Qu’est-ce qu’un Gemba Walk ?
Le mot japonais « Gemba » (ou « Genba ») signifie le « lieu réel ». Dans le contexte industriel, ce lieu renvoie à l’atelier, au plancher de production ou encore à la chaîne de montage, c’est-à-dire à l’endroit où la valeur est créée. Provenant à l’origine du système de production Toyota (Toyota Production System ou TPS), ce concept s’est ensuite étendu à l’échelle mondiale avec le développement du Lean Management.
Dans l’esprit de la gestion Lean, les leaders ne doivent pas rester enfermés dans leurs bureaux, mais aller voir sur le terrain (le Gemba). L’idée centrale est simple : pour comprendre un problème, il faut se rendre là où il se produit, observer ce qui se passe véritablement et dialoguer avec ceux qui opèrent les processus.
Le Gemba Walk (ou tournée de plancher ou de terrain) s’inscrit dans cette philosophie. Le manager parcourt le lieu de travail, vérifie les processus en cours, identifie les écarts, interagit avec les opérateurs, pose des questions et repère les opportunités d’amélioration. L’objectif est de recueillir des informations afin de mieux comprendre les flux de production, de déceler les obstacles à la performance et de déclencher des actions correctives.
Le Gemba Walk est indissociable du Lean, qui vise à éliminer les gaspillages et à maximiser la valeur ajoutée pour le client. Or, pour tendre vers cette excellence opérationnelle, l’organisation doit faire preuve d’une culture d’amélioration continue solide. Et c’est précisément ce que rend possible le Gemba Walk : il transforme l’observation terrain en un processus structuré d’amélioration constante. Le leader ne se contente plus d’évaluer la conformité ; il stimule la réflexion collective, favorise la résolution de problèmes et renforce la culture Kaizen (amélioration continue).
Les limites des Gemba Walks traditionnels
Des Gemba Walks menés au moyen de processus manuels impliquant formulaires papier et retranscriptions ne conviennent plus à la réalité des lieux industriels modernes.
La tournée de plancher traditionnelle entraîne :
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des informations désordonnées : les notes sont dispersées, non consolidées et difficiles à comparer d’une tournée à l’autre ;
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une collecte de données incomplète : des champs oubliés, des notes illisibles ou l’impossibilité de joindre des documents (telles que des photos et vidéos) peuvent compromettre le repérage des écarts ;
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des actions retardées : le délai entre l’observation et la mise en œuvre d’actions peut être long, en raison d’informations dispersées se perdant facilement ;
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un manque d’uniformité : chaque leader a ses propres priorités et zones de vigilance, ce qui engendre des pratiques et suivis non standardisés ;
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une analyse plus complexe : l’identification de tendances ou problèmes récurrents à partir de notes manuelles peut être extrêmement lente et laborieuse ;
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une gestion multi-site difficile : quand une organisation gère plusieurs usines, la centralisation des données papier peut devenir un vrai casse-tête.
Les Gemba Walks traditionnels, s’appuyant sur des processus manuels et papier, limitent le partage d’informations fiables et entravent la gestion proactive. Face à ce constat, les logiciels Gemba Walk apparaissent comme une évolution naturelle et indispensable pour rendre l’observation terrain plus agile, rigoureuse et efficace.
Qu’est-ce qu’un logiciel Gemba Walk ?
Un logiciel Gemba Walk est une application conçue pour assister les leaders au cours des différentes étapes de la tournée de plancher. Il transforme une démarche autrefois manuelle en un processus numérique automatisé, organisé et traçable, favorisant la collaboration entre les équipes et départements, la prise de décisions stratégiques, ainsi que l’amélioration continue des opérations.
Il permet de :
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planifier les tournées de terrain selon la fréquence, les zones et les axes de performance SQCDME ;
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créer des listes de vérification numériques personnalisées et standardisées ;
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saisir les observations et joindre des documents directement sur le terrain ;
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assigner des actions et opportunités d’amélioration continue, et suivre la progression ;
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centraliser les données dans des tableaux de bord de production ;
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intégrer des données issues de sources externes, telles que les systèmes ERP, MES, PIM, etc.
Les types de logiciels Gemba Walk
On distingue deux catégories de solutions Gemba Walk sur le marché :
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Les outils dédiés : Ces applications sont focalisées quasi exclusivement sur le Gemba Walk. Souvent faciles à configurer et déployer, elles sont idéales pour les organisations souhaitant digitaliser rapidement leurs tournées sans bouleverser leur système existant. Cependant, elles peuvent manquer de synergie avec d’autres flux de management.
