Qu’est-ce que le pilotage de la performance de l’entreprise?
Le pilotage de la performance désigne le fait de contrôler et de mesurer la mise en place de la stratégie de l’organisation, afin de s’assurer que celle-ci atteigne les résultats escomptés. Il consiste à se projeter dans l’avenir afin de mieux anticiper et comprendre comme optimiser les différents points de gestion.
L’entreprise va donc se fixer des objectifs de performance, prendre des décisions stratégiques, puis vérifier régulièrement que ses différentes activités évoluent dans le sens de la réalisation de ces mêmes objectifs. Si le niveau souhaité n’est pas atteint, il faut être capable de réagir rapidement et de proposer des solutions visant la résolution de problèmes.
Parmi les trois types de performances, la performance opérationnelle consiste à utiliser de manière optimale les moyens et ressources disponibles dans l’organisation pour l’atteinte des objectifs. Elle implique aussi la mise en place de pratiques visant à garantir le bon déroulement des processus, tant au niveau de la fabrication que de la distribution.
Mettre en place un processus de pilotage de la performance
En vous concentrant sur la fixation d'objectifs et en créant un processus efficace de pilotage de la performance, vous donnez à vos employés les moyens de se développer et de s'améliorer au quotidien, ce qui, en fin de compte, place votre organisation sur la voie de la réussite. Un processus efficace de pilotage de la performance comprend les trois étapes suivantes.
1 - Déterminer des objectifs SMART
La première étape est de fixer au préalable des objectifs stratégiques précis. Pour cela, la méthodologie SMART est très utile, puisqu’elle consiste à définir des objectifs :
- Spécifiques - Définis de manière claire et précise
- Mesurables - Quantifiables afin de savoir si les objectifs sont atteints (utilisation des KPIs)
- Ambitieux - Réalisables par rapport aux ressources disponibles
- Réalistes - Pertinents pour l’entreprise
- Temporels - Définis sur un certain laps de temps (délai)
Ces objectifs peuvent être en rapport avec divers points, comme par exemple la profitabilité, les ressources humaines, la satisfaction client, etc.
2 - Exécuter les plans d’actions avec un Daily Management System (DMS)
Mettre en place un système de gestion quotidienne permet aux équipes d’avoir les outils nécessaires pour organiser le contrôle opérationnel, pour atteindre les objectifs fixés, et pour mesurer les éventuels écarts de performance.
Ici, il peut par exemple s’agir de Gemba Walks, de tournées de Supervision active, ou d’utilisation d’outils de pilotage comme la solution UTrakk. Cette plateforme en ligne permet la digitalisation du management. Elle regroupe en un seul et même endroit tout ce dont le manager a besoin pour ses activités de gestion opérationnelle : tournée de terrain, collaboration et de rituels, management visuel, coaching, tableaux de bord, rapports et analyses en temps réel.
3 - Mesurer les résultats
En tant que gestionnaire, vous devez régulièrement évaluer la performance opérationnelle et mettre en place des plans d’action afin de vous assurer que votre équipe donne le meilleur d’elle-même pour atteindre les objectifs fixés sur une période donnée.
Voici les principaux moyens pour mesurer la performance de la manière la plus efficace possible :
Les KPIs
Il vous faudra ensuite surveiller la performance opérationnelle à l’aide d’indicateurs clés de mesure : les KPIs (Key Performance Indicators). Ces derniers peuvent être quantitatifs ou qualitatifs, et diffèrent en fonction des différents services de l’entreprise (taux de service, productivité, taux de rendement global, santé-sécurité, turn over, taux de rotation des employés, taux d’absentéisme, qualité du travail, taux d’objectifs atteints, etc.).
Grâce à ces indicateurs de performance, il est possible de mettre en place des bonnes pratiques, telles que le Lean Manufacturing ou le Six Sigma, afin d'augmenter le niveau opérationnel de l’entreprise.
