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Principe de Pareto (règle 80/20) : Comment l'utiliser en OPEX

Yves Lebrasseur
Principe de Pareto (règle 80/20) : Comment l'utiliser en OPEX

Lorsque vous prenez des décisions importantes, en particulier en ce qui concerne la gestion d’entreprise, vous avez besoin de tous les renseignements que vous pouvez obtenir, et dans les plus brefs délais. Le problème, c’est qu’il n’est pas toujours possible d’avoir tous les renseignements. Et même si vous les aviez, il serait impossible de tous les traiter.

Alors, comment garantir que vos décisions reposent sur des données fiables ? En utilisant la technique connue sous le nom de la loi de Pareto.

À la fin du XIXe siècle, l’économiste italien Vilfredo Pareto a mis au point cette méthode statistique afin de démontrer que 20 % de la population italienne possédait 80 % des terres. La méthode a par la suite été reprise par de nombreuses disciplines afin d’aider la prise de décisions éclairées, et donnant ainsi naissance à la règle 80/20.

L’analyse de Pareto vous permet d’avoir rapidement un aperçu des facteurs les plus cruciaux qui influencent votre décision et de savoir où ces facteurs se situent sur une échelle allant de « très influent » à « pas influent du tout ».

C’est également un excellent moyen de déterminer les facteurs qui ont le plus d’influence sur votre décision, ce qui peut vous aider à prendre de meilleures décisions à l’avenir.

Cet article explique l’analyse de Pareto et comment les superviseurs, managers et cadres dirigeants peuvent en tirer profit pour améliorer leurs processus décisionnels, et ce, quel que soit leur domaine d’expertise.

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Qu'est-ce que le 80/20: définition de la loi de Pareto 

L’analyse de Pareto (ou théorème de Pareto) est un outil simple, mais très efficace permettant de prendre de meilleures décisions. Selon le principe du sociologue italien, la plupart des problèmes ont plusieurs causes, mais seules quelques-unes ont un impact majeur. La règle de Pareto (ou méthode 80/20) vous permet de déterminer les facteurs sur lesquels vous devez concentrer vos efforts pour le plus grand impact.

Ce principe stipule que 80 % des conséquences découlent de 20 % des causes.

Vous pouvez exprimer ce concept ainsi : « 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de ce que vous faites » et « 80 % de vos problèmes ne requièrent que 20 % de solutions ». C’est pourquoi on l’appelle aussi la méthode 20/80 ou du “vital few” et du “trivial many”.

La règle de Pareto s’applique de nombreux domaines (gestion des stocks, ressources humaines, gestion de projet...). En fait, elle s’applique à toute situation où vous avez de nombreuses variables. La plupart des personnes supposent, à tort, que de nombreux facteurs sont à l’origine de la plupart de leurs problèmes et qu’ils doivent les traiter tous simultanément pour obtenir un résultat positif.

Le principe de Pareto explique souvent les raisons de l’échec des personnes qui essaient de changer les choses. En général, ce n’est pas parce qu’ils ne font pas assez d’efforts, mais parce qu’ils se concentrent sur la mauvaise cible. Pour progresser dans votre vie, vous devez déterminer les 20 % d’activités qui vous donneront 80 % de résultats et vous y concentrer avant tout.

Le Six Sigma utilise le principe de Pareto comme concept de base. Cet outil facilite la prise de décision efficace et aide les chefs d’entreprise à faire de meilleurs choix concernant leurs produits, services, investissements, processus et autres activités, ce qui leur permet de se concentrer sur la maximisation de leurs bénéfices tout en minimisant leurs dépenses.

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À quoi sert le principe de Pareto ?

L’analyse de Pareto est un outil simple, mais très efficace permettant de prendre de meilleures décisions et d’améliorer les indicateurs clés. Elle vous aide à déterminer les facteurs essentiels à la réalisation de vos objectifs ou de votre chiffre d’affaires. Cela vous permet d’établir des priorités et de vous concentrer d’abord sur la mise au point des tâches et les problèmes majeurs et d’éliminer les tâches inutiles.

L’analyse de Pareto est l’outil de prédilection des chargés de projet, des propriétaires d’entreprise, des responsables d’études de marché et de nombreux autres professionnels qui ont besoin de comprendre les causes de leurs performances (ou de leur manque de performance). Elle est également nécessaire pour les entrepreneurs à la recherche d’occasions d’investissement ou les entreprises en démarrage en quête de financement, ainsi que pour la gestion du temps de travail.

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Comment utiliser l’analyse de Pareto pour une meilleure prise de décision ?

Il est essentiel de pouvoir déterminer les causes des problèmes. Pourquoi ? Parce que si vous ne connaissez pas la source de la problématique, comment pouvez-vous trouver la solution ? Et si vous ne la réglez pas, d’autres problèmes surviendront.