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Les plateformes de management intégrées : Ces systèmes de gestion quotidienne (Daily Management System ou DMS) complets soutiennent l’ensemble des activités des managers sur le terrain. Combinant des fonctionnalités de gestion des tournées, des réunions, des actions et des projets, et de suivi des données SQCDME, ils offrent une vision unifiée et globale de la performance opérationnelle. Ces solutions exigent souvent un déploiement plus construit.
Les avantages de la tournée de plancher digitalisée
Pour les leaders
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Réactivité accrue : La remontée systématique des observations permet d’agir plus vite. Plus besoin d’attendre que les fiches soient rentrées manuellement.
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Exactitude et discipline : Les checklists standardisées assurent qu’aucun point critique ne soit oublié. Durant les tournées de terrain, le manager sait exactement quoi surveiller et quelles questions poser.
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Cohérence et uniformité : Tous les leaders utilisent la même liste standard, ce qui facilite la comparaison et l’analyse entre les lignes ou sites de production.
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Visibilité globale : Les tableaux de bord dynamiques offrent une vue d’ensemble sur les tournées effectuées, les causes des problèmes, les actions ouvertes, les zones à risque, etc.
Pour les employés
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Meilleur accompagnement des équipes : La présence du manager sur le terrain offre l’occasion de discuter avec les membres de l’équipe, afin de mieux comprendre leur réalité et de les soutenir dans la mise en place de solutions.
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Reconnaissance accrue : La prise en compte et l’implantation des solutions amenées par les opérateurs stimulent le sentiment de reconnaissance, boostant la confiance et la satisfaction.
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Communication facilitée : En rendant les constats visibles et factuels grâce aux photos, aux annotations et aux données, les Gemba Walks digitalisés éliminent les malentendus et favorisent des échanges plus fluides et efficaces.
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Feedback régulier : Chaque tournée de plancher permet aux employés d’informer leur leader sur la progression du travail et les obstacles rencontrés, et de recevoir du feedback constructif.
Pour l’organisation
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Standardisation des pratiques : Dans des entreprises ayant plusieurs usines ou chaînes de production, la digitalisation des Gemba Walks garantit une homogénéité des pratiques et facilite l’analyse des résultats.
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Alignement stratégique et opérationnel : Les axes de performance contrôlés lors des Gemba Walks peuvent être orientés sur les priorités stratégiques, de sorte que la démarche contribue directement aux objectifs de l’organisation.
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Gain de temps : Moins de saisie manuelle signifie plus de temps pour l’analyse stratégique et l’amélioration continue.
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Retour sur investissement rapide : En éliminant les processus manuels et en centralisant l’information, les outils numériques réduisent les pertes de temps, augmentent la productivité et soutiennent la qualité, ce qui accélère le retour sur investissement.
Comment choisir la solution idéale pour la mise en œuvre de vos Gemba Walks
Le choix du bon logiciel Gemba Walk dépend avant tout des besoins du terrain et de la maturité en Lean Management de votre organisation. L’enjeu est de sélectionner l’outil qui renforcera la culture d’amélioration continue et d’excellence opérationnelle.
Déterminez vos besoins internes
Une entreprise qui débute une démarche Lean privilégiera un outil simple et intuitif. À l’inverse, une organisation déjà structurée autour de processus et systèmes de management sophistiqués pourra envisager une plateforme plus complète, intégrée à ses autres outils.
Voici quelques considérations pour évaluer vos besoins :
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niveau de maturité en Lean Management (l’entreprise pratique-t-elle déjà le Gemba Walk régulièrement ?) ;
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fréquence, portée et rythme (marches quotidiennes, hebdomadaires, par ligne, par axe SQCDME) ;
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axes prioritaires (sécurité au travail, qualité, productivité, mobilisation, etc.) ;
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rôles et responsabilités (qui exécutera les visites, qui analysera les données, qui pilotera les actions ?) ;
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contraintes techniques (couverture wifi, accessibilité hors ligne, sécurité de l’information, intégration aux systèmes) ;
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capacité d’adoption (simplicité d’utilisation, besoin de formation).
Optez pour l’ergonomie et la simplicité
La simplicité d’utilisation est le premier facteur de succès. L’outil doit pouvoir être utilisé sans recourir à des configurations complexes et naviguer dans un parcours interminable. Évaluez des facteurs tels que la navigation intuitive, la saisie instantanée, la synchronisation automatique, et la compatibilité mobile et hors ligne.
Privilégiez un suivi rigoureux des actions
Un bon logiciel ne facilite pas seulement l’observation, mais assure aussi la continuité avec les actions et opportunités d’amélioration déclenchées. Chaque point relevé doit pouvoir être facilement transformé en initiative, assigné à un responsable et suivi jusqu’à sa résolution, sans perte d’information ni lourdeur administrative.
