Q : Quels sont les impacts de ce déséquilibre dans le temps de gestion ?
R : Lorsque les managers consacrent une importante proportion de leur temps à des tâches administratives et que la majorité de leurs contacts avec leur équipe ont lieu dans un contexte d’urgence ou de réaction, nos observations démontrent qu’ils ne sont pas en mesure de piloter la performance de façon adéquate. Concrètement, cet impact sur la performance se manifeste bien sûr au niveau de la productivité, mais on observe également une augmentation des enjeux potentiels liés à la santé et la sécurité des travailleurs, les normes de qualité, l’environnement, etc.
Un autre point qui me semble important de mentionner est que nos discussions avec les gestionnaires de proximité nous démontrent que la majorité de ceux-ci sont nettement conscients de la situation et comprennent bien l’écart entre leur rôle actuel et le scénario idéal. C’est donc potentiellement décourageant pour eux, surtout s’ils ont tenté d’améliorer la situation sans succès ou sans impact sur le reste de l’organisation.
Plusieurs défis connus peuvent donc se présenter :
- Démobilisation des équipes
- Démotivation et épuisement des gestionnaires de proximité
- Absentéisme
- Augmentation du taux de roulement
- Baisse de performance
- Etc.
Q : Quelle est la répartition idéale des tâches d’un manager pour bien remplir ses rôles et responsabilités et ainsi avoir un impact positif sur les équipes ?
R : La répartition de temps idéale peut varier d’une organisation à l’autre et d’un poste à un autre. Par exemple, un chef d’équipe, tout comme le capitaine d’une équipe de hockey, doit être dans l’action avec les équipes, il aura donc moins de temps à consacrer à la supervision active.
Toutefois, lorsque nous travaillons avec des gestionnaires dont le rôle est 100 % dédié à la gestion d’équipe, donc l’équivalent du coach de l’équipe, le scénario idéal que nous privilégions avec nos clients partenaires ressemble souvent à celui-ci :
Vous pouvez évidemment constater un fort accent sur la supervision active et l’accompagnement des équipes. C’est là que se situe l’écart le plus important avec la situation initiale observée.
On parle ici d’un changement de culture organisationnelle où l’ensemble des membres de l’organisation contribue à créer les conditions gagnantes !
Q : Comment peut-on renverser la vapeur pour se rapprocher de ce scénario ?
R : Chaque organisation se distingue par une culture, une vision, une composition d’équipe et des défis qui lui sont propres, on ne peut donc pas recommander simplement une solution « one size fits all ».
La bonne nouvelle, c’est que j’ai l’occasion de croiser plusieurs leaders inspirants qui rivalisent de créativité et d’engagement dans la mise en place de conditions gagnantes pour soutenir les gestionnaires dans la progression de leurs rôles et responsabilités, et ce, avec des résultats probants.
Voici quelques facteurs de succès souvent observés dans les entreprises qui ont réalisé une transformation significative et durable :
- Positionner clairement la proposition de valeur de l’entreprise, bien communiquer et incarner la vision/mission ainsi que les valeurs qui sont le fondement de l’entreprise ;
- Bien identifier et communiquer les axes de performance clés et assurer la mise en place d’indicateurs permettant aux équipes de visualiser et comprendre leur impact sur le succès de l’entreprise ;
- Clarifier les attentes au niveau des rôles et responsabilités de chacun ;
- Mettre en place des outils qui permettent de simplifier la gestion quotidienne des équipes et alléger le poids administratif ;
- Mettre en place des rituels de communication efficaces, organisés et menant à des actions à valeur ajoutée ;
- Impliquer activement les gestionnaires et leurs équipes dans l’identification des écarts et la mise en place de solutions ;
- Investir dans les équipes et s’assurer de les accompagner dans l’action pour bien adapter les solutions à leur réalité !
Q : Pour conclure, que conseillez-vous aux managers motivés à adopter les meilleures pratiques de gestion, incluant une meilleure gestion du temps qu’ils accordent à leurs différentes tâches ?
R : À titre de leaders dans nos organisations, nous devons commencer par nous questionner sur la réalité actuelle de notre entreprise, l’expérience que nous désirons faire vivre à nos gestionnaires et leurs équipiers, l’espace que nous désirons laisser à nos gestionnaires ainsi que les outils que nous mettrons à leur disposition.
En terminant, je dois mentionner que c’est une immense fierté pour moi de faire partie d’une équipe et d’une entreprise entièrement dédiées à soutenir les organisations en jouant un rôle de bougie d’allumage et d’accélérateur dans la gestion de changement et la mobilisation des équipes !
