Pourquoi utiliser des outils et des application pour managers ?
Améliorer la supervision active
Bien que la supervision active soit essentielle, en particulier dans les secteurs manufacturier, agroalimentaire, de la distribution et de la construction, la plupart des managers n’ont tout simplement pas le temps de s’y consacrer. C’est parce qu’ils sont trop occupés à gérer leurs nombreuses tâches administratives et répétitives. C’est ici qu’interviennent les applications de gestion: elles contribuent à débarrasser les managers de proximité de ces tâches répétitives.
Ensuite, des outils tels que UTrakk optimisent le quotidien des managers, les aidant à accorder plus de temps à la supervision active, à l’accompagnement des employés, à la collecte de données d’analyse des causes profondes et à l’identification des problèmes avant qu’ils dégénèrent.
Stimuler la communication d’équipe
Parmi les applications accessibles aux managers, on compte de nombreux outils de messagerie instantanée, de visioconférence et de remue-méninges. De telles technologies leur permettent de communiquer avec les employés en temps réel tout en étant proactifs face aux problèmes qui se présentent.
Faciliter la collaboration
Les outils de gestion de projets, ainsi que ceux de messagerie automatique et de visioconférence mentionnés précédemment, facilitent le développement d'une culture de collaboration dans une entreprise.
Simplifier les suivis et la gestion de projet
Dans l’écosystème complexe qu’est l'Industrie 5.0, les managers doivent être en mesure de tout suivre. Des procédures opérationnelles standard (POS) à la conformité, en passant par la mobilisation des employés, la masse d’informations et de données à gérer est grande. Le traitement manuel de tous ces documents et de toutes ces données devient rapidement fastidieux, mais grâce à la technologie, les managers peuvent garder un œil sur tout en quelques clics.
Implanter, tester et améliorer vos procédures avec les applications pour managers
En raison de l’accès aux données, de la communication simplifiée, des bonnes pratiques et des POS, la mise en œuvre de nouveaux projets et procédures est rationalisée. Avec les outils de gestion, les managers peuvent analyser rapidement les données, envoyer des rétroactions et s’assurer de la santé et de la performance générales de leurs équipes.
Comment choisir les outils et les applications pour managers ?
Choisissez en fonction de l’utilisateur et non du décideur
Le choix d’une application doit se faire en fonction des besoins de l’utilisateur et non du décideur. Par exemple, un manager de premier niveau optera pour des outils qui lui permettront de communiquer en temps réel et de suivre les activités quotidiennes. À l’inverse, la haute direction préférera des outils qui leur offrent des vues d’ensemble et des prévisions rapides.
Visez la flexibilité dans votre choix d’applications pour managers
La plupart des gens, y compris les managers, aiment conserver leurs habitudes de travail. Les nouveaux outils de gestion doivent être flexibles pour s’adapter aux bonnes pratiques de leur entreprise et à leur manière de travailler.
Vous devez en outre réfléchir à la façon de combler le fossé des générations dans votre entreprise quand vous introduisez un nouvel outil ou une application. Ceci peut impliquer de fournir les documents d’assistance, de la formation avec du coaching, ou d’adapter votre vocabulaire lorsque vous accompagnez les autres.
Optez pour l’efficacité dans votre choix d’applications pour managers
Toutes les applications qui sont intégrées à vos outils de gestion devraient réduire les problèmes d’efficacité administrative et technique. Dans le cadre de l'Industrie 5.0, l’écosystème est dynamique, les préférences des employés ont changé et les nouveaux modèles de gestion s’enracinent. C’est pourquoi les outils devraient mettre l’accent sur la priorisation et stimuler l’innovation.
Les 12 meilleures applications pour managers
Maintenant que nous avons abordé ces questions, quelles applis devriez-vous envisager en tant que manager ? Que vous gériez un bureau ou une unité de production, voici 12 outils pour stimuler votre productivité en 2024.
(Nous utilisons la plupart d’entre eux nous-même, chez Proaction International.)
1. UTrakk : gestion quotidienne complète
UTrakk est un système de gestion quotidienne (DMS) qui donne accès à une foule de fonctionnalités qui soutiennent la planification et la gestion opérationnelles, les tâches quotidiennes des managers et la performance des organisations.
