Gemba Walk : votre guide complet pour propulser la performance sur le terrain

Qu’est-ce qu’un Gemba Walk ?

Le concept de Gemba Walk trouve ses racines dans une pratique initiée par Taiichi Ohno, l’ingénieur japonais à l’origine du système de production Toyota (Toyota Production System ou TPS). Celui-ci demandait régulièrement à ses gestionnaires de se tenir dans un cercle tracé à la craie directement sur le plancher de l’usine – c’est-à-dire, le « gemba » qui signifie « lieu réel » en japonais –, au cœur des opérations. Ceux-ci pouvaient alors observer attentivement le déroulement des processus, afin de comprendre en profondeur la réalité du terrain.

Cette pratique, connue sous le nom de Cercle d’Ohno, visait à développer la capacité d’analyse et de discernement des leaders, en les plaçant face aux faits concrets plutôt qu’aux seules données rapportées.

Comme l’avait compris Ohno, la gestion opérationnelle ne s’effectue pas derrière un bureau, mais là où la valeur est créée, auprès des équipes. Les chiffres et les enregistrements apportent des informations utiles, mais ils ne remplacent pas l’expérience directe du terrain, ni les interactions humaines qui en découlent.

Le Gemba Walk reprend cette philosophie et la transforme en une démarche plus structurée et dynamique par laquelle le superviseur ou le manager :

• parcourt le terrain, écoute activement les employés et s’informe de leurs défis quotidiens ;

• partage les objectifs et rappelle la vision pour aligner les efforts ;

• identifie les écarts de performance et leurs causes, puis instaure des actions correctives ou d’amélioration continue.

Les objectifs du Gemba Walk

Au-delà de l’observation du travail sur le terrain, le Gemba Walk vise plusieurs objectifs :

• Favoriser la compréhension réelle des processus, afin de mieux saisir le fonctionnement global de la chaîne de valeur.

• Renforcer les relations entre les managers et leurs équipes, en instaurant une communication directe et transparente, et un esprit de collaboration.

• Développer une culture d’amélioration continue, en identifiant les gaspillages, les obstacles et les opportunités de progrès, et en favorisant la résolution des problèmes à la source.

• Soutenir le développement du leadership, en offrant une expérience pratique qui permet aux managers de perfectionner leurs habiletés de gestion au quotidien.

• Aligner les objectifs opérationnels et stratégiques, assurant que chacun comprend le « pourquoi » derrière les actions quotidiennes.

Les éléments clés d’un Gemba Walk

Le Gemba Walk repose sur trois éléments fondamentaux :

1. Aller voir le lieu de travail

Observer sur place, c’est voir la réalité telle qu’elle est. Le premier point consiste à aller là où la valeur est créée en temps réel, à savoir sur le terrain. Que ce soit dans l’atelier, sur la ligne de production ou à l’entrepôt, le manager doit s’y rendre pour observer directement les processus, les conditions de travail et les ressources disponibles.

Cette immersion permet de percevoir des détails invisibles depuis un bureau ou dans un rapport, par exemple, un lieu de travail mal organisé, une machine sous-utilisée ou des gestes répétitifs générant de la fatigue.

2. Poser des questions

Pour tirer la pleine efficacité d’un Gemba Walk, il faut dialoguer avec les équipes. Cela implique de poser des questions ouvertes, d’écouter attentivement et d’encourager les collaborateurs à partager leurs points de vue.

La méthode des 5 Pourquoi est particulièrement utile pour remonter à la cause racine d’un problème. En questionnant sans préjugés, le manager enrichit sa compréhension, évite les conclusions hâtives et valorise les connaissances terrain des employés.

3. Montrer du respect

Le Gemba Walk n’est pas une tournée de contrôle, mais une occasion d’échange et de collaboration. Le leader doit aborder chaque interaction avec bienveillance, reconnaître la valeur du travail accompli et s’intéresser sincèrement aux difficultés rencontrées.

