Les étapes de l’analyse de Pareto
L’analyse de Pareto est une méthode systématique permettant de hiérarchiser vos tâches en fonction de leur valeur pour l’entreprise. C’est un moyen simple et efficace de déterminer les missions, les idées et les objectifs prioritaires que vous devez instaurer afin d’obtenir les résultats escomptés.
Voici un guide détaillé sur l’utilisation de l’analyse de Pareto :
Étape 1 : Déterminer les problèmes
Afin d’appliquer l’analyse de Pareto à votre problème, procédez comme suit :
- Déterminer les problèmes : vous devez fixer des objectifs clairs avant de commencer. Qu’essayez-vous d’atteindre, ou que voulez-vous changer dans votre vie ? Pour ce faire, créez une hypothèse et un plan de recherche décrivant comment vous allez atteindre ces objectifs.
- Collecter des données : de quelles données et de quels paramètres avez-vous besoin pour prendre des décisions judicieuses fondées sur la loi de Pareto ? Vous trouverez quelques exemples ci-dessous, mais n’oubliez pas que d’autres types de renseignements peuvent également vous aider à prendre des décisions (par exemple, des données qualitatives).
- Analyser les données : pour que cette méthode fonctionne correctement, il est essentiel de disposer d’un moyen objectif de déterminer les problèmes qui nous touchent le plus souvent, afin de pouvoir concentrer nos efforts en conséquence une fois que nous aurons rassemblé toutes ces données.
Étape 2 : Hiérarchiser et déterminer les causes des problèmes
Une fois que vous avez analysé vos données, il est temps de hiérarchiser les problèmes et d’en déterminer les causes profondes. N’oubliez pas que l’analyse de Pareto n’est qu’un outil parmi tant d’autres dans votre boîte à outils décisionnelle; elle n’offre qu’une image partielle.
Voici comment ça fonctionne :
- Tout d’abord, décomposez vos objectifs en segments gérables et facilement mesurables.
- Évaluez ensuite chaque segment en fonction de son importance (1-100).
- Calculez le score cumulé de chaque segment en additionnant tous ses scores et en les divisant par 100.
- Enfin, déterminez les segments qui ont les scores cumulatifs les plus élevés et concentrez-vous d’abord sur eux!
Cette approche vous donne un aperçu de la situation actuelle de votre entreprise et de celle qu’elle pourrait avoir à l’avenir si des changements précis devaient survenir, sans avoir à passer des heures à consulter des feuilles de calcul ou des rapports. Elle vous permet de toucher du doigt les domaines qui posent problème et ceux où les améliorations auront l’impact le plus significatif, ce qui vous permet de prendre de meilleures décisions plus rapidement que jamais !
Il est recommandé de combiner cette méthode avec des techniques comme l’analyse de Kano, l’analyse coûts/avantages et la méthode SIPOC. Ces outils vous permettront de prendre de meilleures décisions concernant les problèmes les plus cruciaux et la meilleure façon de les résoudre.
Étape 3 : Prendre des mesures et obtenir des résultats !
Une fois que vous avez déterminé les problèmes les plus cruciaux et la meilleure façon de les résoudre, il est temps de prendre des mesures.
- En tant qu’organisation, déterminez vos priorités et ce que vous pouvez faire à leur sujet.
- Ensuite, vous devrez fixer des objectifs personnels et ceux de votre équipe de sorte à conjuguer vos efforts envers un objectif commun.
- Une fois que vous avez fixé vos objectifs et pris les premières mesures pour les atteindre, il est temps d’en suivre l’évolution.
- Pour créer une culture de responsabilisation et d’imputabilité, évaluez régulièrement votre évolution et célébrez les réussites.
- Une fois que vous avez déterminé les problèmes et pris des mesures, vous devez veiller à éviter les mêmes problèmes à l’avenir. C’est là que la communication régulière entre en jeu.
Élaboration d’un graphique de Pareto
Vous devez disposer de données pour réaliser un diagramme de Pareto. Vous pouvez les obtenir en utilisant une feuille de calcul Excel ou un outil en ligne comme Google Sheets. Vous devez également décider du type de diagramme de Pareto que vous souhaitez réaliser. Le type le plus courant est le diagramme de Pareto qui répertorie les causes des problèmes allant de la plus fréquente à la moins fréquente, mais il existe d’autres options.
Une fois que vous avez vos données, créez deux listes : une pour les problèmes et l’autre pour les solutions. Une bonne pratique est de donner à chaque problème et solution un identifiant unique afin de pouvoir les trier ultérieurement.
Ensuite, place au triage ! Pour cette étape, prenez votre liste de problèmes et triez-les du plus important au moins important en fonction de leur impact (le nombre de fois qu’ils se produisent) ou de leur gravité (l’ampleur du résultat).
Ensuite, procédez de la même façon avec votre liste de solutions : triez-les en fonction de l’impact qu’elles ont sur la résolution de chaque problème ou de l’élimination de sa cause, puis classez-les en fonction de leur gravité si nécessaire (si vous classez selon la gravité au lieu des effets).
Exemple concret d’une analyse de Pareto
La règle de Pareto peut simplifier efficacement la prise de décision d’un directeur d’usine de fabrication qui souhaite accroître l’efficacité d’un service.
Vous pouvez utiliser la distribution de Pareto en divisant toutes les tâches effectuées par les employés en catégories (démarche qualité, prise de décision et résolution de problèmes), puis en déterminant les tâches qui leur prennent le plus de temps. Cette catégorisation vous permettrait de connaître les domaines qui nécessitent une attention particulière, afin que les employés ne perdent pas de temps sur des futilités qui ne contribuent pas à la réussite !
Le principe de Pareto est simple, mais il peut avoir un impact considérable sur votre entreprise. Grâce à cet outil d’analyse, vous découvrirez ce qui est important. Ainsi, vous serez en mesure d'optimiser votre gestion du temps et concentrer vos ressources aux endroits qui ont le plus d’impact.
Utiliser la loi de Pareto pour prendre de meilleures décisions opérationnelles
L’analyse de Pareto est un outil très efficace en matière de prise de décision et de gestion du temps. Elle aide les entreprises à mieux comprendre leurs processus opérationnels et à déterminer les facteurs les plus cruciaux en vue d’améliorer l’efficacité. Afin d’utiliser efficacement l’analyse de Pareto, vous devez rassembler vos données dans un format structuré en effectuant des tournées de supervision active et en ajoutant des points de contrôle permettant de garantir la durabilité des solutions que vous instaurez.
Une fois que vous avez déterminé les facteurs cruciaux, il est temps de prendre des mesures. L’accès à des systèmes de gestion tels que UTrakk facilitera ce processus en vous aidant à éliminer les brouillages et à aller directement au cœur des principaux problèmes qui touchent votre entreprise.
La clé pour utiliser efficacement l’analyse de Pareto est de connaître les facteurs les plus cruciaux et de s’y concentrer. Des outils comme UTrakk vous permettent de créer des actions concrètes, de les assigner et d’en assurer le suivi afin de résoudre les causes profondes cruciales. Vous pouvez également utiliser un graphique de Pareto au cours de vos réunions d’entreprise (réunions de routine) ou ajouter des points de contrôle dans votre Gemba Walk afin de garantir la durabilité de la solution dans le temps.
Vous ne pouvez pas tout améliorer simultanément, il faut donc prioriser les points sur lesquels vous souhaitez vous concentrer en premier. Contactez les experts de Proaction International pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez utiliser divers outils et méthodes qui vous permettront d’atteindre l’excellence opérationnelle grâce à une optimisation et un leadership axés sur l’humain.
