Pourquoi utiliser des outils et des applications pour managers ?
Améliorer la supervision active
Bien que la supervision active soit essentielle, en particulier dans les secteurs manufacturier, agroalimentaire, de la distribution et de la construction, la plupart des managers n’ont tout simplement pas le temps de s’y consacrer. C’est parce qu’ils consacrent trop de temps à leurs nombreuses tâches administratives et répétitives. C’est ici qu’interviennent les applications de gestion : elles contribuent à débarrasser les managers de proximité de ces tâches répétitives.
Ensuite, des outils tels que UTrakk peuvent les aider à accorder plus de temps à la supervision active, à l’accompagnement des employés, à la collecte de données d’analyse des causes profondes et à l’identification des problèmes avant qu’ils dégénèrent.
Stimuler la communication d’équipe
Parmi les applications accessibles aux managers, on compte de nombreux outils de messagerie instantanée, de visioconférence et de remue-méninges. De tels outils leur permettent de communiquer avec les employés en temps réel tout en étant proactifs face aux problèmes qui se présentent.
Faciliter la collaboration
Les outils de gestion de projets, ainsi que ceux de messagerie automatique et de visioconférence mentionnés précédemment, facilitent la collaboration dans une entreprise.
Simplifier les suivis et la gestion de projet
Dans l’écosystème complexe qu’est l’industrie 4.0, les managers doivent être en mesure de tout suivre. Des procédures opérationnelles standard (POS) à la conformité, en passant par l’engagement des employés, la masse d’informations et de données à gérer est grande. Le traitement manuel de tous ces documents et de toutes ces données devient rapidement fastidieux, mais grâce à la technologie, les managers peuvent garder un œil sur tout en quelques clics.
Implanter, tester et améliorer vos procédures avec les applications pour managers
En raison de l’accès aux données, de la communication simplifiée, des bonnes pratiques et des POS, la mise en œuvre de nouveaux projets et procédures est rationalisée. Avec les outils de gestion, les managers peuvent analyser rapidement les données, envoyer des rétroactions et s’assurer de la santé et de la performance générales de leurs équipes.
Comment choisir les outils et les applications pour managers ?
Choisissez en fonction de l’utilisateur et non du décideur
Le choix d’une application doit se faire en fonction des besoins de l’utilisateur et non du décideur. Par exemple, un manager de premier niveau optera pour des outils qui lui permettront de communiquer en temps réel et de suivre les activités quotidiennes. À l’inverse, la haute direction préférera des outils qui leur offrent des vues d’ensemble et des prévisions rapides.
Visez la flexibilité dans votre choix d’applications pour managers
La plupart des gens, y compris les managers, aiment conserver leurs habitudes de travail. Les nouveaux outils de gestion doivent être flexibles pour s’adapter aux bonnes pratiques de leur entreprise et à leur manière de travailler.
Vous devez en outre réfléchir à la façon de combler le fossé des générations dans votre entreprise quand vous introduisez un nouvel outil ou une application. Ceci peut impliquer de fournir les documents d’assistance, de la fomation avec du coaching, ou d’adapter votre vocabulaire lorsque vous accompagnez les autres.
Optez pour l’efficacité dans votre choix d’applications pour managers
Toutes les applications qui sont intégrées à vos outils de gestion devraient réduire les problèmes d’efficacité administrative et technique. Dans le cadre de l’industrie 4.0 (et de l'industrie 5.0), l’écosystème est dynamique, les préférences des employés ont changé et les nouveaux modèles de gestion s’enracinent. C’est pourquoi les outils devraient mettre l’accent sur la priorisation et stimuler l’innovation.
Application pour managers : Les 12 meilleures applications pour managers en 2023
Maintenant que nous avons abordé ces questions, quelles applications devriez-vous envisager en tant que manager? Que vous gériez un bureau ou une unité de production, voici 12 outils pour stimuler votre productivité en 2023. (En fait, nous utilisons la plupart d’entre eux nous-même, chez Proaction International.)
Les application spécifiquement développées pour les managers
1) UTrakk —Outil de gestion à 360 degrés centralisé
UTrakk vous donne accès à des fonctionnalités de planification quotidienne et stratégique. Par exemple, vous pouvez mettre en place des rencontres récurrentes (appelées rituels) avec l’Assistant UTrakk, centraliser les activités, affecter des responsables et prioriser les tâches et projets à forte valeur ajoutée.
