La gestion proactive, une initiative héritée de la maintenance préventive
Imaginez-vous devoir changer une ampoule dans votre maison. Pas très compliqué, certains diront. Imaginez maintenant que votre maison contient plus de 500 ampoules branchées en série et que celles-ci brisent aléatoirement à n’importe quel moment de la journée.
Si vous êtes seul à vous occuper de cette tâche, vos chances de passer la journée dans le noir et le stress sont élevées ! Un obstacle majeur pour le bien-être et le bon fonctionnement de la maisonnée.
Faire un entretien proactif - une pratique en constante évolution
Ce scénario est très improbable, direz-vous. Pourtant, au début des années 60, la fiabilité en maintenance se résumait à remplacer la composante d’un équipement seulement lorsque celui-ci tombait en panne.
Cette pratique avait pour conséquence de créer un cercle vicieux où plus il y avait de pannes, plus on accumulait du retard sur les livraisons et donc, plus on devait augmenter le temps de production pour pallier aux aléas. D’un point de vue financier, cette réaction en chaîne avait un impact direct sur les coûts de production se traduisant par une réduction des bénéfices.
Alors que la mondialisation a changé les règles du jeu en poussant la compétition à un niveau jamais vu auparavant dans tous les secteurs d’activités, la mise en œuvre de la maintenance préventive a révolutionné la gestion des opérations.
La simple (mais brillante) idée de planifier des activités d’entretien récurrentes en amont, dans le but de prévenir les pannes plutôt que de les subir a eu pour effet de réduire le temps total d’arrêts imprévus, et par conséquent de réduire la tendance d’augmentation des coûts, mais surtout de reprendre le contrôle des opérations.
Comment passer au management proactif
En s’inspirant du modèle de maintenance préventive, la gestion des ressources humaines et des opérations peuvent adopter un nouveau point de vue sur la résolution de problèmes, l'amélioration des relations entre travailleurs, et la gestion du temps.
Voici quelques trucs simples dont la mise en place peut facilement améliorer votre style de gestion, et vous aider à passer du mode réactif à un comportement proactif.
1. Faire l’inventaire des points de contrôle stratégiques
Pour entrer dans l'ère de la proactivité, les managers doivent réfléchir aux éléments qui ont le plus de risques de poser problème en aval (ou qui sont historiquement problématiques) et adapter la fréquence ainsi que le mode de supervision en conséquence.
Faites l’inventaire des points de contrôle qui impactent les objectifs stratégiques dont vous êtes responsables. Si vous réalisez que certains points de contrôle sont manquants, pensez à les ajouter votre routine.
2. Établir un cadre de validation des points de contrôle
Déterminez les responsables de ces points de contrôle. Si vous n’êtes pas le responsable, assurez-vous de clarifier vos attentes avec tous vos collaborateurs proactifs :
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Quelle est la méthode de validation de ces points de contrôle ?
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Quel est le résultat attendu ?
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Pour répondre à nos objectifs, quel ordre du jour est le plus approprié ?
3. Aligner la gestion du temps des équipes avec les objectifs
Prenez le temps de valider si la gestion du temps de votre équipe est alignée avec ses objectifs et identifiez des éléments chronophages à éliminer de leur quotidien.
4. Adopter la supervision active au quotidien
Développez l’habitude d’aller « voir par soi-même », une pratique aussi appelée Gemba Walk, liée au concept japonais Genchi Genbutsu qui permet d’éviter les écarts entre vos attentes et la perception des autres face à celles-ci.
5. Intégrer au moins 30% de prévention à la charge de travail
Organisez votre horaire de sorte qu’au moins 30 % de votre temps soit investi à prévenir plutôt que guérir.
Par exemple : coaching « 1 on 1 », rencontres de suivi à intervalles courts, temps passé à communiquer votre vision, prendre le pouls du moral de l’équipe, etc.
Le rôle du manager comprend un certain nombre d'activités récurrentes à l'horaire et des points de contrôle à disposition afin d’éviter un imprévu. Si la proportion de temps de votre journée n’est pas constituée d’au moins 30 % en supervision, en suivis ou en coaching, les chances sont que votre « plan d’entretien » est insuffisant pour réduire la proportion d’urgences dans votre quotidien.
6. Planifier rigoureusement son emploi du temps
Planifiez, planifiez, planifiez. Plus vous aurez planifié votre emploi du temps, plus vous pourrez évaluer un coût de renonciation lorsqu’une urgence se présentera ; au lieu de la subir sans vous arrêtez davantage, vous vous demanderez : « Cette urgence prime-t-elle sur ce qui était déjà à mon agenda ? »
7. Mesurer le management proactif réellement effectué
Mesurez-vous ! Prenez un pas de recul pour apprécier l’atteinte de votre « semaine idéale » sur une base récurrente et analysez vos sources de variances pour les adresser.
Bien entendu, les urgences feront toujours partie de notre quotidien et il est impossible de penser qu’elles pourront toutes être évitées. Par contre, elles ne devraient pas occuper la majorité de notre temps et c’est ce qui est important de retenir de cette philosophie.