Misez sur les capacités d’intégration et d’analyse
Un outil Gemba Walk doit pouvoir se connecter avec les autres systèmes de l’entreprise pour éviter que les données terrain ne restent isolées. En rassemblant tous les indicateurs de production en une seule plateforme, il devient plus facile de mesurer et suivre les progrès, et de soutenir la prise de décision à tous les niveaux.
Considérez l’accompagnement et l’évolutivité
Au-delà des fonctionnalités, le logiciel doit offrir un support technique de qualité pour aider les équipes à en tirer profit au maximum. Une assistance réactive et compétente est essentielle pour garantir la fiabilité de la solution et assurer la continuité des opérations.
La solution doit aussi pouvoir s’adapter aux phases de développement de l’entreprise, augmentant ou réduisant la capacité selon le cas, et ce sans interruption.
Digitalisez et propulsez l’efficacité de vos Gemba Walks avec UTrakk
UTrakk est un système de gestion quotidienne complet, conçu pour accompagner les leaders sur le terrain, dans le pilotage de la performance des opérations et des équipes. Grâce à de multiples fonctionnalités puissantes, il vous permet de structurer les routines de gestion, d’anticiper et résoudre les problèmes, et de soutenir les travailleurs, au quotidien.
De plus, la solution offre des intégrations logiciels robustes – MES, PMS (OEE), GMAO, PIM et bien plus –, vous permettant de visualiser toutes vos données en temps réel, sur une seule plateforme.
Travail Standard du Leader
Un agenda numérique permet la planification des responsabilités et activités typiques des managers. Ce Travail Standard du Leader organise des Gemba Walks réguliers, mais aussi des tâches, routines et réunions récurrentes, instaurant des pratiques de gestion uniformes.
Gemba Walks
Le module Rituels vous permet de conduire des tournées de terrain avec méthode, favorisant une supervision rigoureuse. Grâce à ses listes de vérification associées, il garantit une couverture complète des points critiques et un suivi étroit des indicateurs terrain.
Listes de vérification
Des checklists personnalisées et standardisées peuvent être facilement créées avec UTrakk. Associées à vos visites régulières, celles-ci facilitent la collecte de données, la détection des non-conformités et la progression du travail, pour une meilleure performance opérationnelle.
Tableaux de bord
En seulement quelques clics, le système vous permet de configurer des tableaux de bord interactifs, articulés selon les axes de performance ou les indicateurs clés des différents services, processus et équipes. Des diagrammes variés, des filtres sophistiqués et des codes de couleur intuitif facilitent la lecture des données.
Gestion des réunions
La solution assure également la planification de tout type de rituels de management (réunions de suivi, comités spécifiques, revues de production, etc.). Ces rituels peuvent être associés aux Gemba Walks et aux actions qui en découlent, accélérant la remontée des problèmes, la collaboration autour des actions et priorités, ainsi que la prise de décision.
Coaching
UTrakk inclut un module Coaching soutenant les managers dans le développement de leur leadership. Le coach accompagne le leader lors des tournées de terrain, afin d’observer son travail, de guider sa pratique et de déterminer les points d’amélioration.
Centre de connaissances
Un Centre de connaissances comprenant des processus, procédures et instructions de travail, est accessible depuis la plateforme. Lors des visites sur le terrain, vous pouvez instantanément consulter cette bibliothèque de ressources standardisées pour vérifier la conformité des pratiques.
Faites du numérique un allié du leadership et de la performance sur le terrain
Avant d’être une application, le Gemba est d’abord une philosophie : celle d’aller voir le lieu de travail, d’observer et d’écouter ce que vivent les équipes. En consignant les observations, les solutions et les opportunités d’amélioration venues du terrain, le logiciel aide le leader à ancrer sa démarche dans la réalité des opérations. Il ne remplace pas sa présence ; il la structure et la rend plus pertinente, plus efficace.
Loin de déshumaniser la relation, le numérique la rend plus authentique. Il valorise la parole des collaborateurs, renforce la reconnaissance et instaure une transparence dans le suivi des améliorations. Soutenu par cet outil, le leader gagne en cohérence et en crédibilité, et peut concentrer son énergie sur l’essentiel, soit l’accompagnement, l’écoute et le développement de ses équipes pour atteindre les plus hauts sommets de performance.
En associant la rigueur de la technologie à la richesse des interactions humaines, la digitalisation des Gemba Walks fait du management de proximité un acte à la fois mieux construit, plus proactif et décidément humain.