De plus, vous pouvez utiliser le fil de discussion pour examiner des réunions antérieures, l'ordre du jour pour lister les sujets à aborder et la liste d'actions pour les points à traiter.
Les listes de vérification des Tournées de terrain vous permettent de digitaliser vos Gemba Walks. Vous pouvez auditer les postes de travail pour identifier les problèmes en temps réel, les documenter avec des vidéos ou des photos et désigner des personnes chargées de prendre des mesures correctives.
De plus, le tableau de bord KPI vous aide à comprendre les éléments à améliorer ainsi qu'à suivre l'impact de vos efforts de gestion.
Avantages
- Intégration facile à vos procédés et opérations d’entreprise
- Assistance à la clientèle hors pair
- Collaboration en temps réel avec les employés et autres parties prenantes
- Services experts d’implantation et d’assistance, entre autres à travers la création d’une équipe de super-utilisateurs afin d’assurer une adoption durable
2) Beekeeper
Beekeeper est une plateforme mobile de communication mobile et de gestion d’employés pour les entreprises. Elle permet de regrouper en une seule application tous les éléments nécessaires aux employés de première ligne : chat interne, publication de messages du management via différents canaux, gestion des horaires de travail et des demandes de congés, attribution de tâches, sondages, intégration des nouveaux employés, gestion des documents et procédures, etc.
Ce système d’exploitation participe ainsi à la rétention des talents, à l’amélioration de l’engagement et de la productivité des employés de première ligne, grâce à une meilleure communication entre les équipes, tout en améliorant les performances de l’entreprise qui l’utilise.
Beekeeper se présente comme une solution optimale pour diverses industries telles que le commerce au détail, l'industrie manufacturière, l’hôtellerie, ou la santé par exemple.
Avantages
- Permet de communiquer de façon claire et unifiée avec les employés de première ligne
- Automatisation des réponses aux questions RH et IT les plus courantes, grâce à un chatbot
- Permet l'intégration de plus de 750 applications digitales (OneDrive, ADP, UKG, Slack, EduMe, etc), mais également de créer des intégrations personnalisées
- Possibilité de communiquer de manière instantanée dans le choix de langue préféré de chaque employé grâce à l’outil de traduction intégré
- Haute protection des données (cryptage TLS 256, protection pare-feu avancée, audits réguliers de sécurité et ventres de données certifiés ISO 27001)
Inconvénients
- Pas de version gratuite (seulement version d’essai gratuite)
- Interface moins intuitive que certaines autres plateformes selon certains utilisateurs.
Alternative à Beekeeper : Agendrix est un logiciel de planning des horaires, permettant d’alléger le travail des gestionnaires en offrant une meilleure organisation et une communication optimale entre les équipes (temps de travail, paie, congés, lieu, etc.).
3) Leapsome
Leapsome est une plateforme intelligente dédiée à l’amélioration des processus de gestion du personnel, axée à la fois sur la gestion des performances, sur l’engagement et le développement des employés des petites, moyennes et grandes entreprises. Elle offre une formule tout-en-un, permettant de gérer la productivité tout en offrant un apprentissage personnalisé. Elle s’intègre également à diverses plateforme de productivité telles que Slack, Teams et bien d’autres.
Basée sur le Cloud et combinant 91 fonctionnalités, Leapsome centralise de nombreux outils pratiques : gestion des objectifs et OKR, évaluation des performances et diagnostics 360 degrés, formation et intégration des employés, enquêtes de motivation des collaborateurs, retour d’information et félicitations, gestion des réunions.
Avantages
- Conception simple et intuitive conçue pour l’utilisation de tous les employés
- Outil pointu, flexible et tout-en-un, s’adaptant aux besoins de chacun
- Excellente intégration avec les outils de RH et de communication existants
- Support téléphonique 24/7 (réponse directe)
- Coût accessible
- Plateforme totalement sécurisé, certifiée ISO 27001 et conforme à la réglementation GDPR
Inconvénient
- Leapsome n’est pas disponible sur mobile.
Alternative à Leapsome : Lattice offre aussi un grand nombre de fonctionnalités quant à la gestion du personnel. De plus, contrairement à Leapsome, ce logiciel offre un accès mobile, des alertes/Notifications, l’Analyse des données de marché et une analyse en temps réel.
4) iObeya — Tableau blanc numérique pour équipes Lean et Agile
iObeya associe un tableau blanc virtuel et des fonctionnalités Agile pour créer un puissant outil de collaboration d’équipe. Les fonctionnalités Agile vous permettent en effet de créer des cartes Agile, des tableaux Agile et des intégrations ALM.
