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7 astuces pour passer au management proactif

ARTICLE PAR VINCENT CÔTÉ
Chargé de projets, Proaction International

Plusieurs managers vivent dans une réalité qui se résume à un tourbillon d’urgences quotidiennes.

En effet, l’expression « éteindre des feux » ne s’applique pas exclusivement à la profession de pompier et éloigne malheureusement le gestionnaire ou encadrant de sa réelle valeur ajoutée : le management proactif. Pour la majorité, anticiper les problèmes plutôt que les subir davantage de l’utopie plutôt que de l’objectif.

Ce mode réactif fait souvent partie d’une culture organisationnelle et il peut paraitre contre-instinctif d’aller à contre-courant. Difficile, même pour une personne proactive, de faire changer certains comportements ou habitudes lorsqu’on est seul à concevoir une meilleure gestion du temps.

Il est cependant possible de miser sur cette attitude proactive et prendre des initiatives pour améliorer cet aspect de votre vie professionnelle.

 

Management proactif : définition

Le management proactif implique d'aborder son rôle de gestion de façon à aller au-devant des enjeux. Il s'agit de se mettre dans une position active de recherche d'amélioration continue, que ce soit en lien avec la productivité, la qualité du travail ou la sécurité et la qualité de vie des membres de l'équipe et de l'organisation. Ceci passe beaucoup par la supervision active.

Qu'est-ce que la supervision active ?

En opposition à la supervision passive, la supervision active consiste à aller vers l’information et les gens pour anticiper les problèmes et enjeux de performance de façon à piloter la performance de façon proactive.

Pour y arriver, les managers doivent se mettre dans l’action, entre autres en effectuant des tournées de terrain, aussi appelées Tournées de supervision active ou Gemba Walk.

Exemples d’activités de supervision active :

  • Assignation des employés à leur poste de travail
  • Contrôles de base (qualité, spécifications client)
  • Suivi de volume / temps
  • Tournée de supervision active / Gemba Walk
  • Suivi de tous les paramètres de performance (productivité, qualité, santé-sécurité…)
  • Capture des écarts de performance
  • Communication des écarts de performance
  • Gestion proactive (anticiper, utiliser des checklists sur le terrain…)
  • Amélioration continue

 

Comment adopter un style de management proactif ?

Voici 7 astuces pratiques :

  1. Faire l’inventaire des points de contrôle stratégiques
  2. Établir un cadre de validation des points de contrôle
  3. Aligner la gestion du temps des équipes avec les objectifs
  4. Adopter la supervision active au quotidien
  5. Intégrer au moins 30% de prévention à la charge de travail
  6. Planifier rigoureusement son emploi du temps
  7. Mesurer le management proactif réellement effectué

Mais avant, un peu de contexte.

 

La gestion proactive, une approche héritée de la maintenance préventive

Imaginez-vous devoir changer une ampoule dans votre maison. Pas très compliqué, certains diront. Imaginez maintenant que votre maison contient plus de 500 ampoules branchées en série et que celles-ci brisent aléatoirement à n’importe quel moment de la journée.

Si vous êtes seul à vous occuper de cette tâche, vos chances de passer la journée dans le noir sont élevées ! Un obstacle majeur pour le bien-être et le bon fonctionnement de la maisonnée.

L’entretien proactif - une pratique en constante évolution

Ce scénario est très improbable, direz-vous. Pourtant, au début des années 60, la fiabilité en maintenance se résumait à remplacer la composante d’un équipement seulement lorsque celui-ci tombait en panne.

Cette pratique avait pour conséquence de créer un cercle vicieux où plus il y avait de pannes, plus on accumulait du retard sur les livraisons et donc, plus on devait augmenter le temps de production pour pallier aux aléas. D’un point de vue financier, cette réaction en chaîne avait un impact direct sur les coûts de production se traduisant par une réduction des bénéfices.

