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7 astuces pour passer d’un mode réactif au management proactif

ARTICLE PAR VINCENT CÔTÉ
Chargé de projets, Proaction International

Plusieurs managers vivent dans une réalité qui se résume à un tourbillon d’urgences quotidiennes. En effet, l’expression « éteindre des feux » ne s’applique pas exclusivement à la profession de pompier et éloigne malheureusement le patron de sa réelle valeur ajoutée : le management proactif. Ainsi, anticiper les problèmes plutôt que de les subir devient une utopie plutôt qu’un objectif.

Ce mode réactif fait souvent partie d’une culture organisationnelle et il peut paraitre contre-instinctif d’aller à l’envers du courant. Difficile de faire changer certains comportements ou habitudes lorsqu’on est seul à concevoir une meilleure utilisation de notre temps.  Et si la solution se trouvait devant nos yeux, et ce depuis près de 60 ans ? Pour le milieu manufacturier, c’est effectivement le cas.

L’analogie de l’ampoule en série

Imaginez-vous devoir changer une ampoule dans votre maison. Pas très compliqué, certains diront. Imaginez maintenant que votre maison contient plus de 500 ampoules branchées en séries et que celles-ci brisent aléatoirement à n’importe quel moment de la journée. Si vous êtes seul à vous occuper de cette tâche, vos chances de passer la journée dans le noir sont élevées !

La prévention, des années 60 à aujourd’hui

Ce scénario est très improbable, direz-vous. Pourtant, au début des années 60, la fiabilité en maintenance se résumait à remplacer la composante d’un équipement seulement lorsque celui-ci tombait en panne. Cette pratique avait pour conséquence de créer un cercle vicieux où plus il y avait de pannes, plus on accumulait du retard sur les livraisons et donc, plus on devait augmenter le temps de production pour pallier aux aléas. Nul besoin de préciser que cette réaction en chaîne avait un impact direct sur les coûts de production se traduisant par une réduction des bénéfices.

Dans une économie où la mondialisation apporte une dimension de compétition à un niveau jamais vu auparavant, une gymnastique de gestion des opérations s’est vue prendre une nouvelle tournure lorsqu’on a finalement introduit le concept de maintenance préventive. La simple (mais brillante) idée de planifier des activités d’entretien récurrentes dans le but de prévenir les pannes plutôt que de les subir a eu pour effet de réduire le temps total d’arrêts imprévus, et par conséquent de réduire la tendance d’augmentation des coûts, mais surtout de reprendre le contrôle des opérations.

 

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Passez en mode proactif

En s’inspirant du modèle de maintenance préventive construit il y a plus de 60 ans, on doit réfléchir aux « ampoules » qui ont le plus de risques de nous poser problème (ou qui nous ont historiquement causé problèmes) et adapter sa fréquence de contrôles en conséquence.

Le rôle du manager comprend un certain nombre d'activités récurrentes à l'horaire et des points de contrôle à disposition afin d’éviter un imprévu. Si la proportion de temps de votre journée n’est pas constituée d’au moins 30 % en supervision, en suivis ou en coaching, les chances sont que votre « plan d’entretien » est insuffisant pour réduire la proportion d’urgences dans votre quotidien.


Voici quelques trucs simples et faciles à mettre en pratique qui pourront grandement améliorer votre mode de gestion, et vous aider à passer du mode réactif au mode proactif.

  1. Faites l’inventaire des points de contrôle qui impactent les objectifs stratégiques dont vous êtes responsables. Si vous réalisez que certains points de contrôle sont manquants, pensez à les ajouter votre routine.

  2. Déterminez les responsables de ces points de contrôle. Si vous n’êtes pas le responsable, assurez-vous de clarifier vos attentes avec l’individu en question :
    1. Quelle est la méthode de validation de ces points de contrôle ?
    2. Quel est le résultat attendu ?
    3. Pour répondre à nos objectifs, quel ordre du jour est le plus approprié ?

  3. Prenez le temps de valider si la gestion du temps de votre équipe est alignée avec ces objectifs et identifiez des éléments « chronophages » à éliminer de leur quotidien.

  4. Développez l’habitude d’aller «voir par soi-même»* afin d’éviter un écart entre vos attentes et la perception des autres face à celles-ci.

  5. Organisez votre horaire de sorte qu’au moins 30 % de votre temps soit investi à prévenir plutôt que guérir.
    1. Par exemple : coaching « 1 on 1 », rencontres de suivi à intervalles courts, temps passé à communiquer votre vision, prendre le pouls du moral de l’équipe, etc.

  6. Planifiez, planifiez, planifiez. Plus vous aurez planifié votre emploi du temps, plus vous pourrez évaluer un coût de renonciation lorsqu’une urgence se présentera ; au lieu de la subir sans vous arrêtez davantage, vous vous demanderez : « cette urgence prime-t-elle sur ce qui était déjà à mon agenda ? »

  7. Mesurez-vous ! Prenez un pas de recul pour apprécier l’atteinte de votre « semaine idéale » sur une base récurrente et analysez vos sources de variances pour les adresser.

Bien entendu, les urgences feront toujours partie de notre quotidien et il est impossible de penser qu’elles pourront toutes être évitées. Par contre, elles ne devraient pas occuper la majorité de notre temps et c’est ce qui est important de retenir de cette philosophie.

 

* Lié au concept japonais Genchi Genbutsu

 


 

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Vincent Côté
Chargé de projet
Sujets: Développement du leadership