La fonctionnalité Lean Enterprise vous permet de gérer les portefeuilles, d’attribuer des tâches, de cartographier les flux existants pour identifier les goulots d’étranglement, ainsi que de planifier les objectifs à court et long terme.
Avantages
- Création facile de tableaux de bord pour gérer les opérations quotidiennes
- Rituels numérisés qui limitent les erreurs humaines et favorisent la collaboration
- L'interface d'administration permet au manager de paramétrer les permissions d'utilisation de l'application pour chaque espace de travail
Inconvénient
- L’application n’est pas prête à l’emploi, car elle nécessite une certaine connaissance des interfaces de programmation (API)
5) Quickbooks — Une application de budgétisation pour les managers
QuickBooks est un outil de comptabilité qui regroupe tous vos états financiers et vos rapports au même endroit. En effet, QuickBooks vous permet de gérer les inventaires, la tarification, les coûts de revient, le suivi des heures de travail et le traitement de la masse salariale.
QuickBooks suit les dépenses de votre équipe et garantit que chacun est payé à temps. Vous pouvez créer des factures sur QuickBooks et paramétrer des rappels pour les paiements dus. Enfin, vous pouvez générer des comptes-rendus pour comprendre vos dépenses et prédire la croissance.
Avantages
- Assistance à la clientèle illimitée et formations pour les entreprises aux États-Unis
- Fonctionnalités spécifiques au secteur tel que la santé, le bâtiment, la vente en gros ou la production industrielle, etc.
- Importation de données et génération de comptes-rendus faciles afin d’avoir une vue d’ensemble en quelques secondes
- Possibilité d’héberger l’application d’entreprise sur vos serveurs pour plus de contrôle et de sécurité quant aux informations de votre organisation
Inconvénient
- Un peu lent si les fichiers de votre entreprise sont lourds, ce qui peut entraîner des retards dans la production des comptes-rendus financiers
Alternative à QuickBooks : NetSuite ERP si vous recherchez un outil de gestion financière complet.
Les application plus générales
6) Slack — Messagerie instantanée
Slack est une application de messagerie instantanée destinée aux équipes qui peut être utilisée par les petites comme les grandes entreprises. Elle ajoute aux fonctionnalités d’une messagerie instantanée la visioconférence, l’assignation de tâches et des canaux Slack pour les équipes de différents espaces de travail.
Si vous cherchez un outil de communication fiable et intuitif d’allure moderne, Slack est un excellent choix pour vous. En matière de sécurité, Slack est en effet parmi les meilleurs. L’application s’intègre aux autres services de protection des données pour garantir la sécurité des informations de votre organisation lorsque vous communiquez avec votre personnel, vos équipes et vos vendeurs. Par ailleurs, contrairement aux courriels, vous n’aurez pas à gérer les pourriels et les tentatives d’hameçonnage incessants.
Slack s’intègre à plus de 2 000 applications et outils afin que vous puissiez collaborer sur des documents, planifier des projets, suivre les heures de travail et gérer votre comptabilité. Encore mieux, grâce à Slack Connect, vous pouvez collaborer en toute sécurité avec des partenaires externes sans risquer une fuite de données. Disponible sur Android et iOS.
Avantages
- 99.9% d’accessibilité garantie (ce qui signifie que vous aurez toujours accès aux fonctionnalités de Slack lorsque vous en aurez besoin)
- Assistance à la clientèle et gestionnaire de compte dédiés
- Fonctionnalités de sécurité et assistance de premier ordre avec leur forfait Enterprise Grid (pour garantir la sécurité des informations de votre entreprise)
Inconvénient
- Les canaux partagés, les fils et les applications peuvent vous échapper si des mesures de contrôle ne sont pas mises en place.
Alternative à Slack : Chanty, est une alternative plus abordable à Slack, parfaite pour les petites équipes qui n'ont pas besoin des tambours et trompettes d'un plan d'entreprise.
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7) Teams – Visioconférences d’entreprise
Teams est un produit de Microsoft et une application infonuagique pour la communication d’entreprise. Cette application pour managers est fiable et déborde de fonctionnalités pratiques. Grâce à Teams, vous pouvez discuter avec les membres de l’équipe, partager des fichiers et tenir des visioconférences. La visioconférence est d’ailleurs la fonctionnalité la plus impressionnante de Teams.
