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Comment la Boulangerie St-Méthode a digitalisé sa gestion et cultivé la collaboration avec UTrakk

La Boulangerie St-Méthode est un fleuron de l’industrie agroalimentaire québécoise. Depuis près de 75 ans, l’entreprise familiale s’est taillé une place de choix dans l’assiette des consommateurs avec ses délicieuses gammes de pain santé élaborées avec passion. En constante évolution, la boulangerie a voulu miser sur une approche de gestion qui favorise la supervision active et des processus optimisés pour supporter sa croissance tout en veillant à ce que ses valeurs fondamentales continuent à s’incarner au quotidien.  

C’est donc dans cette optique que la Boulangerie St-Méthode a choisi la plateforme UTrakk pour outiller ses managers dans l’application des bonnes pratiques de gestion, dont le coaching et les Tournées de supervision active. L’organisation a ainsi banni le papier en adoptant la prise de notes numérique (avec photos à l’appui) en plus de stimuler une meilleure communication, coordination et collaboration dans l’ensemble de ses opérations. 

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Mettre les efforts là où ça compte le plus 

La direction de l'organisation a bien compris son rôle d’encadrant pour aider ses contremaîtres à piloter la performance de la production de pain. En effet, ils ont mis à profit la possibilité qu’offre UTrakk de suivre en temps réel la rigueur de la supervision au point d’exécution en configurant des tableaux de bord pour identifier les départements et les contremaîtres qui éprouvent des difficultés. Ainsi, ils sont désormais en mesure de prioriser le temps et les efforts de coaching auprès de ceux qui en ont le plus besoin. 

On suit de façon structurée les différents gestionnaires et leur évolution dans UTrakk pour être capable de mettre les efforts et le temps qu’il faut avec les personnes et les départements qui en ont besoin, au bon moment.

– Dave Dubois, directeur assurance qualité, Boulangerie St-Méthode 

En ciblant à travers UTrakk les efforts nécessaires de coaching et d’accompagnement des superviseurs dans leur rôle, la direction a vu l’assiduité quant à la réalisation des tournées de supervision active augmenter. Les problèmes sur la ligne de production sont également résolus plus rapidement et efficacement qu’auparavant. 

Ouvrir les canaux de communication grâce à des suivis structurés  

En adoptant un outil qui favorise une rigueur dans la gestion de proximité, la Boulangerie St-Méthode s’est dotée d’une structure de suivis qui favorise la communication dans l’organisation ainsi que la valorisation et la mobilisation de ses employés et managers.  

Présence et constance 

Pour commencer, les superviseurs et contremaîtres se retrouvent régulièrement et de façon planifiée sur le terrain pour réaliser des tournées de supervision active. Ces tournées permettent de prendre le pouls des employés et de la production pour détecter les enjeux de façon proactive et les remonter dans l’organisation au besoin.  

Lorsqu’ils partent faire leur tournée avec leur iPad, ils savent exactement ce qu’ils doivent observer et quelles questions ils doivent poser. Ils démarrent leur tournée de terrain dans UTrakk et suivent la checklist pour s’assurer de poser les bonnes questions et d’offrir une présence de gestion uniforme à toutes les équipes.  

Pour les employés, c’est rassurant de savoir à quoi s’attendre. Ils peuvent maintenant considérer la supervision comme un moment privilégié pour faire le point et bénéficier d’une oreille attentive aux problèmes qui peuvent influencer le bon déroulement de la journée ou du quart de travail. 

Actions, mobilisation, responsabilisation 

En documentant les enjeux du terrain sous forme d’écarts de performance ou d’opportunités dans l’application, le personnel encadrant crée immédiatement les actions nécessaires pour résoudre la situation et les assigne à un responsable pour veiller à sa réalisation. Les problèmes sont donc résolus beaucoup plus rapidement et les gens se sentent responsables de mener à terme les actions qui leurs sont assignées.  

C’est une responsabilisation très efficace de tous ceux qui doivent s’impliquer pour faire en sorte que les opérations suivent leur cours et que les objectifs soient atteints. 

Pour boucler la boucle, l’employé qui a soulevé le problème est informé des actions entreprises pour le régler. Les gens des opérations sentent donc qu’ils sont écoutés et valorisés par l’organisation, ce qui les amène naturellement à être plus engagés, attentifs aux enjeux qui se présentent dans leur quotidien et proactifs quant à la recherche de solutions. 

Augmenter la performance de toute l’organisation grâce à une meilleure gestion 

À la Boulangerie St-Méthode, la croissance va de pair avec la qualité. C’est pourquoi l’augmentation de sa productivité vient avec une meilleure gestion qui se répercute dans toute la culture et la performance de l’organisation. 

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Amélioration de la dynamique d’équipe et coordination entre les quarts de travail 

La plus grande transformation que les équipes de la Boulangerie St-Méthode ont connue depuis l’adoption d’une gestion proactive soutenue par UTrakk est sans conteste dans la dynamique entre les équipes. Le suivi des actions et des enjeux a permis un véritable arrimage entre les différents quarts de travail et les départements, en plus d’une nette amélioration dans les relations de travail. 

C’est là que la magie opère.  

Si j’ai un problème de soir ou de nuit, c’est autant le problème de l’équipe de jour que de l’équipe de soir. On veut participer pour régler les problèmes, donc on mêle tout le monde à ça, on fait notre rencontre d’équipe puis on discute. Les rendements ce n’est pas juste pour un quart, c’est bon pour tout le monde.

 – Alain Tardif, coordonnateur de production, Boulangerie St-Méthode 

La performance qui était autrefois vue comme un objectif par secteur et par quart de travail est maintenant l’affaire de tous. Alors que chacun souhaitait auparavant que son quart performe bien sans toutefois se soucier des problèmes qui pouvaient survenir dans les autres quarts, on travaille aujourd’hui pour prévenir les problèmes et collaborer comme une seule grande équipe. 

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Sujets: Digitalisation du management