En déterminant ce qui pose le plus de problèmes à votre entreprise, il arrive parfois qu’il faille tenir compte de trop de variables. Toutefois, avec le principe de Pareto, vous pouvez réduire vos options et vous concentrer avant tout sur les problèmes majeurs et les éléments à réelle valeur ajoutée.

Exemple d’application du principe de Pareto : la capacité de production est trop faible

Lorsque vous n’arrivez pas à répondre à la demande des clients, vous pouvez utiliser le principe de Pareto en vue d’améliorer la productivité au lieu d’ajouter du personnel pour augmenter la capacité.

En déterminant toutes les étapes de la production et en travaillant à l’amélioration des principaux contributeurs, vous résoudrez plus de problèmes qu’en passant par un processus de recrutement, surtout dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre.

La loi de Pareto peut vous aider à prendre une décision éclairée et bénéfique pour votre entreprise. La distribution de Pareto stipule que 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. Si vous souhaitez réellement vous démarquer dans le monde des affaires, vous devez passer le plus de temps possible à vous concentrer sur les 20 % d’activités qui produiront 80 % de vos résultats – et moins de temps à vous préoccuper du reste.

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Les étapes de l’analyse de Pareto

L’analyse de Pareto est une méthode systématique permettant de hiérarchiser vos tâches en fonction de leur valeur pour l’entreprise. C’est un moyen simple et efficace de déterminer les missions, les idées et les objectifs prioritaires que vous devez instaurer afin d’obtenir les résultats escomptés.

Voici un guide détaillé sur l’utilisation de l’analyse de Pareto :

Étape 1 : Déterminer les problèmes

Afin d’appliquer l’analyse de Pareto à votre problème, procédez comme suit :

  • Déterminer les problèmes : vous devez fixer des objectifs clairs avant de commencer. Qu’essayez-vous d’atteindre, ou que voulez-vous changer dans votre vie ? Pour ce faire, créez une hypothèse et un plan de recherche décrivant comment vous allez atteindre ces objectifs.
  • Collecter des données : de quelles données et de quels paramètres avez-vous besoin pour prendre des décisions judicieuses fondées sur la loi de Pareto ? Vous trouverez quelques exemples ci-dessous, mais n’oubliez pas que d’autres types de renseignements peuvent également vous aider à prendre des décisions (par exemple, des données qualitatives).
  • Analyser les données : pour que cette méthode fonctionne correctement, il est essentiel de disposer d’un moyen objectif de déterminer les problèmes qui nous touchent le plus souvent, afin de pouvoir concentrer nos efforts en conséquence une fois que nous aurons rassemblé toutes ces données.

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Étape 2 : Hiérarchiser et déterminer les causes des problèmes

Une fois que vous avez analysé vos données, il est temps de hiérarchiser les problèmes et d’en déterminer les causes profondes. N’oubliez pas que l’analyse de Pareto n’est qu’un outil parmi tant d’autres dans votre boîte à outils décisionnelle; elle n’offre qu’une image partielle.

Voici comment ça fonctionne :

  • Tout d’abord, décomposez vos objectifs en segments gérables et facilement mesurables.
  • Évaluez ensuite chaque segment en fonction de son importance (1-100).
  • Calculez le score cumulé de chaque segment en additionnant tous ses scores et en les divisant par 100.
  • Enfin, déterminez les segments qui ont les scores cumulatifs les plus élevés et concentrez-vous d’abord sur eux!

Cette approche vous donne un aperçu de la situation actuelle de votre entreprise et de celle qu’elle pourrait avoir à l’avenir si des changements précis devaient survenir, sans avoir à passer des heures à consulter des feuilles de calcul ou des rapports. Elle vous permet de toucher du doigt les domaines qui posent problème et ceux où les améliorations auront l’impact le plus significatif, ce qui vous permet de prendre de meilleures décisions plus rapidement que jamais !

Il est recommandé de combiner cette méthode avec des techniques comme l’analyse de Kano, l’analyse coûts/avantages et la méthode SIPOC. Ces outils vous permettront de prendre de meilleures décisions concernant les problèmes les plus cruciaux et la meilleure façon de les résoudre.

Étape 3 : Prendre des mesures et obtenir des résultats !

Une fois que vous avez déterminé les problèmes les plus cruciaux et la meilleure façon de les résoudre, il est temps de prendre des mesures.

  • En tant qu’organisation, déterminez vos priorités et ce que vous pouvez faire à leur sujet.

  • Ensuite, vous devrez fixer des objectifs personnels et ceux de votre équipe de sorte à conjuguer vos efforts envers un objectif commun.

  • Une fois que vous avez fixé vos objectifs et pris les premières mesures pour les atteindre, il est temps d’en suivre l’évolution.