Ce climat de confiance est essentiel car sans lui, les problèmes restent cachés et les idées d’amélioration continue n’émergent pas. Montrer du respect incite les collaborateurs à s’exprimer plus librement, à faire des propositions et à trouver des solutions.

Les tournées de supervision active : des Gemba Walks rehaussés

Les bonnes pratiques de Lean Management et l’observation terrain sont primordiales, or l’approche de Proaction International les amène plus loin. Nous avons enrichi la méthode en intégrant le capital humain comme axe de performance des Gemba Walks. C’est ainsi qu’est née la tournée de supervision active. Cette pratique favorise l'implication et la mobilisation des employés, en créant des moments privilégiés, récurrents et structurés avec leurs managers de proximité.

Ces échanges réguliers permettent de :

• rappeler les objectifs et les valeurs de l’organisation ;

• faire le point sur les priorités ;

• identifier rapidement les obstacles et les écarts ;

• donner la parole aux employés.

Là où le Gemba Walk se concentre principalement sur les indicateurs de performance de production (KPI), la tournée de supervision active ajoute une nouvelle dimension : les indicateurs clés comportementaux (KBI). Ces derniers mesurent les habiletés managériales, la qualité des interactions et la cohérence entre les objectifs et les actions.

En combinant KPI et KBI, les entreprises ne se contentent pas d’améliorer leurs résultats opérationnels à court terme ; elles ancrent aussi les meilleurs comportements de gestion, ce qui rend l’amélioration continue et la performance plus pérennes et solides.

Les avantages des Gemba Walks

Observer les progrès au plus près des opérations

En complément des tableaux de bord opérationnels, les Gemba Walks permettent de se rendre sur le lieu de travail pour constater visuellement les progrès réalisés. Ils assurent une surveillance proactive, en temps réel, de la performance des opérations quotidiennes.

Aller au-delà des indicateurs

Certains problèmes ne sont pas visibles à travers des KPI. En étant sur place, les managers peuvent repérer des inefficacités, des gaspillages ou des anomalies difficiles à percevoir, mais aussi découvrir des opportunités pour améliorer les processus.

Stimuler la mise en place d’actions Kaizen

En identifiant précisément un processus à améliorer, le Gemba Walk devient un point de départ idéal pour lancer des initiatives Kaizen (qui signifie « amélioration continue »). L'observation directe donne des idées concrètes et directement applicables, pour une efficacité accrue des solutions mises en œuvre.

Identifier et résoudre les problèmes plus efficacement

Voir un problème dans son contexte permet de mieux comprendre ses causes et ses conséquences, et ainsi mettre en œuvre des solutions efficaces qui renforcent la capacité des entreprises à répondre aux attentes de leurs clients.

La tournée favorise aussi la participation des équipes dans la résolution des problèmes, stimulant l’implication active dans la recherche et l’implantation d'actions correctives.

Consolider la collaboration entre le terrain et la direction

La communication entre les managers et les équipes de première ligne pendant le Gemba Walk créent une dynamique de collaboration. Cette proximité améliore la compréhension mutuelle et oriente les efforts sur des objectifs communs.

Mieux prioriser les initiatives d’amélioration

Grâce à une perception plus fine des activités sur le terrain, les managers peuvent concentrer leurs ressources là où les optimisations sont le plus nécessaires. Les Gemba Walks permettent de mieux cibler les actions et d’obtenir de meilleurs résultats rapidement.

Augmenter l'engagement des collaborateurs

La présence régulière des managers sur le terrain envoie un signal fort : le travail des employés compte. Cette reconnaissance renforce leur satisfaction et leur motivation, augmentant en retour l’implication et la productivité.

7 étapes pour mener des Gemba Walks efficaces

Pour tirer le maximum de bénéfices du Gemba Walk, celui-ci doit être bien préparé. Voici les sept étapes importantes pour conduire des tournées de terrain réussies :

1. Définir les objectifs de la marche

Avant de vous rendre sur le lieu de travail, il est essentiel de déterminer la raison pour laquelle vous entreprenez un Gemba Walk. Fixez des objectifs clairs : améliorer les processus, optimiser la qualité ou encore accroître l’engagement des équipes. Ceux-ci guideront vos points d’attention pendant le Gemba Walk.