Les KBIs
Après les KPIs, viennent les KBIs (Key Behavioral Indicators), soit les indicateurs clés comportementaux. En effet, le pilotage de la performance opérationnelle dépend majoritairement de la capacité des managers à intégrer les bonnes pratiques et processus d’amélioration continue pour ensuite les transmettre à leurs équipes. Les KBIs vont donc permettre de mesurer les compétences managériales en se basant sur 4 points clés : le savoir (habileté de gestion), le savoir-faire (profondeur de gestion et supervision active), le savoir-être (orientation des objectifs et facteurs de considération), ainsi que l’état d’esprit (mobilisation organisationnelle et état personnel).
Pour faciliter l’absorption et la mise en pratique des bonnes pratiques concernant le pilotage de la performance opérationnelle, le coaching est particulièrement efficace. Il permet aux gestionnaires d’être accompagnés, guidés dans leurs actions et méthodes quotidiennes, afin que ces derniers puissent acquérir les compétences nécessaires et les appliquer ensuite de manière autonome dans leur travail.
Pour mesurer la performance opérationnelle et la piloter de manière optimale, le manager devra également effectuer des suivis réguliers auprès des employés par le biais d’entretiens individuels avec les membres de son équipe par exemple. Il devra également travailler sur la motivation et l’engagement des équipes en utilisant la communication bienveillante, le feedback positif, la formation, le coaching, en proposant des activités de team building, etc.
3 conseils de coach pour l’excellence opérationnelle
1) Leadership d'équipe : évaluer où en sont les employés et ce qu'ils veulent
Par Tajuana Williams-Kemp - Consultante séniore chez Proaction International
En tant que leader de votre organisation, vous devez évaluer deux choses au sujet de votre équipe.
Tout d'abord, à quel stade de développement est-elle? S'agit-il d'un nouveau groupe qui vient de se former? En tant que gestionnaire, vous devez faciliter les activités visant à briser la glace et à renforcer l'esprit d'équipe afin d'aider les membres de votre équipe à se connaître. La cohésion semble-t-elle s'effondrer ? Dans ce cas, il se peut que votre rôle soit davantage celui d'un médiateur.
Un conseil utile consiste à répéter à votre équipe la raison pour laquelle leurs diverses compétences sont cruciales pour atteindre les objectifs fixés. Souvent, les membres d’un groupe s'apprécient en tant qu'individus, mais n'ont pas encore compris comment travailler ensemble de manière efficace.
Une fois que votre équipe est normalisée, encouragez et incitez vos employés à se surpasser pour atteindre un haut niveau de performance. Plusieurs moyens peuvent aider : un verre entre collègues, une reconnaissance publique, une promotion avec un titre prestigieux, etc.
Apprenez à connaître votre équipe et faites preuve de créativité dans la manière dont vous la motivez à obtenir des résultats exceptionnels. C'est ainsi que vous l’amènerez au stade de la performance. Un stade idéal pour tout gestionnaire, mais qui ne dure jamais éternellement. Soyez prêt à revenir au stade de la formation lorsque vous intégrez de nouveaux membres à votre groupe. Prévoyez de faire passer votre équipe par les étapes du développement aussi rapidement et précisément que possible.
La deuxième chose qu'un bon leader évaluera, c'est ce qui motive les membres de son équipe à donner le meilleur d'eux-mêmes. Chaque personne a des facteurs de motivation différents. Pour certains, c'est le salaire, les primes ou d'autres incitations financières qui font ressortir la volonté de gagner. Pour d’autres, la motivation est plus altruiste : voir les autres prospérer ou se développer est important.
En tant que dirigeant, votre rôle est d'apprendre à connaître l'individu, d'évaluer ses facteurs de motivation, d'utiliser les outils dont vous disposez pour le récompenser et le reconnaître.
