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Management et télétravail: comment adapter la gestion des équipes

Alors qu’il gagnait doucement en popularité depuis plusieurs années, le télétravail est soudainement devenu, par la force des choses, une pratique largement adoptée par les organisations du monde entier. Le télétravail à grande échelle, voire même la délocalisation du travail font maintenant bel et bien partie du paysage organisationnel et nécessitent de réelles adaptations d’un point de vue managérial.

En effet, pour les managers, le télétravail ajoute un élément de complexité supplémentaire à un rôle qui exigeait déjà une capacité à jongler avec une multitude d’obstacles et de situations compliquées au quotidien.

Dans cet article, je vous partage mes premières observations de l’impact du télétravail sur mes clients et sur les solutions que nous proposons pour les aider à composer avec cette nouvelle réalité.  

Télétravail : points de vigilance pour le manager

1.     Perte croissante d’informations critiques à la prise de décision :

Dans les organisations dont l’engrenage de communication est défaillant, les discussions informelles demeurent critiques pour le partage d’information. On compte sur ces moments pour échanger sur des questions importantes de gestion. Or sans les discussions de couloirs, de machine à café ou les pauses cigarette, comme je vois en France, il y a un risque réel de perte d’informations critiques.

2.    La baisse de mobilisation de nos équipiers :

 

Un des rôles principaux du manager est d’assurer la mobilisation de ses équipes, autant pour leur bien-être que pour avoir un impact sur leur productivité. Or les impératifs de la distanciation sociale limitent à la fois les rencontres entre collègues ou les occasions privilégiées de tête-à-tête entre un manager et son employé. Les occasions de reconnaissance sont limitées et les travailleurs sont esseulés. La mobilisation est un élément prioritaire à surveiller pour les managers.

3.     La complexité accrue de maintenir un esprit d’équipe :

« Tout seul on va plus vite, ensemble, on va plus loin », fameux proverbe africain qui nous rappelle l’importance du travail d’équipe et de l’entraide pour atteindre nos ambitions. Par contre, la réalité de l’isolement prive les travailleurs des moments de partage, d’intimité et de détente qui sont si importants pour souder une équipe et donc rendre une équipe plus efficace ensemble.

4.     La perte de visibilité sur la charge de travail de nos équipes :

Tout peut sembler plus simple au bureau…la gestion des horaires, l’adaptation de la charge de travail selon l’avancement observé, l’impact des contraintes familiales sur le travail à fournir. Sans la proximité du lieu de travail, les risques pour les managers de tomber dans le piège du micromanagement ou le stress du sentiment de perdre le contrôle sont majeurs.

Alors, comment continuer de bien manager nos équipes et notre performance d’entreprise avec cette nouvelle couche de contraintes sous laquelle les managers sont enfouis?

 

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Comment le manager doit adapter ses pratiques pour le télétravail?

Dans les derniers mois, nous avons aidé nos clients à profiter de cette nouvelle situation pour repenser et continuer à structurer leur mode de fonctionnement avec leurs équipes. Voici quelques pistes clés :

Ce que je vois dans les entreprises quand mes équipes réalisent des analyses, ce sont des managers qui ont une présence terrain aléatoire :

  • Structurer le flux d’information avec des rencontres récurrentes et régulières définies et organisées afin de maximiser le partage d’information et le suivi des décisions et actions à prendre. L’idée est de pouvoir adresser les problèmes vécus et anticiper au maximum les enjeux et ainsi réduire les risques de futurs problèmes. La clarté des attentes envers les équipes les aidera à diminuer leurs incertitudes, la fameuse zone grise, et donc à maintenir leur niveau de mobilisation.
  • Être sensible à la mobilisation de nos équipes en planifiant du contact direct si possible lors des passages au bureau ou bien en planifiant une récurrence de points individuels et personnalisés. Il faut toujours garder en tête les leviers sur lesquels on peut agir pour améliorer la mobilisation, soit la clarté de nos attentes et la reconnaissance du travail accompli.
  • Faciliter le travail d’équipe grâce aux outils collaboratifs qui permettent le partage d’idées, de visions et donnent une clarté sur le travail et les priorités de l’équipe. La digitalisation du travail d’équipe aide à cultiver l’esprit d’équipe et de façon importante attire aussi les nouvelles générations de travailleurs. Alors que ces outils étaient un élément différenciateur des entreprises plus avancées dans les dernières années, ils deviennent obligatoirement la norme attendue des équipes. Un Daily Management System, comme UTrakk, peut vous aider à réaliser ceci.
  • Mettre l’accent sur les objectifs et la méthode de travail tout en assurant un suivi régulier et planifié. Pour cela il faudra lâcher prise sur les horaires fixes de travail et définir les « règles du jeu » en équipe afin de s’adapter à la réalité de chacun tout en assurant une efficacité dans l’organisation de l’ensemble.

Aujourd’hui plus que jamais, nous nous devons de repenser nos organisations et notre management afin de nous adapter à cette nouvelle réalité et assurer nos ambitions de performance. Et vous, quel manager êtes-vous en mode télétravail?

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Mark Vukadin-Seidah
Directeur Opérations
Sujets: Digitalisation du management