Sur Teams, les visioconférences sont rapides, sûres et permettent de nombreuses intégrations. Par exemple, si vous collaborez sur des documents, vous pouvez les sauvegarder automatiquement sur One Drive pour un accès facile. Toutefois, si vous n’avez pas accès à un réseau Wi-Fi, vous pouvez rejoindre les conférences audios par téléphone.
Vous pouvez partager des écrans et des tableaux blancs pour collaborer, épingler des utilisateurs sur l’écran principal et supprimer les bruits de fond grâce à la fonctionnalité correspondante. En outre, Teams s’intègre parfaitement aux produits Microsoft tels que Office 365 et une centaine d’autres.
Avantages
- Fonctions de sécurité avancées pour protéger vos données, comme l’authentification à deux facteurs et l’authentification unique (SSO)
- Assistance et formation rapides pour tirer le meilleur parti de Teams, dont une assistance par téléphone et en ligne 24 heures sur 24
- Tarifs concurrentiels pour les grands équipes (peut prendre en charge plus de 10 000 utilisateurs)
Inconvénients
- Navigation complexe
- L’interface utilisateur peut sembler un peu datée
Alternative à Teams : Google Workspace qui offre des fonctions de visioconférence et de clavardage en tête à tête ainsi qu’un calendrier intégré, et qui s’intègre à toutes les applications Google.
8) Loom — Création de didacticiels vidéo
Loom est un outil de création de vidéos astucieux que les managers peuvent utiliser de diverses manières. Par exemple, vous pouvez utiliser Loom afin de créer des didacticiels pour un nouveau système, intégrer de nouveaux employés ou répondre aux questions récurrentes du personnel.
Une des raisons qui expliquent la popularité de Loom est que la vidéo couvre à la fois votre webcaméra et votre écran. En plus des didacticiels vidéo, Loom offre une fonctionnalité de transcription, permet d’ajouter des appels à l’action et existe en application mobile (Android et iOS). Loom offre une version gratuite qui peut souvent suffire.
Avantages
- Application conviviale et facile à prendre en main pour les managers
- Enregistrement ultra-rapide
- Fonctionnalité de contrôle avec des vidéos protégées par mot de passe (vous permettant de choisir qui peut accéder ou non à vos vidéos)
- Partage facile (une fois que vous appuyez sur stop, un lien est automatiquement créé pour le partage)
Inconvénients
- L’interface pourrait être plus intuitive
- Les capacités de montage vidéo sont limitées
Alternative à Loom : Snagit, un outil d’enregistrement vidéo et de capture d’écran. Comme Loom, Snagit vous permet de capturer simultanément votre écran et votre webcaméra. Snagit offre en outre une multitude de modèles pour une création de vidéos plus rapide et la possibilité de réaliser des vidéos à partir d’images.
9) ClickUp — Gestion de projets pour les projets complexes
ClickUp est un des outils de gestion de projets les plus complets sur le marché pour les équipes dynamiques. Tout est couvert, des tâches à faire pour le projet à la documentation de connaissances, en passant par l’attribution de tâches et les événements.
ClickUp peut être incroyablement pratique pour les grandes équipes gérant plusieurs projets en même temps. Plusieurs fonctionnalités utilisent l'intelligence artificielle afin d'accélérer les tâches répétitives. Côté intégration, ClickUp s’intègre à plus de 1 000 outils répertoriés sur le marché. L'appli mobile est disponible sur Android et iOS. Une version gratuite de l'application (avec fonctionnalités réduites) est disponible.
Avantages
- Excellent affichage des comptes-rendus et du tableau de bord
- Excellente assistance à la clientèle et amélioration continue du produit
- Bon rapport au coût en fournissant de nombreux logiciels de gestion de projets et de travail en équipe à distance dans une même application
- Gestion des tâches facilitée
Inconvénients
- Courbe d’apprentissage abrupte en raison des trop nombreuses options de personnalisation et fonctionnalités
- L'expérience utilisateur pourrait gagner en convivialité
ClickUp alternative: Monday.com, pour la planification, le suivi et la livraison de projets. Si vous travaillez selon la méthode Kanban, Trello est une option intéressante.
10) SurveyMonkey — Collecte de la rétroaction des employés
SurveyMonkey est un outil de sondage simple et intuitif pour les managers qui souhaitent obtenir rapidement la rétroaction des employés. Il est doté de fonctionnalités d’analyse et de gestion des données bien pensées pour évaluer la rétroaction que vous recevez et la compiler dans des comptes-rendus.
