Gestion du changement : les leçons apprises de la pandémie

Beaucoup d’entreprises offrant des services ou des produits essentiels ont pu continuer leurs activités durant la pandémie. Les méthodes de travail ont été adaptées pour respecter les bonnes pratiques en matière de santé publique. Pour certaines organisations, le déconfinement a apporté une panoplie de défis managériaux complexes en ce qui a trait à la relance. Par contre, avec le recul des dernières années, nous constatons que plusieurs leçons peuvent être tirées des entreprises qui n’ont pas cessé d’opérer. 

Changement organisationnel : adapter les contenus en lien avec les priorités

Connaissez-vous la gestion d’équilibriste ? Le processus de gestion du changement en temps de pandémie a demandé aux managers de faire preuve de souplesse et de créativité. En effet, la sécurité sanitaire des équipes était la plus grande préoccupation des entreprises. Les rencontres de gestion devaient, par conséquent, aborder cet enjeu de manière systématique.

Prenons l’exemple de nos clients du secteur de l’agroalimentaire. À mesure que les activités de l’entreprise reprenaient, ils ont commencé à adapter les ordres du jour de leurs rencontres opérationnelles pour y intégrer des « points de suivis COVID-19 ». Ce nouvel élément essentiel au quotidien avait l’objectif de favoriser la conduite du changement. Comment ? En aidant au respect de l’application des nouvelles méthodes et des règles. Il fallait mettre de l’avant des comportements sanitaires adéquats pour protéger les employés et les clients. D’ailleurs, la pandémie nous a rappelé l’importance des suivis réguliers avec les différentes parties prenantes d’une équipe. 

La conduite du changement : adapter les contenus en lien avec les enjeux de distanciation 

Prise de conscience : animer autrement les rencontres

La première étape dans la conduite du changement, c’est de reconnaître qu’une modification doit être faite. Avec la pandémie et les mesures de distanciation sociale, les rencontres devenaient difficiles à gérer et à animer. Malgré tout, le management devait s’adapter pour conserver un dialogue avec les équipes sur le terrain. Bien que les sujets abordés aient été différents de ceux qui le sont en temps normal, les organisations ont su se renouveler pour garder le cap sur les objectifs de l’entreprise.

Communiquer différemment sur le terrain avec de nouvelles pratiques

La mise en œuvre du changement passe par la communication. Une bonne gestion de projet, sur le terrain, était un élément clé à la réussite. Certains de nos clients ont adapté leur plan de communication et intégré de nouveaux systèmes de management visuel et de langage des signes. Voici un exemple bien réel : pour éviter un temps d’équipement long en lien avec des protections individuelles complexes, le manager a déployé les pratiques usuelles autour des salles blanches (ou cabine de peinture) avec une communication simple à travers une vitre pour rendre efficace sa tournée.

Plan d’action : numériser les outils pour un changement efficace

La numérisation des outils permet habituellement de piloter la performance. Lors de la pandémie, nos clients ont pu soutenir un déploiement rapide d’audits des comportements sanitaires exigés en s’appuyant sur :

• Des suivis de la performance opérationnelle effectués sur des tablettes qui garantissaient que toutes les parties prenantes avaient la bonne version au moment attendu;

• Des listes de vérification adaptées directement dans l’outil pour assurer le contrôle de contenus uniformes;

• Une harmonisation rapide des pratiques auprès de l’ensemble des équipes du terrain pour limiter l’accompagnement nécessaire à l’implantation.

Depuis toujours, la mise en place d’outils digitaux agiles sécurise les équipes et le management opérationnel. Ils permettent de suivre, à distance, les réalisations et les performances dans une optique d’amélioration continue. Ces outils et applications rassurent également la direction de l’entreprise et les donneurs d’ordres des clients en prestations de service. Les avancées et réalisations sont accessibles via des plateformes partagées et des comptes rendus facilités, confirmant ainsi à tous la mise sous contrôle de la sécurité et des performances.

Mais durant la pandémie, ces pratiques étaient d’autant plus importantes puisque le télétravail s’est imposé comme un élément essentiel au maintien des activités de l’entreprise.

Avec l’addition de ces changements, beaucoup d’organisations ont dû revoir les méthodes de travail au sein de l’entreprise. Pour nombre d’entre elles, cela a mené à un grand projet de changement des pratiques établies : des lignes de production jusqu’aux dirigeants qui devaient animer leurs rencontres stratégiques à distance.