2. Préparer et planifier le parcours

Déterminez un itinéraire précis, choisissez les moments les plus pertinents de la journée, et planifiez la durée et la fréquence de la marche : de 20 à 60 minutes en moyenne, avec une régularité (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle) adaptée à votre contexte.

Préparez également une checklist d’observation comprenant les questions à poser et les éléments à vérifier, en lien avec vos objectifs. Finalement, rassemblez les données utiles (issues de tableaux de bord, indicateurs de performance, plans de flux, etc.) afin de les comparer à vos observations.

3. Informer les équipes pour instaurer la confiance

Pour vraiment fonctionner, la démarche doit être transparente. Prévenez vos collaborateurs à l’avance et expliquez clairement l’intention : les Gemba Walks visent l’apprentissage et l’amélioration continue, non la critique.

Présentez le déroulement des tournées pour que les employés sachent à quoi s’attendre. Partagez votre checklist avec eux et intégrez leurs suggestions. Vous pourriez découvrir des angles morts ou des aspects opérationnels auxquels vous n’aviez pas pensé.

4. Conduire la marche et observer avec ouverture

Pendant le Gemba Walk, adoptez une attitude d’écoute et d’observation. Regardez sans interrompre, posez des questions ouvertes et concentrez-vous sur les processus plutôt que sur les individus. Le rôle du manager est de comprendre et d’apprendre, pas de pointer du doigt.

5. Documenter rigoureusement les observations

Prenez le temps de noter avec rigueur ce que vous constatez : écarts, gaspillages, dysfonctionnements, non-conformités, etc. Dans chaque cas, précisez le contexte afin de faciliter l’analyse ultérieure.

Collectez également les retours des employés. Les photos et notes détaillées vous aideront à déceler les opportunités d’amélioration et à prioriser les actions.

6. Analyser les constats pour planifier les actions

À la suite du Gemba Walk, organisez une réunion d’équipe – parfois appelée un « cercle Gemba Kaizen » – pour analyser les constats. Mettez sur la table les problèmes identifiés et cherchez collectivement des solutions durables. L’implication des opérateurs est primordiale car ce sont eux qui connaissent le mieux la réalité du terrain ; leur expérience peut propulser les entreprises vers l’amélioration continue et l’excellence opérationnelle.

7. Assurer le suivi et la récurrence

Planifiez des tournées de terrain régulières, assurez un suivi serré des initiatives mises en place et ajustez l’approche au fil du temps. La récurrence et la discipline contribuent à installer durablement la culture d’amélioration continue et de Lean Management dans votre usine.

Le Gemba Walk n’est pas une recette unique. Chaque entreprise doit l’adapter à son contexte, à ses objectifs stratégiques et à sa culture. L’important est de rester fidèle aux principes de base cités plus haut : aller voir le lieu de travail, poser des questions et respecter les employés.

Comment créer la liste de vérification Gemba Walk parfaite

Déterminer l’objectif de la checklist

Demandez-vous quel est l’objectif de votre liste de vérification Gemba Walk. Souhaitez-vous effectuer un suivi étroit de la productivité de vos lignes ? Ou bien surveiller l’application des règles de santé et sécurité dans l’environnement de travail ? Ciblez un but clair pour orienter correctement vos questions et faire des observations approfondies et complètes.

Structurer la liste de contrôle en catégories

Organisez votre checklist en thèmes ou sections logiques (par exemple, la santé et la sécurité au travail, les processus de production, les standards de qualité, les comportements, etc.). Cela vous aidera à ne rien oublier et à ordonner les visites. Chaque catégorie doit contenir des points de contrôle et questions associées.

Rédiger des questions pertinentes et ouvertes

Les questions doivent permettre de révéler les non-conformités ou anomalies, mais aussi aider à explorer le « pourquoi » des faits. Voici quelques exemples :

Sécurité et conditions de travail :

• Les consignes de sécurité sont-elles visibles ?