2) Mettre en place un processus de remontée des informations et problématiques efficace
Par Diego Mendiola - Consultant sénior chez Proaction International
Lorsque la remontée des informations est inefficace, les employés de première ligne se découragent souvent, car ils rencontrent les mêmes problèmes à plusieurs reprises, sans que la cause première ne soit traitée par leur hiérarchie directe. Par conséquent, ils trouvent des solutions de contournement, cessent de faire remonter les problèmes, et des inefficacités se développent au fil du temps.
Un processus de remontée des problématiques efficace n'est pas seulement clair et normalisé, mais relève aussi d’une culture de travail. Chaque fois qu'un superviseur de première ligne résout un problème pour un opérateur sur la base de son escalade, l'opérateur est incité à faire remonter l’information chaque fois qu'il a un problème parce qu'il sait qu'elle sera traitée. Ce phénomène se produit à tous les niveaux de l'organisation. Quelle est donc l'efficacité de votre processus de remontée des informations ?
Voici quelques étapes pour créer une culture de travail avec un processus de remontée des informations efficace :
- Mettre en œuvre un processus de remontée des informations normalisé dans tous les secteurs d’activité.
- Créer une "matrice des points d'action" centralisée pour assurer le suivi des problèmes.
- Mettre l'accent sur le fait de "s'attaquer au problème et non à la personne" afin de créer une atmosphère de collaboration.
3) La forme et la couleur de la communication
Par Kily Malden-Adams - Consultante séniore chez Proaction International
Nous considérons souvent que la communication est soit verbale, soit écrite. En réalité, elle comporte plusieurs niveaux. La communication verbale et écrite sont souvent stratégiques et planifiées. La communication non verbale et physique sont quant à elles honnêtes et directes.
L'efficacité commence et se termine par la compréhension des personnes avec lesquelles nous travaillons, au-delà de la surface. Il est essentiel d'observer le langage corporel et, surtout, de voir ce que les gens font par rapport à ce qu'ils disent ou écrivent.
La forme de la communication se manifeste dans les yeux qui se détournent et se baissent, dans les bras qui se croisent, dans la distance que le communicateur met entre vous, dans une expression faciale indifférente et placide, ou dans un sourire sincère.
L'excellence opérationnelle naît de la manière dont nous communiquons, reconnaissons et validons les personnes avec lesquelles nous travaillons quotidiennement. L'expression de la communication peut prendre la forme de mains qui forment un cœur pour signifier qu'un collègue se sent vu ou la couleur jaune brillant d'un collègue qui rit de bon cœur.
L'excellence opérationnelle se nourrit et fonctionne sous la forme et la couleur de la communication. Nous nous engageons à respecter cette pratique afin de créer la confiance et des espaces de travail sûrs et collaboratifs.
L’amélioration de la performance pour atteindre l’excellence opérationnelle
Le pilotage des performances opérationnelles ne s’arrête pas simplement à réduire les coûts et augmenter la productivité. Il s’agit d’inscrire sur le long terme la démarche d’amélioration continue dans la culture d’entreprise. Un effort de chaque instant visant à anticiper les changements, à identifier les zones de gaspillage, à optimiser les processus internes et à mobiliser l’ensemble des acteurs de l’entreprise dans le but d’atteindre l’excellence opérationnelle.
Conclusion
Le pilotage de la performance constitue donc indéniablement la pierre angulaire de l'excellence opérationnelle et joue un rôle essentiel dans la réussite d'une organisation. En mettant en œuvre des stratégies et outils efficaces pour piloter la performance, les entreprises peuvent atteindre l'excellence opérationnelle et favoriser une culture d'amélioration continue. Pour ce faire, il est essentiel de fixer des critères de performance clairs, d'identifier des indicateurs clés et de suivre les progrès avec diligence.
Dans l'environnement économique actuel, qui évolue rapidement, l'importance que les organisations accordent au pilotage de la performance est accrue. Êtes-vous donc prêt à libérer tout le potentiel de votre organisation en accordant la priorité à un pilotage de la performance opérationnelle efficient ? Nos coachs sont là pour accélérer votre chemin vers l'excellence opérationnelle.