Avec le module Rituels, vous pouvez mettre en place des réunions récurrentes, telles que des réunions de début et de fin de quart, des revues de production, etc., permettant de communiquer de façon régulière les enjeux, les tâches prioritaires, l’état des projets et les résultats. Ces réunions accélèrent la résolution des problèmes, facilitent l’attribution des actions et priorités et centralisent les communications.
De plus, vous pouvez planifier et effectuer des tournées de terrain (Gemba Walks) accompagnées de listes de vérification standardisées et digitalisées, qui vous permettent de vérifier l’état des lignes et de la production, et d’identifier proactivement les écarts et problèmes, et ce à raison de plusieurs fois par jour. Des actions visant à corriger les problèmes peuvent être créées: les problèmes y sont documentés au moyen de vidéos ou de photos et des personnes sont mises en charge de prendre des mesures correctives.
Les tableaux de bord de UTrakk vous aident à suivre et analyser vos indicateurs clés de performance industrielle (sécurité, coût, qualité, délai et personnel), et ainsi comprendre les obstacles à la performance et prendre de bonnes décisions pour atteindre l’excellence opérationnelle.
Avantages
- Fonctionnalités complètes permettant d’élever la performance opérationnelle et managériale.
- Intégration aux logiciels et applications MES, PMS (OEE), GMAO, PIM et plus.
- Application disponible sur iOS, Android et sur le web.
- Interface de l'application traduite dans 5 langues.
- Assistance à la clientèle hors pair.
- Services d’implantation et de configuration à travers, entre autres, la création d’une équipe de super-utilisateurs afin d’assurer une adoption durable.
Inconvénients
- Convient mieux aux entreprises manufacturières.
- Pas de version gratuite.
2. Beekeeper : communication et engagement des employés de première ligne
Beekeeper est une plateforme mobile de communication mobile et de gestion d’employés pour les entreprises. Elle permet de regrouper en une seule application tous les éléments nécessaires aux employés de première ligne: chat interne, publication de messages du management via différents canaux, gestion des horaires de travail et des demandes de congés, attribution de tâches, sondages, intégration des nouveaux employés, gestion des documents et procédures, etc.
Ce système d’exploitation participe ainsi à la rétention des talents, à l’amélioration de l’engagement et de la productivité des employés de première ligne, grâce à une meilleure communication entre les équipes, tout en améliorant les performances de l’entreprise qui l’utilise.
Beekeeper se présente comme une solution optimale pour diverses industries telles que le commerce au détail, l'industrie manufacturière, l’hôtellerie, ou la santé par exemple.
Avantages
- Automatisation des réponses aux questions RH et IT les plus courantes, grâce à un chatbot.
- Intégration à plus de 750 applications digitales (OneDrive, ADP, UKG, Slack, EduMe, etc.) et intégrations personnalisées.
- Possibilité de communiquer de manière instantanée dans le choix de langue préféré de chaque employé, grâce à l’outil de traduction intégré.
- Protection des données (cryptage TLS 256, protection pare-feu avancée, audits réguliers de sécurité et ventres de données certifiés ISO 27001).
Inconvénients
- Pas de version gratuite (seulement une version d’essai gratuite).
- Interface moins intuitive que certaines autres plateformes, selon certains utilisateurs.
Alternative à Beekeeper : Agendrix est un logiciel de planning des horaires, permettant d’alléger le travail des gestionnaires en offrant une meilleure organisation et une communication optimale entre les équipes (temps de travail, paie, congés, lieu, etc.).
3. Workleap : optimisation de l’expérience employés
Workleap est une plateforme conçue pour optimiser l'expérience des employés au sein des entreprises. Cette solution logicielle offre une gamme de produits axés sur la simplification et l'amélioration du travail quotidien. Elle se distingue par son but de rendre le travail plus simple, plus fluide et plus rapide, tout en promouvant la productivité et la gestion des talents.
Workleap inclut notamment des modules portant sur la gestion de la performance, des compétences, de l’apprentissage, le recrutement et l'intégration des nouveaux employés, ainsi qu’un module pour gérer Microsoft 365.
Avantages
- Simplicité d’utilisation facilitant l’adoption des produits par tous les salariés.
- Amélioration de la mobilisation, de la satisfaction et du bien-être des employés.
- Gestion efficace des talents au sein de l’entreprise.