  • Pour créer une culture de responsabilisation et d’imputabilité, évaluez régulièrement votre évolution et célébrez les réussites.

  • Une fois que vous avez déterminé les problèmes et pris des mesures, vous devez veiller à éviter les mêmes problèmes à l’avenir. C’est là que la communication régulière entre en jeu.

Tous ces éléments contribuent à créer une culture d’imputabilité, et plus vous les mettez en pratique, plus les probabilités pour votre équipe d’atteindre ses objectifs seront élevées.

Élaboration d’un graphique de Pareto

Vous devez disposer de données pour réaliser un diagramme de Pareto. Vous pouvez les obtenir en utilisant une feuille de calcul Excel ou un outil en ligne comme Google Sheets. Vous devez également décider du type de diagramme de Pareto que vous souhaitez réaliser. Le type le plus courant est le diagramme de Pareto qui répertorie les causes des problèmes allant de la plus fréquente à la moins fréquente, mais il existe d’autres options.

Une fois que vous avez vos données, créez deux listes : une pour les problèmes et l’autre pour les solutions. Une bonne pratique est de donner à chaque problème et solution un identifiant unique afin de pouvoir les trier ultérieurement.

Ensuite, place au triage ! Pour cette étape, prenez votre liste de problèmes et triez-les du plus important au moins important en fonction de leur impact (le nombre de fois qu’ils se produisent) ou de leur gravité (l’ampleur du résultat).

Ensuite, procédez de la même façon avec votre liste de solutions : triez-les en fonction de l’impact qu’elles ont sur la résolution de chaque problème ou de l’élimination de sa cause, puis classez-les en fonction de leur gravité si nécessaire (si vous classez selon la gravité au lieu des effets).

Exemple concret d’une analyse de Pareto

La règle de Pareto peut simplifier efficacement la prise de décision d’un directeur d’usine de fabrication qui souhaite accroître l’efficacité d’un service.

Vous pouvez utiliser la distribution de Pareto en divisant toutes les tâches effectuées par les employés en catégories (démarche qualité, prise de décision et résolution de problèmes), puis en déterminant les tâches qui leur prennent le plus de temps. Cette catégorisation vous permettrait de connaître les domaines qui nécessitent une attention particulière, afin que les employés ne perdent pas de temps sur des futilités qui ne contribuent pas à la réussite !

Le principe de Pareto est simple, mais il peut avoir un impact considérable sur votre entreprise. Grâce à cet outil d’analyse, vous découvrirez ce qui est important. Ainsi, vous serez en mesure d'optimiser votre gestion du temps et concentrer vos ressources aux endroits qui ont le plus d’impact.

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Utiliser la loi de Pareto pour prendre de meilleures décisions opérationnelles

L’analyse de Pareto est un outil très efficace en matière de prise de décision et de gestion du temps. Elle aide les entreprises à mieux comprendre leurs processus opérationnels et à déterminer les facteurs les plus cruciaux en vue d’améliorer l’efficacité. Afin d’utiliser efficacement l’analyse de Pareto, vous devez rassembler vos données dans un format structuré en effectuant des tournées de supervision active et en ajoutant des points de contrôle permettant de garantir la durabilité des solutions que vous instaurez.

Une fois que vous avez déterminé les facteurs cruciaux, il est temps de prendre des mesures. L’accès à des systèmes de gestion tels que UTrakk facilitera ce processus en vous aidant à éliminer les brouillages et à aller directement au cœur des principaux problèmes qui touchent votre entreprise.

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La clé pour utiliser efficacement l’analyse de Pareto est de connaître les facteurs les plus cruciaux et de s’y concentrer. Des outils comme UTrakk vous permettent de créer des actions concrètes, de les assigner et d’en assurer le suivi afin de résoudre les causes profondes cruciales. Vous pouvez également utiliser un graphique de Pareto au cours de vos réunions d’entreprise (réunions de routine) ou ajouter des points de contrôle dans votre Gemba Walk afin de garantir la durabilité de la solution dans le temps.

Vous ne pouvez pas tout améliorer simultanément, il faut donc prioriser les points sur lesquels vous souhaitez vous concentrer en premier. Contactez les experts de Proaction International pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez utiliser divers outils et méthodes qui vous permettront d’atteindre l’excellence opérationnelle grâce à une optimisation et un leadership axés sur l’humain.

Yves Lebrasseur

Yves Lebrasseur

Expert sénior - Procédés techniques Chargé de cours à la faculté de génie de l'Université de Sherbrooke, Yves accompagne les leaders de demain en tant que Superviseur de projets de fin de Maîtrise en gestion de l'ingénierie en plus de guider de nombreuses organisations dans l'optimisation de leurs opérations grâce aux procédés Lean et Six Sigma.