Alors que la mondialisation a changé les règles du jeu en poussant la compétition à un niveau jamais vu auparavant dans tous les secteurs d’activités, la mise en oeuvre de la maintenance préventive a révolutionné la gestion des opérations.

La simple (mais brillante) idée de planifier des activités d’entretien récurrentes dans le but de prévenir les pannes plutôt que de les subir a eu pour effet de réduire le temps total d’arrêts imprévus, et par conséquent de réduire la tendance d’augmentation des coûts, mais surtout de reprendre le contrôle des opérations.

 

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Comment passer au management proactif

En s’inspirant du modèle de maintenance préventive, la gestion des ressources humaines et des opérations peuvent adopter un nouveau point de vue sur la résolution de problèmes et la gestion du temps.

Voici quelques trucs simples dont la mise en place peut facilement améliorer votre style de gestion, et vous aider à passer du mode réactif au mode proactif.

Infographie - 7 astuces pour passer au management proactif

 

1. Faire l’inventaire des points de contrôle stratégiques

Pour devenir proactifs, les managers doivent réfléchir aux éléments qui ont le plus de risques de poser problème (ou qui sont historiquement problématiques) et adapter la fréquence ainsi que le mode de supervision en conséquence.

Faites l’inventaire des points de contrôle qui impactent les objectifs stratégiques dont vous êtes responsables. Si vous réalisez que certains points de contrôle sont manquants, pensez à les ajouter votre routine.

 

2. Établir un cadre de validation des points de contrôle

Déterminez les responsables de ces points de contrôle. Si vous n’êtes pas le responsable, assurez-vous de clarifier vos attentes avec tous vos collaborateurs proactifs :

  • Quelle est la méthode de validation de ces points de contrôle ?

  • Quel est le résultat attendu ?

  • Pour répondre à nos objectifs, quel ordre du jour est le plus approprié ?

 

3. Aligner la gestion du temps des équipes avec les objectifs

Prenez le temps de valider si la gestion du temps de votre équipe est alignée avec ses objectifs et identifiez des éléments « chronophages » à éliminer de leur quotidien.

 

4. Adopter la supervision active au quotidien

Développez l’habitude d’aller «voir par soi-même», une pratique aussi appelée Gemba Walk, liée au concept japonais Genchi Genbutsu qui permet d’éviter les écarts entre vos attentes et la perception des autres face à celles-ci.

 

5. Intégrer au moins 30% de prévention à la charge de travail

Organisez votre horaire de sorte qu’au moins 30 % de votre temps soit investi à prévenir plutôt que guérir.

Par exemple : coaching « 1 on 1 », rencontres de suivi à intervalles courts, temps passé à communiquer votre vision, prendre le pouls du moral de l’équipe, etc.

Le rôle du manager comprend un certain nombre d'activités récurrentes à l'horaire et des points de contrôle à disposition afin d’éviter un imprévu. Si la proportion de temps de votre journée n’est pas constituée d’au moins 30 % en supervision, en suivis ou en coaching, les chances sont que votre « plan d’entretien » est insuffisant pour réduire la proportion d’urgences dans votre quotidien.

 

6. Planifier rigoureusement son emploi du temps

Planifiez, planifiez, planifiez. Plus vous aurez planifié votre emploi du temps, plus vous pourrez évaluer un coût de renonciation lorsqu’une urgence se présentera ; au lieu de la subir sans vous arrêtez davantage, vous vous demanderez : « cette urgence prime-t-elle sur ce qui était déjà à mon agenda ? »

 

7. Mesurer le management proactif réellement effectué

Mesurez-vous ! Prenez un pas de recul pour apprécier l’atteinte de votre « semaine idéale » sur une base récurrente et analysez vos sources de variances pour les adresser.

Bien entendu, les urgences feront toujours partie de notre quotidien et il est impossible de penser qu’elles pourront toutes être évitées. Par contre, elles ne devraient pas occuper la majorité de notre temps et c’est ce qui est important de retenir de cette philosophie. 

 


 

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Vincent Côté
Chargé de projet
Sujets: Développement du leadership