Inconvénient
- Toutes les entreprises n'auront pas besoin de toutes les fonctionnalités offertes, ce qui pourrait les rendre moins adaptées à certaines structures.
Alternative à Workleap : BambooHR propose également des fonctionnalités de gestion des nouveaux employés, y compris le suivi des candidats, les systèmes d'information sur les ressources humaines, les avantages sociaux, et la performance.
4. iObeya : tableau blanc numérique pour équipes Lean et Agile
iObeya associe un tableau blanc virtuel et des fonctionnalités Lean et Agile pour créer un puissant outil de collaboration d’équipe. Les fonctionnalités Agile vous permettent en effet de créer des cartes Agile, des tableaux Agile et des intégrations ALM.
La fonctionnalité Lean Enterprise vous permet de gérer avec efficacité les portefeuilles, d’attribuer des tâches, de cartographier les flux existants pour identifier les goulots d’étranglement, ainsi que de planifier les objectifs à court et long terme.
Avantages
- Création facile de tableaux de bord pour gérer les opérations quotidiennes.
- Rituels numérisés qui limitent les erreurs humaines et favorisent la collaboration.
- Interface d'administration qui permet au manager de paramétrer les permissions d'utilisation de l'application pour chaque espace de travail.
Inconvénient
- Cette appli nécessite une certaine connaissance des interfaces de programmation (API).
Alternative à Workleap : Miro peut être une bonne alternative, largement utilisée pour le brainstorming, la planification de projet, la création d'ateliers interactifs et la gestion agile.
5. Quickbooks : budgétisation pour les managers
QuickBooks est un outil de comptabilité qui regroupe tous vos états financiers et vos rapports au même endroit. En effet, QuickBooks vous permet de gérer les inventaires, la tarification, les coûts de revient, le suivi des heures de travail et le traitement de la masse salariale.
QuickBooks suit les dépenses de votre équipe et garantit que chacun est payé à temps. Vous pouvez créer des factures sur QuickBooks et paramétrer des rappels pour les paiements dus. Enfin, vous pouvez générer des comptes-rendus pour comprendre vos dépenses et prédire la croissance.
Avantages
- Assistance à la clientèle illimitée et formations pour les entreprises aux États-Unis.
- Fonctionnalités spécifiques au secteur tel que la santé, le bâtiment, la vente en gros ou la production industrielle, etc.
- Importation de données et génération de comptes-rendus faciles.
- Possibilité d’héberger l’application d’entreprise sur vos serveurs pour plus de contrôle et de sécurité quant aux informations de votre organisation.
Inconvénient
- Un peu lent si les fichiers de votre entreprise sont lourds, ce qui peut entraîner des retards dans la production des comptes-rendus financiers.
Alternative à QuickBooks : NetSuite ERP si vous recherchez un outil de gestion financière complet.
6. Microsoft Teams : visioconférences d’entreprise
Teams est un produit de Microsoft et une application infonuagique pour la communication d’entreprise. Cette application pour managers est fiable et déborde de fonctionnalités pratiques. Grâce à Teams, vous pouvez discuter avec les membres de l’équipe, partager des fichiers et tenir des visioconférences. La visioconférence est d’ailleurs la fonctionnalité la plus impressionnante de Teams.
Sur Teams, les visioconférences sont rapides, sûres et permettent de nombreuses intégrations. Par exemple, si vous collaborez sur des documents, vous pouvez les sauvegarder automatiquement sur One Drive pour un accès facile. Toutefois, si vous n’avez pas accès à un réseau Wi-Fi, vous pouvez rejoindre les conférences audios par téléphone.
Vous pouvez partager des écrans et des tableaux blancs pour collaborer, épingler des utilisateurs sur l’écran principal et supprimer les bruits de fond grâce à la fonctionnalité correspondante. En outre, Teams s’intègre parfaitement aux produits Microsoft tels que Office 365 et une centaine d’autres.
Avantages
- Fonctions de sécurité avancées pour protéger vos données, comme l’authentification à deux facteurs et l’authentification unique (SSO).
- Assistance et formation rapides pour tirer le meilleur parti de Teams, dont une assistance par téléphone et en ligne 24 heures sur 24.
- Tarifs concurrentiels pour les grands équipes (peut prendre en charge plus de 10 000 utilisateurs).
Inconvénients
- Navigation complexe.
- Interface utilisateur qui peut sembler un peu datée.