Grâce à SurveyMonkey, vous pouvez rapidement créer des questionnaires à partir de leurs banques de questions et utiliser un des modèles fournis pour réaliser le sondage. SurveyMonkey peut également être utilisé en solo ou comme outil de collaboration entre plusieurs utilisateurs.
En outre, il est facile de définir et de partager des rôles ainsi que d’attribuer les autorisations d’accès. La fonctionnalité de notifications intelligentes vous permet de partager, suivre et répartir les réponses à vos sondages.
Avantages
- Des centaines d’intégrations qui vous permettent de sonder plus facilement votre équipe ou vos clients sur les réseaux sociaux
- Des questionnaires précis sur mesure avec des fonctionnalités telles que l’assistance multilingue afin d’interroger les sondés dans la langue qu’ils maîtrisent le mieux
- Interface facile à utiliser avec 5 étapes seulement entre la création et l’analyse des sondages
Inconvénient
- Assez coûteux
Alternative à SurveyMonkey : Qualtrics, pour les managers qui souhaitent se plonger plus en profondeur dans les retours d’expérience des employés.
11) Mural — Collaboration visuelle pour les équipes
Mural est une application de tableau blanc numérique qui permet aux équipes de collaborer et d’échanger des idées. Il est utile aux petites équipes et aux grands groupes, car il permet de lancer des idées de façon créative sur divers problèmes dans votre organisation.
Facile à utiliser, Mural fait tomber les barrières à l’engagement, vous aidant à obtenir la participation de chaque membre de l’équipe. Une fois que tout le monde a participé, vous pouvez utiliser le système de vote anonyme intégré à Mural pour sélectionner les idées.
Mural est fourni avec 200 modèles prêts à l’emploi comprenant des fonctions Agile, des sprints à la création, des rétrospectives, etc.
Avantages
- Fonctions glisser-déposer intuitives pour ajouter et supprimer facilement des fichiers
- Installation rapide pour gagner du temps et lancer vos séances de remue-méninges en un rien de temps
- Le tableau blanc prend en charge de nombreux formats de fichier, dont l’insertion de vidéos, de PDF et d’images pour faciliter la réflexion de votre équipe
- Une sélection variée de modèles
Inconvénients
- Tableaux et comptes-rendus interactifs non pris en charge
- Les modèles ne peuvent pas être personnalisés
12) Clockify — Suivi du temps de travail pour les équipes hybrides
Que vous gériez un service hospitalier ou un bureau dernier cri au centre-ville, un logiciel de suivi du temps de travail est indispensable pour tout manager. Clockify répond aux besoins des équipes hybrides souhaitant suivre le temps de travail des employés, identifier les temps morts dans la gestion du temps et améliorer la productivité générale.
Avec Clockify, vous pouvez déterminer quels projets prennent le plus de temps et obtenir des comptes-rendus quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. La validation des fiches de travail est simplifiée, tout comme l’attribution des quarts et l’affectation des membres d’équipe aux projets. L'appli mobile est disponible sur Android et iOS.
Avantages
- Fonctions de verrouillage et de temps forcé pour éviter la modification des registres passés ou des entrées d’heures
- Option de notification quand les employés font des heures supplémentaires
- Calendrier d’équipe intégré pour visualiser les temps morts dans les quarts de votre personnel
- Options d’auto-hébergement pour plus de contrôle et de confidentialité
- Application de gestion du temps Iphone et désormais disponible sur Androïd
Inconvénients
- Options de personnalisation limitées pour les comptes-rendus automatiques
- Supplément à payer pour accéder à la comparaison entre le budget et les coûts de travail
Alternative à Clockify : Homebase, pour les entreprises aux nombreux services.
Le point sur les meilleures applications pour managers
Tous les outils de gestion peuvent accroître la productivité d’une façon ou d’une autre. Mais trop d’entre eux ne sont pas à la hauteur en matière de productivité et d’automatisation. Cela dit, un Daily Management System (DMS) comme UTrakk associe diverses fonctionnalités et fonctions pour créer une approche à 360 degrés fiable de la gestion. Quelque soit votre choix, la formation de vos équipes est essentielle pour vous assurer une bonne utilisation de vos nouveaux outils. Ici le coaching peut grandement vous aider dans votre quête.
Téléchargez la brochure UTrakk pour en savoir plus sur l’outil pour managers le plus complet en 2023.