• Est-ce que les employés portent leurs équipements de protection individuelle ?

Standards ou processus de travail :

• Le standard de travail est-il affiché à la vue de tous ?

• Y a-t-il des écarts par rapport au mode opératoire prévu ?

Flux et matériel :

• Le matériel nécessaire est-il à portée de main ?

• Y a-t-il des mouvements inutiles qui pourraient être évités ?

Comportements et collaboration :

• Les membres de l’équipe communiquent-ils entre eux ?

• L’opérateur se sent-il écouté et soutenu par son manager ?

Opportunités d’amélioration :

• Avez-vous des suggestions d’amélioration pour ce poste de travail ?

• Que feriez-vous différemment si vous aviez carte blanche ?

Prévoir des champs variés

Chaque question ou point de vérification doit offrir un espace pour :

• noter l’observation (texte) ;

• joindre une photo ou une image ;

• définir une action (description de l’action, responsable, échéance) ;

• indiquer le niveau de priorité (urgent, moyen ou faible).

Utiliser une plateforme numérique

Les logiciels permettant la création de listes de vérification numériques offrent de multiples fonctionnalités qui rehaussent l’efficacité des Gemba Walks :

• saisie en temps réel des observations ;

• ajout de photos, images et vidéo ;

• création immédiate d’actions correctives ;

• génération automatique de rapports ;

• historique complet des visites.

Une liste de vérification pour le Gemba Walk n’est jamais figée. Lors de vos premières marches, vous identifierez sûrement des points manquants ou des questions à reformuler. Recueillez les retours des utilisateurs (managers et opérateurs) pour améliorer la liste.

Boostez l’impact de vos Gemba Walks quotidiens avec UTrakk

Pour tirer pleinement profit de vos Gemba Walks, il est indispensable de s’appuyer sur des outils numériques capables de ritualiser, d’ordonner et de pérenniser les bonnes pratiques de gestion.

C’est précisément ce que permet le système de gestion quotidienne (DMS) UTrakk. Bien plus qu’une application de suivi, ce logiciel offre un ensemble complet de fonctions pour rehausser l’impact de chacune de vos tournées de terrain, en alliant l’exactitude des observations et des indicateurs à la richesse des interactions humaines.

Avec UTrakk, vous pouvez :

• Piloter vos opérations en temps réel grâce à des Gemba Walks structurés et réguliers, qui mettent en lumière la progression du travail ainsi que les KPI.

• Détecter rapidement les écarts à l’aide de listes de vérification numériques renseignant sur l’état des lignes, des machines, des produits et plus encore.

• Assigner, suivre et résoudre efficacement chaque problème en attribuant des actions claires à des responsables dédiés, avec des échéances définies.

• Centraliser et analyser vos données terrain grâce à des tableaux de bord intégrés qui facilitent le suivi de la performance.

Digitaliser vos Gemba Walks avec UTrakk garantit des pratiques de supervision active plus cohérentes, traçables et constantes. Le résultat ? Une gestion quotidienne plus proactive, un alignement renforcé entre les managers et leurs équipes, et une amélioration continue et durable des opérations.

Transformez le Gemba Walk en moteur de performance et d’engagement

La marche Gemba n’est pas qu’une simple promenade dans une usine ou un bureau. Cette pratique issue du Lean Management est un acte de leadership qui change la manière dont une organisation apprend, collabore et progresse.

Là où certains voient une routine de gestion nécessaire, ceux qui en saisissent l’essence comprennent qu’il s’agit d’un véritable rendez-vous culturel, d’un moment qui rapproche les managers de la réalité du terrain, donne une voix aux équipes et fait émerger des solutions pour améliorer les processus de façon concrète et durable.

Dans un contexte où la complexité opérationnelle et la rareté des talents exigent plus de proximité et d’agilité, intégrer le Gemba Walk comme un rituel vivant et porteur de sens devient un atout distinctif. Cette pratique constitue dès lors un catalyseur pour l’amélioration continue, l’engagement durable et la compétitivité des entreprises.

FAQ sur le Gemba Walk