Alternative à Microsoft Teams : Google Workspace qui offre des fonctions de visioconférence et de clavardage en tête à tête ainsi qu’un calendrier intégré, et qui s’intègre à toutes les applications Google.
7. Loom : Création de didacticiels vidéos
Loom est un outil de création de vidéos astucieux que les managers peuvent utiliser de diverses manières. Par exemple, vous pouvez utiliser Loom afin de créer des didacticiels pour un nouveau système, d'intégrer de nouveaux collaborateurs ou de répondre aux questions récurrentes du personnel.
Une des raisons qui expliquent la popularité de Loom est que la vidéo couvre à la fois votre webcam et votre écran. En plus des didacticiels vidéo, Loom offre une fonctionnalité de transcription, permet d’ajouter des appels à l’action et existe en application mobile (Android et iOS). Loom offre une version gratuite qui peut souvent suffire.
Avantages
- Application conviviale et facile à prendre en main pour les managers.
- Enregistrement ultra-rapide.
- Fonctionnalité de contrôle avec des vidéos protégées par mot de passe.
- Partage facile, grâce à un lien de partage créé automatiquement.
Inconvénients
- Interface peu intuitive.
- Capacités de montage vidéo limitées.
Alternative à Loom : Snagit, un outil d’enregistrement vidéo et de capture d’écran. Comme Loom, Snagit vous permet de capturer simultanément votre écran et votre webcaméra. Snagit offre en outre une multitude de modèles pour une création de vidéos plus rapide et la possibilité de réaliser des vidéos à partir d’images.
8. ClickUp : gestion de projets pour les projets complexes
ClickUp est un des outils de gestion de projets les plus complets sur le marché pour les équipes dynamiques. Tout est couvert, des tâches à faire pour le projet à la documentation de connaissances, en passant par l’attribution de tâches et les événements.
ClickUp peut être incroyablement pratique pour les grandes équipes gérant plusieurs projets en même temps. Plusieurs fonctionnalités utilisent l'intelligence artificielle afin d'accélérer les tâches répétitives. Côté intégration, ClickUp s’intègre à plus de 1 000 outils répertoriés sur le marché. Une version gratuite de l'application (avec fonctionnalités réduites) est disponible.
Avantages
- Excellent affichage des comptes-rendus et du tableau de bord.
- Excellente assistance à la clientèle.
- Amélioration continue du produit.
- Bon rapport au coût en fournissant de nombreux logiciels de gestion de projets et de travail en équipe à distance dans une même application.
- Application disponible sur iOS et Android.
Inconvénients
- Courbe d’apprentissage abrupte en raison des trop nombreuses options de personnalisation et fonctionnalités.
- Expérience utilisateur peu conviviale.
Alternatives à ClickUp : Monday.com, pour la planification, le suivi et la livraison de projets. Si vous travaillez selon la méthode Kanban, Trello est une option intéressante.
9. SurveyMonkey : collecte de la rétroaction des employés
SurveyMonkey est un outil de sondage simple et intuitif pour les managers qui souhaitent obtenir rapidement la rétroaction des employés. Il est doté de fonctionnalités d’analyse et de gestion des données bien pensées pour évaluer la rétroaction que vous recevez et la compiler dans des comptes-rendus.
Grâce à SurveyMonkey, vous pouvez rapidement créer des questionnaires à partir de leurs banques de questions et utiliser un des modèles fournis pour réaliser le sondage. SurveyMonkey peut également être utilisé en solo ou comme outil de collaboration entre plusieurs utilisateurs.
En outre, il est facile de définir et de partager des rôles ainsi que d’attribuer les autorisations d’accès. La fonctionnalité de notifications intelligentes vous permet de suivre et de répartir les réponses à vos sondages.
Avantages
- Intégrations qui permettent de sonder plus facilement les équipes et les clients sur les réseaux sociaux.
- Questionnaires précis sur mesure, avec des fonctionnalités telles que l’assistance multilingue, afin d’interroger les sondés dans la langue qu’ils maîtrisent le mieux.
- Interface facile à utiliser, comptant 5 étapes entre la création et l’analyse des sondages.
Inconvénient
- Assez coûteux.
Alternative à SurveyMonkey : Qualtrics, pour les managers qui souhaitent se plonger plus en profondeur dans les retours d’expérience des employés.
