Qu’est-ce que l’amélioration continue (Kaizen) ?
Traduction française de Kaizen, un terme japonais qui provient de la fusion des mots kai (« changement ») et zen (« meilleur »), l’amélioration continue s’appuie sur de petites actions concrètes, simples et peu coûteuses.
Aussi considéré comme une philosophie, la méthode Kaizen fait appel à l’engagement de toutes les parties. Chaque employé, peu importe son poste, est invité à réfléchir à son milieu de travail pour amener des suggestions constructives en lien avec la productivité.
Les systèmes de couleur pour la gestion des dossiers papier constituent un bon exemple petites améliorations concrètes bien implantées dans la plupart des organisations. Efficace, cette méthode de classement à coût nul minimise, en effet, les pertes de temps.
Les facteurs clés du Kaizen
La mise en place d'un processus d'amélioration continue est souvent articulée autour du modèle PDCA (Plan – Do – Check – Act ou Planifier – Faire – Vérifier – Agir), aussi connu sous le nom de Roue de Deming, et d’autres outils et méthodes comme les 5 Pourquoi ou le diagramme d’Ishikawa.
Au-delà du PDCA, tous les acteurs doivent faire preuve d’ouverture d’esprit et adopter une attitude positive pour assurer le succès de cette démarche.
Pour ce faire :
- Remettez en question les pratiques courantes, au lieu de chercher des excuses ou des coupables aux problèmes.
- Considérez toutes les suggestions d’amélioration en vous assurant qu’elles sont réalisables.
- Concentrez-vous sur les résultats et ne vous attardez pas aux éventuels obstacles.
- Trouvez des solutions sans chercher la perfection.
- Impliquez au moins un acteur de chacune des équipes liées aux problèmes.
Le Lean Management et le 5S : des méthodes qui ont fait leurs preuves
Le Lean Management fait référence à un système de gestion et d’organisation du travail qui mise sur l’amélioration des performances de l’entreprise par la formation de tous.
Les deux principaux objectifs de cette méthode sont la satisfaction de la clientèle (chiffre d’affaires) et le succès de chaque employé (motivation et engagement). En résumé, le Lean permet d’éliminer le gaspillage (Muda), les variances dans le processus (Mura) et les excès (Muri).
La méthode 5S s’avère un excellent complément au Lean management, car elle vise à mieux structurer le fonctionnement de l’entreprise pour gagner en efficacité. En diminuant le gaspillage et le manque d’organisation dans les lieux de travail, les pertes matérielles et les risques d’accident sont réduits considérablement.
Par gaspillage, il est question :
- De surproduction;
- D’attente;
- De déplacements et de mouvements inutiles;
- D’excès de traitement ou de procédé incorrect;
- De surplus d’inventaire;
- De défauts;
- De créativité non exploitée des employés.
L’idée derrière le 5S consiste à maintenir un espace de travail efficace qui se réglemente par lui-même grâce à des procédures et à des instructions visuelles.
Pourquoi investir en amélioration continue ?
En management, se trouver face à un problème n’est pas considéré comme un échec. Au contraire! Il s’agit plutôt d’une occasion d’amélioration.
Dans cette optique, prendre conscience d’un enjeu et trouver sa solution devient un apprentissage, et cela crée de la valeur pour toute l’entreprise.
Dans une démarche d'amélioration continue, il est de la responsabilité de tous, peu importe le statut ou la hiérarchie, de déceler des occasions. C’est, d’ailleurs, de là que provient la très grande force de Toyota ! Une force qui est d'ailleurs à l'origine de la méthode Toyota Kata développée par le chercheur américain Mike Rother. Chaque membre de l’équipe contribue à l’entreprise en déterminant ou en reconnaissant les améliorations à apporter. Dans certains cas, les employés règlent eux-mêmes le problème. Sinon, ils se tournent vers leur manager pour implanter la solution.
Une des méthodes d’amélioration continue les plus performantes consiste à obtenir des suggestions et trouver des solutions pour obtenir de meilleurs résultats. C’est aussi l’amélioration de la qualité de la production, l’augmentation de la productivité et l’optimisation de la santé-sécurité.
Point important : l’entreprise doit créer une structure capable de répondre rapidement aux suggestions des employés pour éviter de perdre leur motivation et leur engagement. En plus d’un état d’esprit favorable, l’amélioration continue exige aussi une bonne compréhension des enjeux de la part des employés pour que les solutions mises en œuvre demeurent réalistes.
Comment implanter une démarche d’amélioration continue ?
Implanter de façon durable des outils d’amélioration continue exige une culture organisationnelle bien structurée en matière de gouvernance et de leadership. Il faut aussi encourager les employés et les impliquer dans le processus d'amélioration continue grâce à des formations pour les aider à reconnaître les occasions d’amélioration dans le cadre de leur travail et réfléchir à des plans d'action.
Dans une démarche d’amélioration continue, l’une des priorités des managers est de renforcer cette discipline chez TOUS les employés. En communiquant les objectifs communs et individuels, tous travaillent vers un même but.
Leadership du management
En implantant un programme de suggestions au sein de l’entreprise, les employés sont encouragés à partager leurs idées et leurs suggestions d’amélioration. Les membres du personnel représentent des acteurs importants dans le succès du processus d’amélioration continue, car ils peuvent facilement reconnaître les occasions d’amélioration associées à leur travail.
Le rôle du gestionnaire reste primordial. Il doit stimuler la création de suggestions et faire preuve de proactivité dans leur mise en place. Un suivi réel des idées reçues devient nécessaire pour garder les troupes motivées et engagées.
Par exemple, si une solution révolutionnaire qui coûte des millions de dollars est proposée, il y a de fortes chances qu’elle ne soit pas retenue. Il demeure, toutefois, important d’expliquer la raison du refus et d’engager une discussion pour explorer d’autres avenues à moindre coût.
Priorisation des améliorations
Avant de s’engager dans un programme de suggestions, les procédés en place doivent être contrôlés et stables.
À titre d’exemple, une usine d’assemblage qui expérimente des arrêts de production à cause de problèmes d’approvisionnement doit, d’abord et avant tout, résoudre ces derniers afin d’assurer une stabilité opérationnelle.
Dans le jargon du Lean, il est d’abord question d’enlever les grosses roches qui bloquent la productivité, puis de s’attaquer à l’amélioration continue.
Comment faire perdurer une culture d’amélioration continue ?
Les vraies grandes améliorations durables vont mener à un changement de culture. Chez Toyota, il n’est plus question de programme de suggestions. Tous les employés savent qu’ils ont à émettre des idées d’amélioration pour une productivité optimale continuelle. En bref, l’amélioration continue doit faire partie de l’ADN de l’entreprise. Cela passe, notamment, par la formation continue et l’utilisation d’outils technologiques (ex. : UTrakk).
