améliore l'efficacité et la productivité globale d'une entreprise.
Sécurité accrue
Un poste de travail propre et organisé est moins sujet aux accidents. Le fait de soigneusement ranger les objets évite les risques de chute ou de choc et permet d’intervenir plus rapidement en cas d'urgence.
Réduction du gaspillage et des coûts
Trier les éléments inutiles et tout ranger correctement a aussi des conséquences matérielles positives, à savoir moins de surstockage, moins de gaspillage, et une utilisation optimale de l'espace, ce qui entraîne des économies de coûts.
Amélioration de la qualité
Avec la standardisation des procédures et les nettoyages réguliers, il y a moins de variation dans les opérations et l’espace est contrôlé, ce qui a pour résultat une production de meilleure qualité.
Mobilisation des employés
Des employés évoluant dans un environnement organisé et sécuritaire se sentent productif et en sécurité. Ce sentiment de bien-être et d’accomplissement est susceptible d’augmenter leur engagement au travail et leur loyauté.
Des outils pratiques pour soutenir la méthode 5S
Plusieurs solutions peuvent aider à réussir la mise en œuvre de la méthode 5S. Voici les outils les plus populaires et les plus efficaces :
Les étiquettes rouges
Pendant la phase de tri (le premier « S »), les étiquettes rouges servent à marquer les éléments qui ne sont pas nécessaires à l'espace de travail. Cela permet à chacun d'évaluer quels éléments doivent être éliminés, stockés ou relocalisés.
Les silhouettes d’outillage adhésives
Une fois collées sur un support prévu à cet effet, les silhouettes adhésives indiquent visuellement où les outils et les équipements doivent être placés, afin qu’ils soient toujours retournés au bon endroit.
Les contrôles visuels et la signalétique
L'utilisation de repères visuels comme les étiquettes, les marquages au sol et les systèmes de couleurs facilite la compréhension des consignes de rangement. Un seul coup d'œil suffit !
La méthode Kanban
Les cartes et les tableaux de la méthode Kanban aident à visualiser l’état des différentes activités, à identifier les goulets d'étranglement, et à garantir que chaque étape du processus 5S est respectée et maintenue de manière optimale.
Les listes de vérification
Les listes de vérification servent à assurer que chaque étape du processus est bien suivie. Ces listes sont particulièrement utiles pour maintenir la cohérence et éviter les oublis lors des différentes phases de la méthode 5S.
Le logiciel UTrakk
UTrakk est un système de gestion quotidienne (DMS) qui offre des fonctionnalités soutenant le standard 5S. Grâce à des listes de vérification et audits 5S digitalisés, des réunions ou comités d’intervention spécifiques tenus régulièrement, des outils de suivi de plans d’action ou de projets, des tableaux de bord pour l’analyse des données en temps réel, ainsi qu’un répertoire pour maintenir les processus standardisés, la solution permet une application homogène à chaque étape de la méthode 5S, ce qui contribue à pérenniser la mise en place et les résultats.
Les étapes d'une mise en place 5S optimale
1. Créer un comité de mise en œuvre 5S
Commencez par constituer une équipe diversifiée comprenant des dirigeants, des superviseurs, ainsi que des travailleurs de première ligne qui comprennent les processus et leur fonctionnement. Une équipe interfonctionnelle apporte des perspectives variées et aide à obtenir l'adhésion de l’ensemble des travailleurs.
2. Évaluer l'espace de travail
Évaluez l'état actuel de l'espace de travail – ordre, propreté, accès aux outils, disposition des meubles, etc. Les Gemba Walks sont le meilleur moyen pour observer la réalité du terrain. Hormis le fait d’interagir directement avec les travailleurs de première ligne, vous pouvez prendre des photos, vérifier les points de contrôle et effectuer des audits pour comprendre quelles zones nécessitent des améliorations.
3. Former les employés
Avant d’entamer la démarche 5S, il est primordial que tous les membres de l'équipe en comprennent les principes et les objectifs à long terme. La méthode doit avoir du sens et apporter des bénéfices à ceux qui l’appliquent. Pour ce faire, organisez des sessions de formation et/ou proposez de l’accompagnement par un coach.
Conseil de pro : La formation des travailleurs doit être continue, c’est-à-dire qu’elle doit être poursuivie même une fois la méthode 5S implantée dans votre usine.
4. Implanter les étapes du 5S
- Supprimer (Seiri) : Identifiez les objets inutiles et utilisez des étiquettes rouges pour les marquer. Évaluez s’ils doivent être éliminés, stockés ailleurs ou réutilisés.
- Situer (Seiton) : Disposez le matériel nécessaire de manière à qu’il soit facile d’accès. Utilisez des techniques telles que les silhouettes adhésives, les étiquettes et les zones prédéfinies pour une optimisation maximale de l’espace de travail.
- Faire scintiller (Seiso) : Instaurez des horaires de nettoyage et des responsabilités. Le nettoyage doit devenir une routine parmi les opérations quotidiennes, et chaque employé doit participer.
- Standardiser (Seiketsu) : Développez des procédures opérationnelles standards qui décrivent comment maintenir l'ordre et la propreté dans l’environnement de travail. Créez des checklists, des instructions et des aides visuelles pour soutenir les pratiques 5S.
- Suivre (Shitsuke) : Pour rendre la méthode durable, tout le monde doit y adhérer. Faites des audits réguliers et organisez des réunions d'équipe pour discuter des activités et des améliorations 5S.
5. Mesurer et améliorer
Mesurez régulièrement l'efficacité du programme 5S en recueillant des commentaires, en analysant les données et en identifiant les domaines d'amélioration. L’évaluation continue est cruciale pour la mise en œuvre durable de la méthode.
