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Comment UTrakk optimise le quotidien des managers

Un outil technologique performant facilite et optimise les bonnes pratiques de ses utilisateurs au quotidien.

Pour supporter, outiller et faire progresser les managers, UTrakk est un outil multiplateforme qui comporte un ensemble de fonctionnalités pour les guider tout au long de leurs activités de gestion quotidienne et en décupler la performance.

Passons une journée dans la vie d’un manager de proximité (son Manager's Journey) pour voir comment UTrakk l’aide à adopter un comportement de gestion plus proactif à chaque instant.

 

Partir la journée du bon pied

[Kickoff de la journée] Rituels (salle de réunion virtuelle) : ordre du jour, fil de discussion

Dès son arrivée au travail, le manager peut consulter le module Mon Assistant sur son téléphone intelligent pour voir ses rituels de gestion du jour ainsi qu’une liste centralisée des actions dont il est responsable. Cet agenda simplifié lui permet d’avoir une vision claire de ses rôles et responsabilités et de prioriser ses activités à forte valeur ajoutée en conséquence.

Il démarre donc la journée avec la confiance d’avoir tous les outils en main pour piloter la performance de son équipe et gagner avec elle !

 

S’aligner pour se surpasser

[Kickoff de la journée] Salle de réunion virtuelle : ordre du jour, fil de discussion

Premier rituel de gestion incontournable, la rencontre de démarrage ou « kickoff meeting » permet de rassembler l’équipe pour faire un retour sur les performances de la veille et convenir de l’alignement de la journée.

Avec un ordre du jour propre à chaque rituel de gestion, UTrakk contribue à standardiser les points de communication quotidiens avec l’équipe.

Dans la salle de réunion virtuelle, le manager a accès aux sujets abordés lors des kickoffs et tournées terrain de la journée précédente sous forme de fil de discussion. Ceci facilite le suivi, entre autres des actions, d’une journée à l’autre, afin de mettre en lumière les éléments à améliorer, donner de la reconnaissance aux membres de son équipe pour leurs bons coups et leur fournir des objectifs clairs pour la période à venir.

De cette façon, le manager entre immédiatement dans un mode de gestion proactif avec son équipe.

 

Piloter la performance en équipe

[Revue de production] Rituels (Salle de réunion virtuelle) : ordre du jour, participants, actions à réaliser, opportunités à discuter

Avec la première tournée de supervision active de la journée, le manager visite chaque poste de travail sous sa responsabilité et interagit avec les membres de son équipe au point d’exécution de la tâche à accomplir. Il a alors l’occasion de valider avec chacun le plan de la journée ainsi que les priorités et enjeux à prévoir d’ici la prochaine tournée.

iPad en main, le manager sait ce qu’il doit auditer à chacun des postes de travail grâce aux listes de vérification de la Tournée terrain UTrakk.

Il peut alors saisir directement sur la tablette toutes les données terrain qualitatives et quantitatives dont il a besoin pour piloter la performance sans s’encombrer de papiers à retranscrire plus tard. Toute l’information est centralisée et traitée dans l’application.

 

S’aligner en équipe

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Le manager de proximité rencontre quotidiennement ses collègues et la direction de leur département dans un rituel de revue de production pour réviser les écarts de performance de la veille. Ils passent également en revue les actions en cours et celles qui arrivent à échéance pour veiller à la résolution des enjeux qui ont un impact sur la performance des opérations.

La salle de réunion virtuelle des rituels de gestion permet cette revue des actions dans un agenda priorisé avec tous les outils de gestion rassemblés au même endroit. Les managers peuvent ainsi créer un véritable pôle (ou hub) d’efficacité, le tout, sans papier.

 

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Quand la communication va, tout va

[Comité santé-sécurité] Projets : suivi de l'avancement, gestion des phases, actions à réaliser

En effectuant régulièrement des tournées de supervision active au courant de la journée, le manager mesure et évalue de façon proactive les différents axes de performance de l’organisation (santé-sécurité, qualité, productivité, etc.). De cette façon, il capture en temps réel les écarts qu’il observe ou que les membres de son équipe lui rapportent et entame des démarches pour y remédier. 

Dans le cas d’un écart de santé et sécurité comme la présence d’eau dans l’entrepôt, le manager documente la situation, photo à l’appui au besoin, directement dans l’outil. Il peut alors créer une action et l’assigner à un responsable ainsi qu’à un rituel pour en assurer le suivi.

 

En mode solution pour passer à l’action

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Lorsqu’il participe à des rituels de gestion thématiques comme les comités de santé-sécurité, le manager discute avec les intervenants appropriés d’enjeux soulevés sur le terrain et assignés à ce rituel afin de déterminer les actions à entreprendre et faire le suivi de celles qui sont en cours. Les actions sont alors assignées à des responsables pour assurer l’imputabilité et une échéance est déterminée pour la résolution du problème.