10. Mural : collaboration visuelle pour les équipes
Mural est une application de tableau blanc numérique qui permet aux équipes de collaborer et d’échanger des idées. Il est utile aux petites équipes et aux grands groupes, car il permet de lancer des idées de façon créative sur divers problèmes dans votre organisation.
Facile à utiliser, Mural fait tomber les barrières à l’engagement, vous aidant à obtenir la participation de chaque membre de l’équipe. Une fois que tout le monde a participé, vous pouvez utiliser le système de vote anonyme intégré à Mural pour sélectionner les idées.
Mural est fourni avec 200 modèles prêts à l’emploi comprenant des fonctions Agile, des sprints à la création, des rétrospectives, etc.
Avantages
- Fonction « glisser-déposer » intuitive pour ajouter et supprimer facilement des fichiers.
- Installation rapide.
- Tableau blanc qui prend en charge de nombreux formats de fichier, dont l’insertion de vidéos, de PDF et d’images.
- Sélection variée de modèles.
Inconvénients
- Tableaux et comptes-rendus interactifs non pris en charge.
- Modèles ne peuvant pas être personnalisés.
Alternative à Mural : Lucidspark est assez similaire mais intègre d'autres outils de la suite Lucid, offrant ainsi une expérience plus intégrée pour les utilisateurs qui utilisent déjà ces mêmes outils.
11. Clockify : suivi du temps de travail pour les équipes hybrides
Que vous gériez un service hospitalier ou un bureau dernier cri au centre-ville, un logiciel de suivi du temps de travail est indispensable pour tout manager. Clockify répond aux besoins des équipes hybrides souhaitant suivre le temps de travail des employés, identifier les temps morts dans la gestion du temps et améliorer la productivité générale.
Avec Clockify, vous pouvez déterminer quels projets prennent le plus de temps et obtenir des comptes-rendus quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. La validation des fiches de travail est simplifiée, tout comme l’attribution des quarts et l’affectation des membres d’équipe aux projets. L'appli mobile est disponible sur Android et iOS.
Avantages
- Fonctions de verrouillage et de temps forcé pour éviter la modification des registres passés ou des entrées d’heures.
- Option de notification quand les employés font des heures supplémentaires.
- Calendrier d’équipe intégré pour visualiser les temps morts dans les quarts de votre personnel.
- Options d’auto-hébergement pour plus de contrôle et de confidentialité.
- Application de gestion du temps sur iOS et Android.
Inconvénients
- Options de personnalisation limitées pour les comptes-rendus automatiques.
- Supplément à payer pour accéder à la comparaison entre le budget et les coûts de travail.
Alternative à Clockify : Homebase, pour les entreprises aux nombreux services.
12. Salesforce : relation client et ventes
Idéal pour les managers en charge de la relation client et des ventes, Salesforce est un CRM puissant qui aide à gérer les informations client, les ventes, et les campagnes marketing. Son objectif est de centraliser les données des clients, de faciliter la gestion des ventes, du service client, du marketing et du commerce électronique.
Cette plateforme offre des outils d'analyse, des fonctionnalités de reporting, et la possibilité d'automatiser divers processus commerciaux.
Avantages
- Centralisation des données clients permettant une vue unifiée des informations clients.
- Personnalisation et flexibilité.
- Automatisation des processus de vente.
- Synchronisation facile avec d'autres systèmes et applis.
- Reporting et analyse de données.
Inconvénient
- Complexe pour les nouveaux utilisateurs.
Alternative à Salesforce : HubSpot CRM est souvent considéré comme une option plus conviviale pour les petites et moyennes entreprises.
Des managers bien outillés pour mieux performer
Tous les outils de gestion peuvent accroître la productivité d’une façon ou d’une autre. Mais trop d’entre eux ne sont pas à la hauteur en matière de productivité et d’automatisation. Cela dit, un DMS comme UTrakk fournit des fonctionnalités complètes pour créer une approche à 360 degrés de la gestion, soutenant à la fois les opérations et les activités des managers.
Quel que soit votre choix, la formation de vos équipes est essentielle pour vous assurer une bonne utilisation de vos nouveaux outils. Ici, le coaching peut grandement vous aider dans votre quête.
Téléchargez la brochure UTrakk pour en savoir plus sur l’outil pour managers le plus complet en 2024.