Shitsuke ou le défi dans la pérennisation du 5S
Les entreprises font souvent appel à des conseillers pour mettre en œuvre un programme 5S. Leur rôle est de :
- former les équipes ;
- animer des ateliers pour organiser chaque poste de travail selon les principes du 5S ;
- organiser des activités sur le terrain pour réaliser les changements.
Voici à quoi ressemble l’approche classique :
On sélectionne un département pilote dans l’usine et on élabore un plan d’action s’échelonnant sur environ deux semaines. Notre objectif durant cette période est de réorganiser les postes de travail et de mettre en place de nouvelles pratiques opérationnelles. Cette étape fonctionne généralement très bien chez nos clients.
Cependant, il n’est pas rare de voir que les mêmes problèmes surviennent une fois le mandat des conseillers terminé. Je l’ai observé à maintes reprises, c’est un scénario qui se répète. Les organisations arrivent à mettre en œuvre le 5S, mais pas à le faire vivre à long terme. Au fil des jours, les nouvelles mesures sont de moins en moins appliquées. Pourtant, le cinquième « S » de la démarche est explicite à cet égard : Shitsuke veut dire « Suivre ». Or, cette étape demande de la rigueur.
Le rôle crucial du manager comme guide de la démarche
Le manager est responsable du suivi, du maintien et de l’amélioration des étapes mises en place à travers le chantier 5S. En théorie, il doit donner l’exemple et suivre à la lettre les règles de la démarche afin que ses équipes fassent de même.
Or, en pratique, les gestionnaires de terrain sous-estiment souvent cette responsabilité et, par conséquent, la négligent. Résultat ? Les employés retournent à leurs anciennes habitudes, tandis que les bonnes pratiques du management visuel se font oublier.
Plusieurs facteurs peuvent expliquer ce problème de comportement, mais je constate des tendances récurrentes :
- les managers sont souvent interrompus par des urgences (commandes de dernière minute, bris ou remplacement de machine, etc.) ;
- les gestionnaires croulent sous les tâches administratives, ce qui les empêchent de remplir leurs fonctions sur le terrain ;
- les gestionnaires n’ont pas encore développé les meilleures compétences en management. Par conséquent, ils ont du mal à anticiper les problèmes et piloter efficacement les opérations dont ils ont la responsabilité ;
- les dirigeants n’assurent pas de suivi auprès des managers.
La discipline des employés et le maintien des meilleures pratiques dépendent en grande partie de la gestion sur le terrain. Un projet ne peut réussir que si le rôle du manager est bien compris et que le maintien des pratiques d’amélioration mises en place deviennent la nouvelle norme.
Des actions peuvent être entreprises pour renforcer cette idée et assurer la réussite de la démarche 5S :
- choisir les bons gestionnaires ;
- identifier clairement les rôles et les responsabilités ;
- impliquer la haute direction afin de soutenir et responsabiliser les managers.
Conseil de pro : Adoptez une approche qui se concentre sur les comportements de gestion et vous obtiendrez des résultats exceptionnels. Après tout, les managers sont la pierre angulaire de la performance opérationnelle.
Conseils pour maintenir la méthode 5S dans votre usine
Impliquez la direction
Le succès durable commence au sommet. Lorsque les dirigeants défendent la méthode 5S, cela prouve son importance à l'ensemble de la main-d'œuvre. Le top management doit participer activement, fournir des ressources aux parties prenantes et célébrer les réussites.
Suscitez l'engagement envers les programmes 5S
Il est indispensable que chaque employé comprenne l'importance des 5S et la façon dont il contribue à la réussite de la démarche. Organisez des sessions de sensibilisation et impliquez les travailleurs dans le processus décisionnel pour renforcer leur engagement.
Communiquez le plan 5S à toutes les parties prenantes
Le plan d’action 5S doit être communiqué très clairement à tous les niveaux de l'entreprise. Informez les employés des objectifs, des attentes et des bénéfices d’une telle initiative. Cette transparence est un excellent moyen de favoriser leur adhésion.
Créez un espace de travail visuel
Sur le terrain, instaurez des systèmes de gestion visuelle qui renforcent la méthode 5S, comme les indicateurs, les marquages et les tableaux. Un lieu de travail visuel mène naturellement à la conformité et à une plus grande efficacité.
Reconnaissez et récompensez les efforts
La reconnaissance et le renforcement positif maintiennent les employés motivés et les incitent à maintenir un espace de travail discipliné.
Intégrez la méthode 5S dans les routines quotidiennes
Intégrez les tâches 5S dans les horaires quotidiens. Le nettoyage, l'organisation et la standardisation devraient être des éléments naturels des opérations quotidiennes plutôt que des initiatives à part.
De la mise en œuvre à la culture : implanter la méthode 5S pour un succès opérationnel durable
La méthode 5S dépasse largement la simple réorganisation du lieu de travail : c'est une véritable transformation culturelle qui redéfinit notre façon de travailler, de collaborer et d'améliorer en continu. La mise en œuvre initiale est cruciale, car elle pose des bases solides pour instaurer des gestes qui deviendront des habitudes.
Le véritable défi réside ensuite dans la persistance : l'application des 5S doit être une démarche systématique, un engagement collectif qui s'ancre dans la culture de l'entreprise sur le long terme, garantissant des résultats durables et une amélioration constante.
Lorsqu'il est correctement intégré, le 5S ne se contente pas de favoriser l'efficacité et la propreté : il cultive durablement la sécurité, la qualité, et l'excellence opérationnelle. Au-delà de ces bénéfices, il génère un impact profond sur la dynamique humaine au sein de l'organisation. En responsabilisant les employés et en offrant à chacun la possibilité de contribuer activement à l'amélioration des processus, il devient un levier d’innovation et de motivation collective.