Si l’enjeu nécessite un plan d’action plus complexe, un projet peut être créé dans le module Suivi de Projet dans UTrakk. La gestion du problème peut alors passer en mode solution et résolution active.

 

Apprendre et échanger

Communauté UTrakk : centre de connaissances, salon de discussion, nouvelles UTrakk

En tout temps ou lorsqu’il a besoin d’aide, le manager peut consulter la communauté UTrakk pour des conseils et renseignements à propos de l’application.

Sous forme de questions-réponses ou de discussions thématiques, il a accès à un réseau de professionnels pour profiter à 100 % des bienfaits de UTrakk sur le pilotage de la performance de son équipe et apprendre de l’expérience des autres utilisateurs.

 

Pour une progression planifiée et mesurée

[Transition de quart] Salle de réunion virtuelle : rapport de quart, actions à réaliser, opportunités identifiées

Dans une démarche d’amélioration continue, le manager rencontre son coach pour travailler ensemble à développer ses habiletés de gestion. Le coach se réfère au Passeport manager dans UTrakk pour :

  • Planifier les séances de coaching
  • Faire et suivre le plan de progression des compétences de gestion
  • Passer en revue l’évolution des indicateurs clés de comportements ou KBI (Key Behavioral Indicators).

Le manager et son coach peuvent ainsi travailler sur la supervision active, les facteurs de considération, l’habileté à donner des objectifs clairs, etc. de façon à s’améliorer continuellement en fonction d’un plan bâti sur mesure pour lui.

 

Prendre le relais en toute confiance

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Pour assurer une gestion fluide et sans silos, les managers de proximité se rencontrent aux changements de quarts pour transmettre toute l’information utile au prochain quart de travail.

Avec le rapport de quart UTrakk, les managers ont une définition commune des objectifs (KPI) et peuvent en un coup d’œil visualiser les performances pour repérer les écarts qui nécessitent une intervention et le déploiement d’actions correctives.

Toute l’information essentielle est ainsi systématiquement transmise grâce à une communication uniforme entre les managers qui assurent un alignement ainsi que la collaboration entre les différents quarts qui travaillent dans l’atteinte d’objectifs communs.

 

Prendre du recul pour se challenger 

[Analyse de fin de quart] Tableaux de bord : analyse des variances et des causes

Avant de partir, le manager prend un moment pour consulter les tableaux de bord et faire un statut des conformités et non-conformités enregistrées pendant son quart de travail afin d’en comprendre les causes et prendre les mesures qui s’imposent pour rectifier la situation.

C’est le moment de faire son bilan de la réalisation des objectifs, de compléter l’information sur les événements de la journée au besoin, de réviser les plans d’action et de planifier la journée suivante.

 

Partir la tête en paix

Fin de la journée, superviseur à vélo

Une fois la journée terminée le manager retourne chez lui l’esprit en paix, fier du travail qu’il a accompli avec son équipe et confiant en ses moyens pour la suite.

Un outil de gestion complet pour performer du matin au soir, et plus encore

Avec UTrakk pour l’assister dans la maîtrise de son rôle au quotidien, les journées du manager sont structurées grâce à la ritualisation de sa supervision active et de ses activités de gestion. Il priorise et optimise facilement ses actions à forte valeur ajoutée dans l’outil et sa gestion est plus cohérente et rigoureuse grâce à des points de communication standardisés avec son équipe.

En utilisant le module Tournée terrain sur sa tablette ou son téléphone intelligent, il systématise la collecte de données quantitatives et qualitatives lors de ses tournées de supervision active et il accélère l’escalade des écarts de performance dans l’organisation en créant, assignant et assurant le suivi d’actions concrètes pour y remédier.

La structure, le déroulement et le suivi de ses rencontres de gestion sont également optimisés grâce aux salles de réunion virtuelles qui, tout comme le module de tournée terrain, offrent un cadre de référence pour lui permettre de remplacer un autre manager au besoin, avec la flexibilité d’aller dans un autre département s’il le faut (et vice-versa). Ainsi, l’application supporte l’intégration de nouveaux managers !

Pour aller plus loin, le Passeport manager assiste et renseigne son coach pour l’aider à développer ses compétences de gestion selon un plan de match personnalisé.

 

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Plus de collaboration à l’échelle de toute l’organisation

Avec des managers équipés pour piloter efficacement la performance sur le terrain, c’est toute l’organisation qui gagne !

Lorsque les enjeux opérationnels sont capturés et transmis efficacement aux responsables appropriés, les différentes équipes, mais aussi départements et niveaux hiérarchiques collaborent mieux au quotidien en se mettant en mode solution. Il est alors possible de créer une véritable cohésion pour faire performer et évoluer l’organisation de façon cohérente et proactive.

Prenez rendez-vous avec l'un de nos experts pour une démonstration personnalisée de l'application.

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Sujets: Digitalisation du management